Skoroszyt programu Excel zawiera kilkanaście arkuszy. Każdy arkusz zawiera tabele z nieprzetworzonymi danymi i jeden lub dwa wykresy, które wizualnie podsumowują dane. Musisz wysłać wykresy do swojego menedżera jako czysty plik PDF, bez danych źródłowych, bez innych arkuszy, bez linii siatki i numerów wierszy, które należą do arkusza kalkulacyjnego, ale nie do prezentacji. Eksportowanie tylko wykresów chroni menedżera przed przewijaniem nieistotnych danych i prezentuje informacje w najbardziej przejrzystej formie.
Możliwość eksportowania Excel do formatu PDF zawierającego wyłącznie wykresy jest wbudowana w Excel, ale elementy sterujące są rozmieszczone w kilku ustawieniach, które łatwo przeoczyć. Po prawidłowej konfiguracji proces generuje wielostronicowy plik PDF, w którym każda strona jest wykresem, przejrzyście sformatowanym i gotowym do udostępnienia.
Wybieranie wykresów do eksportu do pliku PDF zawierającego wyłącznie wykresy
Pierwszym krokiem jest wyizolowanie wykresów, które chcesz wyeksportować. Program Excel może wyeksportować cały arkusz w formacie PDF, łącznie ze wszystkimi wykresami w tym arkuszu i wszystkimi komórkami danych. Aby wyeksportować tylko wykresy, możesz przenieść je do dedykowanych arkuszy wykresów, czyli specjalnych zakładek arkusza zawierających pojedynczy wykres bez komórek danych, albo przed eksportem zaznaczyć tylko obiekty wykresów.
Przenoszenie wykresów do arkuszy wykresów to bardziej przejrzyste podejście do eksportu cyklicznego. Kliknij wykres prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Przenieś wykres. Wybierz Nowy arkusz i nadaj arkuszowi opisową nazwę, np. Wykres sprzedaży lub Trend przychodów. Powtórz dla każdego wykresu. Gdy wszystkie wykresy znajdą się w dedykowanych arkuszach wykresów, wybierz grupowo te karty arkuszy i wyeksportuj. Wynikowy plik PDF zawiera jedną stronę na arkusz wykresu, a każdy wykres wypełnia tę stronę.
W przypadku eksportu ad hoc, w którym nie chcesz zmieniać układu skoroszytu, zaznacz wszystkie wykresy w arkuszu, przytrzymując klawisz Ctrl i klikając każdy wykres. Po zaznaczeniu wykresów użyj funkcji Eksportuj lub Zapisz jako i wybierz PDF. Program Excel wyświetli monit o wybranie eksportu całego skoroszytu, aktywnego arkusza lub zaznaczenia. Wybierz opcję Wybór. Wyeksportowane zostaną tylko wybrane wykresy.
Wypróbuj Excel do pliku PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Konfigurowanie ustawień eksportu w celu uzyskania czystego wykresu
Przed eksportem sprawdź ustawienia strony dla każdego arkusza wykresu lub arkusza zawierającego wybrane wykresy. Ustaw orientację strony tak, aby odpowiadała współczynnikowi proporcji wykresu. Szeroki wykres zyskuje na orientacji poziomej. Wysoki wykres korzysta z portretu. Na karcie Układ strony ustaw marginesy na Wąskie, aby zmaksymalizować rozmiar wykresu na stronie.
Usuń niepotrzebne elementy, które pojawiają się na wydrukowanej stronie. Na karcie Układ strony usuń zaznaczenie opcji drukowania linii siatki i nagłówków. Ustawienia te wpływają na wydruki i wydruki w formacie PDF. Linie siatki wokół pustych komórek oraz numery wierszy i litery kolumn identyfikujące pozycje komórek są przydatne w arkuszu kalkulacyjnym, ale zaśmiecają wykres PDF.
W przypadku Wykresy PDF, które zostaną wstawione do innych dokumentów, przed eksportem ustaw tło arkusza wykresu na białe i usuń z widoku wszystkie karty arkuszy, paski formuł i paski stanu. Wyeksportowana strona PDF powinna zawierać wyłącznie wykres na białym tle, bez widocznych elementów interfejsu arkusza kalkulacyjnego. Daje to najczystszy wynik, gdy plik PDF jest udostępniany lub osadzany.
