200-stronicowy raport należy rozesłać do pięciu kierowników działów. Każdy potrzebuje tylko odpowiedniej sekcji. Potrzeby marketingowe, strony 12–45. Potrzeby finansowe, strony 46–89. Potrzeby operacyjne, strony 90–140. Dzielisz plik PDF na sekcje, tworzysz pięć oddzielnych e-maili, dołączasz do każdego odpowiedni plik i wysyłasz. Ten proces działa w przypadku dystrybucji jednorazowej. Jeśli robisz to co tydzień, powtarzalne kroki zajmują wiele godzin. Automatyzacja przepływu pracy polegającej na dzieleniu i wysyłaniu wiadomości e-mail przetwarza dokument i dostarcza sekcje bez ręcznej interwencji.
Dzielenie pliku PDF i wysyłanie każdej sekcji pocztą elektroniczną do innego odbiorcy łączy dzielenie pliku PDF z automatyzacją poczty e-mail. Narzędzie podziału dzieli dokument. Narzędzie e-mail lub skrypt dostarcza elementy. W tym przewodniku opisano sposób konfigurowania przepływu pracy.
Podziel PDF i obieg wiadomości e-mail przekształca powtarzalny, wieloetapowy proces w pojedynczą zautomatyzowaną operację.
Przygotowanie mapowania typu Split i e-mail
Utwórz dokument mapowania, który definiuje podziały i odbiorców. Dla każdej sekcji określ zakres stron, nazwę pliku wyjściowego i adres e-mail odbiorcy. Dokument mapowania jest planem zautomatyzowanego przepływu pracy. Informuje narzędzie podziału, gdzie podzielić dokument, a narzędzie e-mail, gdzie wysłać każdą część.
Wypróbuj opcję Podziel plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Wykonywanie podziału
Użyj narzędzia do dzielenia plików PDF, które obsługuje niestandardowe zakresy stron. Podziel dokument zgodnie z mapowaniem. Każda sekcja staje się oddzielnym plikiem PDF o nazwie zgodnej z mapowaniem. Podzielony wynik to zestaw plików gotowych do dystrybucji.
Narzędzia podziału WukongPDF obsługują niestandardowe zakresy stron. Podzielone dane wyjściowe PDF Pages są zorganizowane w celu dystrybucji.
Automatyzacja dostarczania poczty elektronicznej
Użyj narzędzi do automatyzacji poczty e-mail, aby wysłać każdy podzielony plik do odbiorcy. Prosty skrypt lub narzędzie do scalania wiadomości e-mail może odczytać dokument mapowania, dołączyć odpowiedni plik do każdej wiadomości e-mail i wysłać. Automatyzacja eliminuje ręczny cykl tworzenia, dołączania i wysyłania dla każdego odbiorcy.
Zautomatyzowany przepływ pracy Udostępnianie PDF jest zakończony, gdy każdy odbiorca otrzyma przypisaną mu sekcję bez ręcznej interwencji.
Tworzenie szablonu podziału i wiadomości e-mail wielokrotnego użytku
W przypadku dystrybucji cyklicznych utwórz szablon definiujący podziały i odbiorców. Co tydzień lub miesiąc aktualizuj tylko źródłowy plik PDF. Szablon pozostaje ten sam. Automatyzacja przetwarza nowy dokument przy użyciu istniejącego mapowania.
Szablon cykliczny Split PDF eliminuje czas konfiguracji dla każdego cyklu dystrybucji. Mapowanie jest konfigurowane raz i wykorzystywane ponownie.
Obsługa błędów w dostarczaniu wiadomości e-mail
Jeśli automatyczne dostarczanie wiadomości e-mail do określonego odbiorcy nie powiedzie się, system powinien zarejestrować awarię i kontynuować wysyłanie wiadomości do pozostałych odbiorców. Pojedyncza nieudana dostawa nie powinna zatrzymać całego przepływu pracy. Po rozwiązaniu problemu ponów ręcznie nieudane dostawy.
Automatyczne dostarczanie Udostępnianie PDF z obsługą błędów gwarantuje, że większość odbiorców otrzyma swoje sekcje, nawet jeśli jeden e-mail zostanie odesłany.
Weryfikacja odbioru odbiorcy
Po automatycznej dostawie sprawdź na miejscu kilku odbiorców, czy otrzymali właściwą sekcję i czy mogą ją otworzyć. Automatyczna dostawa jest wydajna. Weryfikacja przez człowieka potwierdza, że również była dokładna.
Krok weryfikacji narzędzi PDF pod kątem automatycznego dostarczania wychwytuje błędy konfiguracji, zanim dotkną one wszystkich odbiorców.
