Pliki PDF nie są blokowane przez programy poczty e-mail tak często, jak pliki wykonywalne, ale zdarza się to — a kiedy tak się dzieje, komunikat o błędzie zwykle nie jest zbyt jasny, dlaczego tak się dzieje. Przyczyny dzielą się na dwie kategorie: plik jest naprawdę podejrzany lub serwer lub klient ma nietypową politykę bezpieczeństwa, która wyłapała normalny plik. Każdy ma inną poprawkę.
Limity rozmiaru załączników
Najczęstszą przyczyną niedostarczenia wiadomości e-mail z załącznikiem PDF nie jest bezpieczeństwo – lecz rozmiar. Gmail ogranicza załączniki do 25 MB. Wiele korporacyjnych serwerów poczty e-mail ustawia limity na 10 MB lub nawet mniej. Gdy wiadomość e-mail zostanie odrzucona lub załącznik zostanie usunięty, czasami pojawia się komunikat o błędzie „załącznik zablokowany”. nawet jeśli prawdziwym problemem jest rozmiar pliku.
Zanim założysz, że istnieje problem bezpieczeństwa, sprawdź rozmiar pliku. Jeśli przekracza 10 MB, pierwszym krokiem jest kompresja. Narzędzie PDF firmy WukongPDF do kompresji zazwyczaj zmniejsza rozmiar plików o 50–80% bez widocznej utraty jakości. Plik PDF o wielkości 25 MB skompresowany do 4 MB usuwa limit rozmiaru prawie każdego serwera poczty e-mail.
Spróbuj skompresować PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
PDF zawiera osadzone pliki wykonywalne lub JavaScript
Z technicznego punktu widzenia pliki PDF mogą zawierać osadzony kod JavaScript, załączniki wykonywalne i inną aktywną zawartość. Funkcje te są uzasadnione w niektórych kontekstach (formularze interaktywne, dostarczanie treści osadzonych), ale są również wykorzystywane w atakach phishingowych i dystrybucji złośliwego oprogramowania. Korporacyjne systemy zabezpieczeń poczty e-mail i filtry spamu skanują załączniki PDF w poszukiwaniu tych elementów i blokują pliki je zawierające.
Jeśli plik PDF został utworzony przy użyciu złożonego narzędzia do projektowania, wyeksportowany z aplikacji internetowej lub zawiera funkcje interaktywne, może zawierać kod JavaScript uruchamiający filtry bezpieczeństwa, mimo że plik jest prawidłowy. Uruchomienie pliku PDF za pomocą narzędzia do kompresji lub optymalizacji usuwa wiele z tych aktywnych elementów treści, często tworząc czystszy plik, który przechodzi skanowanie bezpieczeństwa.
Firmowe zasady bezpieczeństwa poczty e-mail
Niektóre środowiska poczty korporacyjnej korzystają z platform zabezpieczeń poczty e-mail, które skanują każdy załącznik i poddają kwarantannie wszystko, co pasuje do określonych wzorców — nie tylko złośliwe oprogramowanie, ale pliki z określonych źródeł, pliki o większym rozmiarze, pliki z określonymi metadanymi lub pliki wysłane z domen spoza zatwierdzonej listy. Zasady te różnią się znacznie w zależności od organizacji.
Jeśli odbiorca poinformuje Cię, że Twój plik PDF został zablokowany, ale inne załączniki zostały przesłane, zapytaj jego dział IT, jakie są zasady. Czasami naprawa jest tak prosta, jak umieszczenie Twojej domeny e-mail na białej liście. W innych przypadkach odbiorca może uzyskać dostęp do pliku za pośrednictwem interfejsu przeglądu kwarantanny swojej platformy bezpieczeństwa.
Chronione hasłem PDF i skanery bezpieczeństwa
Jak na ironię, zabezpieczenie pliku PDF hasłem może spowodować jego zablokowanie przez niektóre systemy zabezpieczeń poczty e-mail. Skaner nie może otworzyć ani sprawdzić zaszyfrowanej zawartości, dlatego traktuje plik jako potencjalnie podejrzany i poddaje go kwarantannie. Z tego powodu niektóre korporacyjne zasady bezpieczeństwa wyraźnie blokują zaszyfrowane załączniki.
Jeśli Twój chroniony hasłem plik PDF jest blokowany, udostępnij go za pośrednictwem łącza do przechowywania w chmurze — na Dysku Google, Dropbox lub OneDrive — i wyślij link e-mailem. Sam link nie jest załącznikiem i omija skanowanie załączników. Udostępnij hasło osobnym kanałem.
Rozwiązania sytuacji, gdy e-mail blokuje plik
Jeśli dostarczenie załącznika do wiadomości e-mail u określonego odbiorcy lub organizacji stale się nie udaje, najbardziej niezawodną alternatywą jest łącze do udostępniania plików. Prześlij na Dysk Google lub Dropbox i udostępnij link. Odbiorca pobiera bezpośrednio z usługi w chmurze; e-mail to tylko nośnik łącza, a nie sam plik.
W przypadku dużych ilości zablokowanych plików PDF trafiających do tej samej organizacji warto poświęcić czas na bezpośrednią rozmowę z zespołem IT, aby zrozumieć ich specyficzne zasady. Wpis Twojej domeny na białej liście lub wyjątek dla określonych wzorców plików rozwiązuje problem trwale, zamiast wymagać obejścia go za każdym razem.
Spróbuj skompresować PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.