Obsługa wielu wykresów w różnych arkuszach
Gdy wykresy są rozproszone w wielu arkuszach kalkulacyjnych, opisana powyżej metoda arkusza wykresów jest najbardziej niezawodnym sposobem gromadzenia ich do eksportu. Przenieś każdy wykres do osobnego arkusza wykresu, a następnie pogrupuj karty arkuszy wykresów, klikając każdą z nich, przytrzymując klawisz Ctrl. Po zgrupowaniu arkuszy wykresów wyeksportuj je do pliku PDF. Wynikowy plik zawiera jedną stronę na wykres w kolejności, w jakiej arkusze wykresów pojawiają się w skoroszycie.
Jeśli przenoszenie wykresów nie jest praktyczne, utwórz nowy arkusz, który będzie służył jako strona ze zbiorami wykresów. Skopiuj każdy wykres i wklej go jako połączony obraz na stronie kolekcji. Ułóż połączone obrazy w pionie. Wyeksportuj stronę kolekcji jako pojedynczą stronę PDF. Ograniczeniem jest to, że wszystkie wykresy pojawiają się na jednej stronie, co może sprawić, że będą za małe, jeśli wykresów jest wiele.
WukongPDF może przetworzyć wyeksportowany plik Eksport PDF po utworzeniu, dzieląc stronę zawierającą wiele wykresów na pojedyncze strony lub przycinając każdy wykres w celu usunięcia nadmiaru białych znaków. Narzędzia oparte na przeglądarce pozwalają dostosować dane wyjściowe bez konieczności powracania do programu Excel i ponownego eksportowania.
Kiedy uwzględniać dane, a kiedy eksportować tylko wykresy
Pliki PDF zawierające wyłącznie wykresy nadają się do prezentacji i komunikacji. Menedżer przeglądający wyniki kwartalne musi widzieć linie trendu, a nie 5000 punktów danych za nimi. Klient przeglądający ofertę musi zapoznać się z wykresem prognozowanego wzrostu, a nie z arkuszem założeń. Usunięcie danych z udostępnionego dokumentu skupia uwagę na podsumowaniu wizualnym, któremu służy wykres.
Pliki PDF zawierające wykresy i dane są odpowiednie do weryfikacji i audytu. Analityk sprawdzający liczby musi widzieć zarówno wykres, jak i dane, które go wygenerowały. Organ regulacyjny przeglądający zgłoszenie musi sprawdzić, czy wykres dokładnie przedstawia dane źródłowe. W takich przypadkach wyeksportuj arkusz zawierający zarówno tabelę danych, jak i wykres, wyraźnie oznaczone, tak aby związek między nimi był oczywisty.
Automatyzacja regularnych eksportów wykresów PDF
Jeśli eksportujesz ten sam zestaw wykresów według harmonogramu, zautomatyzuj proces. Excel obsługuje makra VBA, które umożliwiają wybieranie określonych arkuszy wykresów, konfigurowanie ustawień strony i eksportowanie do formatu PDF jednym kliknięciem. Zarejestruj raz makro kroków eksportu, a następnie uruchamiaj makro dla każdego kolejnego eksportu. Oszczędność czasu w każdym cyklu raportowania.
Podczas eksportowania wykresów do pliku PDF formatowanie wykresu wyświetlanego na ekranie jest dokładnie takie samo, jak będzie widoczne w pliku PDF. Przed eksportem przejrzyj każdy wykres przy powiększeniu 100% i sprawdź, czy nie ma obciętych etykiet osi, nakładających się etykiet danych lub wpisów legendy wykraczających poza obszar wykresu. Te problemy z formatowaniem można łatwo przeoczyć w widoku arkusza kalkulacyjnego, ale stają się oczywiste w formacie PDF.
Szablony wykresów Excel mogą ujednolicić wygląd wielu wykresów przed eksportem do pliku PDF. Utwórz szablon wykresu z preferowanymi kolorami, czcionkami i układem. Zastosuj szablon do każdego wykresu przed eksportem. Wynikowy plik PDF ma spójny styl wizualny na wszystkich wykresach, który wygląda bardziej profesjonalnie niż wykresy o różnym formatowaniu eksportowane bez standaryzacji.
W przypadku wykresów, które zostaną wstawione do innych dokumentów, rozważ wyeksportowanie każdego wykresu jako osobnego pliku PDF, a następnie wstawienie plików PDF do dokumentu docelowego. Wykresy PDF wstawione do programów Word lub PowerPoint zachowują jakość wektorową i można je skalować do dowolnego rozmiaru. Takie podejście daje lepsze wyniki niż kopiowanie i wklejanie wykresów bezpośrednio między aplikacjami pakietu Office.
