Umowa została negocjowana w całości drogą mailową. Ostateczna wersja została wydrukowana, podpisana piórem przez upoważnionego sygnatariusza i zeskanowana z powrotem do pliku PDF. Masz teraz dwa pliki: oryginalną umowę cyfrową ze wszystkimi warunkami i jednostronicowy zeskanowany obraz podpisu. Musisz przygotować pojedynczy dokument, w którym strona podpisu jest dołączona do umowy cyfrowej, tworząc kompletną, podpisaną umowę gotową do dystrybucji wśród wszystkich stron.
Łączenie fizycznie podpisanej i zeskanowanej strony w cyfrową umowę to powszechny proces w prawie, nieruchomościach, zaopatrzeniu i każdej firmie, w której ostateczne podpisy są składane na papierze. Proces łączy Scal PDF z montażem dokumentu w celu stworzenia spójnego dokumentu końcowego.
Przygotowanie strony podpisu przed połączeniem
Przygotowanie zeskanowanej strony podpisu przed połączeniem. Otwórz skan i sprawdź, czy podpis jest wyraźny i czytelny. Jeśli skan jest krzywy, obróć go, aby wyprostować stronę. Jeśli skan obejmuje więcej niż stronę podpisu, na przykład część powierzchni biurka lub krawędź stołu skanera, przytnij obraz, aby pokazać tylko zawartość strony. Wyraźnie przycięta strona podpisu wygląda profesjonalnie. Skan obejmujący słoje drewna biurka wygląda na nieostrożny.
Sprawdź rozdzielczość skanowania. Strona podpisu zeskanowana w rozdzielczości 150 DPI lub wyższej w skali szarości lub w kolorze daje dobre wyniki. Skan w rozdzielczości 72 DPI wygląda miękko i zawiera piksele, gdy jest drukowany obok wyraźnych stron cyfrowych. Jeśli jakość skanowania jest niska, przed połączeniem zeskanuj ponownie w wyższej rozdzielczości. Podpis jest prawnie wiążącym elementem dokumentu. Zasługuje na to, aby wyglądać równie profesjonalnie, jak reszta umowy.
Spróbuj scalić pliki PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Łączenie umowy cyfrowej i strony zeskanowanego podpisu
Po przygotowaniu strony podpisu połącz oba pliki. Narzędzie do scalania WukongPDF akceptuje cyfrową umowę w formacie PDF i zeskanowany podpis w formacie PDF. Prześlij oba pliki. Ułóż je we właściwej kolejności: najpierw strony umowy, na końcu strona podpisu. Jeżeli stron podpisu jest więcej, należy je ułożyć w kolejności określonej w umowie. Kliknij Scal. Narzędzie łączy pliki w jeden plik PDF.
Scalanie pozwala zachować cyfrową jakość stron umowy, ponieważ nie są one ponownie renderowane. Tekst pozostaje ostry i można go przeszukiwać. Strona podpisu zachowuje swój zeskanowany wygląd. Rezultatem jest dokument hybrydowy: cyfrowo wyraźne warunki umowy, po których następuje fizycznie autentyczny podpis. To połączenie jest najlepsze z obu światów. Warunki można odczytać maszynowo i przeszukiwać. Podpis niesie ze sobą wizualną autentyczność prawdziwego atramentu na papierze.
Dodawanie numerów stron i nagłówka bloku podpisu
Po połączeniu dodaj spójne numery stron do całego dokumentu. Umowa cyfrowa może posiadać własną numerację stron, która kończy się przed wstawioną stroną podpisu. Podpisany dokument powinien posiadać jedną ciągłą sekwencję numeracji od pierwszej strony umowy do ostatniej strony podpisu. Narzędzie numerowania stron WukongPDF dodaje nowe, kolejne numery do każdej strony. Umieść liczby na środku na dole lub zgodnie ze stylem dokumentu.