Integracja funkcji Split-and-E-mail z systemami zarządzania dokumentami
W przypadku przepływów pracy w przedsiębiorstwie zintegruj proces podziału i wysyłania wiadomości e-mail z systemem zarządzania dokumentami. DMS uruchamia podział w momencie dodania nowego dokumentu. Dostarczanie wiadomości e-mail odbywa się automatycznie. Cały przepływ pracy przebiega bez interwencji człowieka.
Integracja Split PDF DMS przekształca proces ręczny w zautomatyzowany potok.
Dodawanie niestandardowego tekstu treści wiadomości e-mail dla każdego odbiorcy
Dokument mapowania może zawierać niestandardową treść wiadomości e-mail dla każdego odbiorcy. Do każdej sekcji dołączona jest spersonalizowana wiadomość. Automatyzacja jest wydajna i osobista.
Udostępnianie plików PDF spersonalizowana treść wiadomości e-mail dla każdego odbiorcy sprawia, że automatyczne dostarczanie ma charakter indywidualny, a nie masowy.
Rejestrowanie statusu dostawy do celów audytu
Rejestruj każdą dostawę: odbiorcę, wysłany plik, znacznik czasu i status dostawy. Dziennik zapewnia ścieżkę audytu dotyczącą zgodności i rozwiązywania problemów.
Dziennik dostaw PDF Workflow to zapis tego, co zostało wysłane do kogo i kiedy.
Zabezpieczanie zautomatyzowanego potoku poczty e-mail
Automatyczne dostarczanie wiadomości e-mail musi być zabezpieczone. Użyj uwierzytelnionego SMTP. Zaszyfruj połączenie. Ogranicz dostęp do konfiguracji poczty e-mail. Niezabezpieczony potok poczty e-mail może zostać przejęty w celu wysyłania spamu lub wiadomości phishingowych.
Zautomatyzowane zabezpieczenie potoku poczty elektronicznej PDF Security jest równie ważne jak bezpieczeństwo dokumentów.
Obsługa dużych załączników przekraczających limity wiadomości e-mail
Niektóre podzielone sekcje mogą nadal przekraczać limity załączników do wiadomości e-mail. Skonfiguruj automatyzację tak, aby wykrywała zbyt duże pliki i albo je ponownie dziel, albo dostarczaj za pośrednictwem łącza w chmurze zamiast załącznika.
Monitorowanie rozmiaru Split PDF podczas automatycznego dostarczania wiadomości e-mail zapobiega odsyłaniu wiadomości zawierających zbyt duże załączniki.
Planowanie powtarzających się zadań dzielenia i wysyłania pocztą elektroniczną
W przypadku dystrybucji tygodniowych lub miesięcznych zaplanuj automatyczne uruchamianie zadania dzielenia i wysyłania wiadomości e-mail. Harmonogram uruchamia przepływ pracy bez ręcznej inicjalizacji. Dokument jest przetwarzany i dostarczany terminowo, bez interwencji człowieka.
Planowanie PDF Workflow dla dystrybucji cyklicznych przekształca ręczne zadanie okresowe w automatyzację w tle.
Testowanie zautomatyzowanego rurociągu za pomocą przykładowych danych
Przed wdrożeniem automatycznego podziału i poczty e-mail w środowisku produkcyjnym przetestuj przykładowy dokument i przetestuj adresy odbiorców. Sprawdź, czy podział jest prawidłowy, e-maile dotarły, a załączniki są nienaruszone.
Testowanie potoku Udostępnianie PDF wychwytuje błędy konfiguracji, zanim wpłyną one na rzeczywistych odbiorców.
Obsługa powiadomień o odrzuconych wiadomościach e-mail
Gdy automatyczna wiadomość e-mail zostanie odrzucona, nadawca powinien otrzymać powiadomienie. Skonfiguruj system poczty e-mail, aby przesyłać powiadomienia o zwrotach wiadomości do administratora, który może sprawdzić i poprawić adres odbiorcy.
Obsługa zwrotów Udostępnianie PDF w celu automatycznego dostarczania zapewnia identyfikację i ponowne przesłanie niedostarczonych sekcji.
Tworzenie raportu potwierdzenia dostawy
Po zakończeniu automatycznego podziału i wysłania wiadomości e-mail wygeneruj raport dostarczenia podsumowujący, co zostało wysłane do kogo i kiedy. Raport stanowi zapis dystrybucji w celu zapewnienia zgodności i odniesienia.
Raport potwierdzenia doręczenia PDF Workflow zamyka pętlę automatycznej dystrybucji.
Wypróbuj opcję Podziel plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.