Recenzja PDF z wieloma recenzentami ma problem strukturalny: każda osoba dodaje adnotacje do kopii, a ktoś musi pogodzić wiele oznaczonych wersji w jedną. Istnieją sposoby, aby uczynić to znacznie mniej bolesnym, a właściwe podejście zależy od liczby recenzentów i tego, jak szybko musi nastąpić recenzja.
Podstawowy problem: przegląd równoległy a sekwencyjny
Jeśli wyślesz ten sam plik PDF do pięciu osób jednocześnie, otrzymasz pięć plików PDF z osobnymi adnotacjami, które należy ręcznie porównać i uzgodnić. Kiedy wysyłasz go sekwencyjnie — osoba A dodaje adnotacje, następnie wysyła je do osoby B, która dodaje swoje notatki itd. — otrzymujesz jeden dokument zbiorczy, ale proces jest wolniejszy i wcześniejsi recenzenci nie widzą komentarzy późniejszych.
W przypadku małych zespołów z napiętymi terminami przegląd sekwencyjny jest często praktycznym wyborem pomimo jego powolności. W przypadku większych zespołów lub sytuacji, w których liczy się przegląd równoległy, wspólna platforma adnotacji rozwiązuje problem uzgadniania.
Spróbuj edytować PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Przegląd sekwencyjny: podejście bez użycia narzędzi
Przeglądanie sekwencyjne nie wymaga niczego poza narzędziem do adnotacji w formacie PDF, które każdy członek zespołu już posiada. Udostępnij plik PDF recenzentowi 1, który zaznaczy go za pomocą programu Preview, Edge, Adobe Reader lub dowolnego PDF Editor opartego na przeglądarce i zwróci go. Przekaż tę wersję z adnotacjami recenzentowi 2, który zapozna się z komentarzami recenzenta 1 i doda własne. Kontynuuj łańcuch recenzji.
Każdy recenzent powinien użyć innego koloru wyróżnienia lub inicjału swoich komentarzy, aby autor dokumentu mógł rozpoznać, kto co powiedział. Większość narzędzi do adnotacji PDF umożliwia ustawienie nazwy adnotacji — skonfiguruj tę opcję przed sprawdzeniem, aby Twoje komentarze zostały poprawnie przypisane w dokumencie końcowym.
Adnotacja w chmurze udostępnionej: lepsza do przeglądu równoległego
Funkcja przeglądania w chmurze programu Adobe Acrobat umożliwia wielu osobom jednoczesne dodawanie adnotacji do tego samego udostępnionego pliku PDF. Udostępniasz link, a nie plik, każdy recenzent widzi komentarze innych w czasie rzeczywistym, a wersja z adnotacjami jest zawsze jedyną wiarygodną kopią. Eliminuje to całkowicie etap uzgadniania.
Dedykowane platformy do recenzji dokumentów — Filestage, ReviewStudio, Ziflow — oferują podobne współdzielone adnotacje z dodatkowymi funkcjami przepływu pracy: przypisywaniem recenzentów, śledzeniem zatwierdzeń, porównywaniem wersji, rozwiązywaniem komentarzy. Ma to sens w przypadku zespołów, które regularnie przeglądają wiele dokumentów. Do sporadycznego użytku są przesadą.
Konwersja do Dokumentów Google w celu sprawdzenia
W przypadku dokumentów zawierających dużo tekstu, gdzie dokładny układ nie jest krytyczny, dobrze sprawdza się konwersja pliku PDF na Dokumenty Google na potrzeby fazy recenzji. Dokumenty Google mają natywną funkcję wspólnego sprawdzania — wiele osób może w czasie rzeczywistym przeglądać swoje sugestie i komentarze, rozwiązywać komentarze i śledzić zmiany. Po zakończeniu przeglądu wyeksportuj z powrotem do PDF.
Ograniczeniem jest wierność układu: złożone formatowanie PDF często powoduje przerwy w konwersji. W przypadku umów, raportów i prostych dokumentów działa to dobrze. W przypadku dokumentów zawierających duże ilości projektów, których układ jest częścią sprawdzanego materiału, konwersja traci zbyt wiele.
Konsolidowanie komentarzy z wielu adnotacji PDFs
Jeśli przegląd równoległy już się odbył i pozostało wiele plików PDF z adnotacjami, które wymagają uzgodnienia, program Adobe Acrobat Pro może zaimportować komentarze z wielu plików do jednego dokumentu. Otwórz główny plik PDF, przejdź do opcji Komentarze → Importuj komentarze i wybierz każdą wersję z adnotacjami — program Acrobat dodaje wszystkie komentarze do pojedynczego dokumentu z przypisanymi adnotacjami każdego recenzenta.
Bez programu Acrobat Pro jedyną opcją jest ręczne uzgadnianie: otwieraj każdy plik PDF z adnotacjami obok pliku głównego i przesyłaj komentarze jeden po drugim. W przypadku małych zespołów z niewielką liczbą komentarzy jest to wykonalne. W przypadku większych cykli recenzji jest to czasochłonne, co jest głównym argumentem przemawiającym za opracowaniem lepszego przepływu pracy związanej z recenzowaniem przed następną rundą.
Spróbuj edytować PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.