Rozważ dodanie nagłówka do strony podpisu, który ją identyfikuje, np. „Strona podpisu”. lub „Strona wykonania”; więc nie ma dwuznaczności co do tego, która strona zawiera wiążący podpis. Jeżeli umowa zawiera odniesienie do określonej liczby stron, zaktualizuj informację o liczbie stron w tekście umowy, tak aby zawierała stronę z podpisem. Umowa stwierdzająca, że „Niniejsza Umowa składa się z 12 stron”; ale dostarcza 13 stron po dołączeniu podpisu, stwarza drobną niespójność, którą dostrzeże uważny recenzent.
Zapewnienie wizualnej zgodności strony podpisu z umową
Przejście od ostatniej strony cyfrowej do strony zeskanowanego podpisu powinno być wizualnie płynne. Sprawdź, czy rozmiary stron są zgodne. Jeśli umowa cyfrowa wykorzystuje strony w formacie Letter, a zeskanowany podpis został zarejestrowany w nieco innym rozmiarze, przejście pomiędzy stronami jest irytujące. Standaryzuj rozmiar strony obu plików przed połączeniem, jeśli się różnią.
Jeśli zeskanowany podpis ma inny kolor tła niż strony cyfrowe, przed połączeniem rozważ dostosowanie skanowania w edytorze obrazów. Czysto białe tło na stronie podpisu, uzyskane poprzez zwiększenie jasności lub dostosowanie punktu bieli, lepiej pasuje do stron cyfrowych niż lekko szare lub pożółkłe tło skanu. Przepływ pracy Podpisz PDF jest zakończony, gdy ostateczny dokument wygląda tak, jakby był zawsze pojedynczą częścią, a nie dwoma połączonymi ze sobą plikami.
Po połączeniu i sfinalizowaniu zapisz podpisaną umowę. Roześlij scalony plik PDF wszystkim stronom. Zachowaj oryginalną umowę cyfrową i oryginalny zeskanowany podpis jako osobne pliki archiwalne. Połączony dokument jest wiarygodną, podpisaną wersją. Oryginały stanowią kopię zapasową na wypadek powstania sporu co do autentyczności podpisu. Strony PDF łączonego dokumentu powinny być ponumerowane i oznaczone zakładkami, tak aby przejście do strony podpisu z dowolnej części umowy było możliwe jednym kliknięciem.
Typowy, rzeczywisty scenariusz, w którym niezbędne jest połączenie zeskanowanego podpisu w umowę cyfrową: umowy wielostronne, w których sygnatariusze znajdują się w różnych lokalizacjach. Strona A podpisuje się cyfrowo na swoim komputerze i drukuje tylko stronę podpisu. Strona B znajduje się w odległym miejscu bez niezawodnego Internetu i podpisuje długopisem wydrukowaną stronę podpisu. Podpisana strona zostanie zeskanowana i odesłana pocztą elektroniczną. Strona C robi to samo. Ostateczny dokument zawiera cyfrową treść umowy z dołączonymi trzema zeskanowanymi stronami podpisu. Każda strona z podpisem zawiera autentyczny podpis wizualny odpowiedniego sygnatariusza. W wyniku połączenia powstaje pojedyncza, kompletna umowa, którą wszystkie strony mogą zachować jako sporządzony oryginał. Ten hybrydowy przepływ pracy zeskanowany cyfrowo jest standardową praktyką w biznesie międzynarodowym, gdzie sygnatariusze mają różny poziom dostępu do technologii.
Po złożeniu podpisanego dokumentu rozważ dodanie strony tytułowej zawierającej listę sygnatariuszy, datę połączenia każdej strony podpisu oraz oświadczenie, że dokument reprezentuje w pełni wykonaną umowę. Ta strona tytułowa zapewnia kontekst każdemu, kto przegląda dokument kilka miesięcy lub lat później, gdy łańcuch wiadomości e-mail, które wygenerowały skany poszczególnych podpisów, został już dawno zarchiwizowany lub usunięty. Samodokumentująca się podpisana umowa starzeje się lepiej niż ta, która zależy od kontekstu zewnętrznego w celu wyjaśnienia, w jaki sposób zebrano podpisy.
Spróbuj scalić pliki PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.