Rozmiar strony wyeksportowanego pliku PDF zależy od ustawień strony arkusza wykresu lub arkusza kalkulacyjnego. Jeśli wykres na stronie PDF wydaje się zbyt mały, zwiększ marginesy strony do wartości minimalnych i ustaw wykres tak, aby wypełniał obszar wydruku. W przypadku arkuszy wykresów wykres jest automatycznie skalowany w celu wypełnienia strony. W przypadku wykresów osadzonych w zwykłych arkuszach może zaistnieć potrzeba ręcznej zmiany rozmiaru wykresu przed eksportem.
Wykresy dynamiczne, które są aktualizowane na podstawie zmieniających się źródeł danych, są eksportowane jako statyczne obrazy bieżącego stanu. Plik PDF zawiera migawkę danych istniejących w momencie eksportu. Jeśli jutro dane źródłowe ulegną zmianie, wykres PDF pozostanie zamrożony w stanie eksportu. W przypadku raportów, które są regularnie aktualizowane, proces eksportu powinien być ostatnim krokiem w procesie raportowania, wykonywanym dopiero po zweryfikowaniu i sfinalizowaniu wszystkich danych.
Dostępne pliki PDF eksportowane z programu Excel powinny zawierać alternatywny tekst dla każdego wykresu. Excel umożliwia dodawanie tekstu alternatywnego do wykresów za pomocą okna dialogowego Formatuj obszar wykresu w sekcji Tekst alternatywny. Opisz cel wykresu i kluczowy trend lub porównanie, które ilustruje. Czytniki ekranu ogłaszają ten tekst alternatywny po napotkaniu wykresu w pliku PDF, dzięki czemu zawartość wykresu jest dostępna dla użytkowników, którzy jej nie widzą.
Excel dla Microsoft 365 zawiera funkcję Eksportuj w obszarze Plik, Eksportuj, Utwórz plik PDF, która zapewnia większą kontrolę nad danymi wyjściowymi niż podstawowa opcja Zapisz jako PDF. Funkcja eksportu pozwala określić, które części skoroszytu mają zostać uwzględnione, ustawić orientację strony na arkusz i zdecydować, czy w końcowym pliku PDF mają być uwzględniane właściwości dokumentu i znaczniki dostępności.
W przypadku wykresów wymagających częstego aktualizowania i ponownego eksportowania należy rozważyć połączenie eksportu PDF z makrem lub przepływem usługi Power Automate. Automatyzacja eksportu zapewnia spójność cykli raportowania i eliminuje ryzyko błędów w ręcznym eksporcie, takich jak dołączenie niewłaściwych arkuszy, zapomnienie o aktualizacji wykresu przed eksportem lub zastosowanie niespójnych ustawień ustawień strony.
Wykresy korzystające z formatowania warunkowego lub dynamicznych skal kolorów opartych na wartościach komórek mogą wyglądać inaczej w pliku PDF niż w programie Excel. Plik PDF rejestruje wygląd wykresu w momencie eksportu, łącznie z bieżącym stanem formatowania warunkowego. Jeśli podstawowe dane ulegną zmianie i formatowanie warunkowe zostanie dostosowane, wykres PDF nie będzie odzwierciedlał tych korekt, chyba że zostanie ponownie wyeksportowany.
Dobrze zorganizowany proces eksportu wykresów do pliku PDF zamienia godziny ręcznego wyodrębniania wykresów w powtarzalny przepływ pracy, który zapewnia spójne, profesjonalne wyniki w każdym cyklu raportowania, bez ryzyka błędu ludzkiego.
| Podejście eksportowe | Wyjście | Najlepsze dla | Ograniczenia |
|---|---|---|---|
| Przenieś wykresy do arkuszy wykresów | Jeden wykres na stronę PDF | Powtarzający się eksport; najczystszy wynik | Wymaga modyfikacji skoroszytu |
| Wybierz wykresy + wybór eksportu | Tylko wybrane wykresy | Eksport jednorazowy | Wykresy muszą znajdować się na tym samym arkuszu |
| Strona ze zbiorem wykresów | Wszystkie wykresy na jednej stronie | Szybki przegląd | Wykresy mogą być za małe |
| Automatyzacja makr VBA | Spójny, wielostronicowy plik PDF | Zaplanowany eksport cykliczny | Wymaga konfiguracji makra |
Wypróbuj Excel do pliku PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.