Een medewerker verlaat het bedrijf. Hun laatste e-mail bevat een map met met een wachtwoord beveiligde pdf's, klantcontracten, financiële rapporten en interne procedures, waarvan niemand anders het wachtwoord kent. De medewerker heeft het wachtwoord niet gedocumenteerd voordat hij vertrok. Het IT-team had geen beleid voor wachtwoordbeheer. Nu zijn cruciale documenten vergrendeld achter een wachtwoord dat de deur uit is gegaan samen met de persoon die het heeft gemaakt.
Dit is geen technisch probleem. Het is een procesfout die nu door een technische oplossing moet worden opgelost.
Het herstellen van de toegang tot PDF's die door een voormalige werknemer met een wachtwoord zijn beveiligd, omvat verschillende paden: van rechtstreeks contact opnemen met de voormalige werknemer tot het gebruik van tools voor wachtwoordherstel van de organisatie tot het opheffen van de beveiliging via administratieve PDF-toegang. De Ontgrendel PDF-mogelijkheden van WukongPDF kunnen helpen bij standaardwachtwoordbeveiliging, en de onderstaande PDF-beveiliging-strategie behandelt zowel het onmiddellijke herstel als de proceswijzigingen die voorkomen dat dit opnieuw gebeurt.
Begin met het eenvoudigste pad: neem contact op met de voormalige werknemer
Voordat u een technisch herstel probeert, moet u contact opnemen met de voormalige werknemer en om het wachtwoord vragen. De meeste vertrekkende medewerkers hielden wachtwoorden niet kwaadwillig achter. Ze werden er eenvoudigweg niet naar gevraagd, of werden er niet aan herinnerd tijdens het offboardingproces, of gingen ervan uit dat het wachtwoord bij anderen bekend was. Een professioneel, niet-confronterend verzoek dat via hun persoonlijke e-mail of telefoon wordt verzonden, lost het probleem meestal binnen enkele uren op.
Kader het verzoek rond de documenten, niet rond verdenkingen. We zijn de klantcontracten voor het derde kwartaal aan het bijwerken en hebben toegang nodig tot de met een wachtwoord beveiligde pdf's in de map Contracten. Kunt u het wachtwoord delen of onbeveiligde kopieën verstrekken? richt zich op de bedrijfsbehoefte en vermijdt de suggestie dat de voormalige werknemer iets verkeerd heeft gedaan. De voormalige werknemer zal eerder behulpzaam reageren op een zakelijk gericht verzoek dan op een verzoek dat beschuldigend klinkt.
Interne systemen controleren op wachtwoord
Wachtwoorden worden vaak ergens opgeslagen, ook al weet niemand meer waar. Controleer eerst de wachtwoordbeheerder van het bedrijf. Als de organisatie LastPass, 1Password, Bitwarden of een vergelijkbare tool op teamniveau gebruikt, heeft de voormalige medewerker mogelijk het pdf-wachtwoord daar opgeslagen. Controleer gedeelde mappen in de wachtwoordbeheerder en eventuele kluizen die toegankelijk waren voor het team van de voormalige medewerker. IT-beheerders hebben vaak toegang tot de persoonlijke kluizen van voormalige werknemers in wachtwoordbeheersystemen van ondernemingen.
E-mailarchieven zijn de tweede plaats om te controleren. Zoek in de e-mail van de voormalige werknemer, waartoe IT doorgaans toegang heeft via de beheertools van het e-mailsysteem, naar berichten die het woord wachtwoord bevatten naast de PDF-bestandsnamen. Als de voormalige werknemer het wachtwoord ooit naar een collega of naar zichzelf heeft gemaild, legt het e-mailarchief dit vast. Controleer agenda-uitnodigingen voor vergaderingen waarbij het wachtwoord mogelijk mondeling is gedeeld en is genoteerd in de beschrijving van de vergadering. Het wachtwoord is vrijwel zeker op de een of andere manier gecommuniceerd tijdens de ambtstermijn van de werknemer. Het vinden van die communicatie is de sleutel.
PDF-wachtwoordhersteltools gebruiken
Wanneer het contact opnemen met de medewerker mislukt en interne zoekopdrachten niets opleveren, kunnen tools voor PDF-wachtwoordherstel proberen het wachtwoord te verwijderen. Deze tools maken gebruik van verschillende benaderingen: woordenboekaanvallen waarbij algemene wachtwoordpatronen worden uitgeprobeerd, brute-force-aanvallen waarbij elke combinatie tot een bepaalde lengte wordt geprobeerd, en, voor eenvoudige wachtwoorden met zwakke codering, directe verwijdering zonder kraken.
Het succes van het herstel hangt af van de complexiteit van het wachtwoord. Een numeriek wachtwoord van 4 tekens is binnen enkele seconden kapot. Een alfanumeriek wachtwoord van 8 tekens met hoofdletters en kleine letters duurt uren tot dagen. Met consumentenhardware kan het jaren duren voordat een wachtwoord van twaalf tekens met speciale tekens wordt gekraakt. De tijdsinvestering moet worden afgewogen tegen de waarde van de documenten. Voor cruciale juridische of financiële documenten is het een week lang draaien van een hersteltool verantwoord. Voor een routinematig intern memo kunnen de herstelkosten hoger zijn dan de waarde van het document.
| Herstelmethode | Benodigde tijd | Succespercentage |
|---|---|---|
| Neem contact op met voormalig medewerker | Uren tot dagen | Hoog, als werknemer meewerkt |
| Zoek interne systemen | Uur | Matig, afhankelijk van wachtwoordbeheerpraktijken |
| Woordenboek aanval | Minuten tot uren | Hoog voor eenvoudige/algemene wachtwoorden, laag voor complexe wachtwoorden |
| Brute force (kort wachtwoord) | Uren tot dagen | Hoog voor wachtwoorden van minder dan 8 tekens |
| Op toestemming gebaseerde verwijdering (eigenaarwachtwoord) | Notulen | Hoog, als het bestand een eigenaarswachtwoord heeft en geen gebruikerswachtwoord |
Juridische en ethische grenzen van wachtwoordherstel
Het wettelijke recht om PDF-wachtwoorden te herstellen op documenten die eigendom zijn van het bedrijf en die door werknemers tijdens hun dienstverband zijn gemaakt, is over het algemeen duidelijk: de documenten en hun inhoud zijn eigendom van het bedrijf. De wachtwoorden die ze beschermen, zijn ook eigendom van het bedrijf. Het gebruik van hersteltools op bedrijfsdocumenten is wettelijk toegestaan. Dezelfde tools die worden gebruikt op persoonlijke pdf's of documenten van een vorige werkgever waar u niet langer over autorisatie beschikt, overschrijden een ethische en juridische grens. Het instrument is neutraal. De context bepaalt of het gebruik ervan gepast is.
Documenteer het herstelproces voor elk bestand. Noteer de datum, de gebruikte methode en de uitkomst. Als het document ooit in twijfel wordt getrokken, blijkt uit het herstellogboek dat de toegang via legitieme middelen is herwonnen en niet via ongeoorloofde toegang tot de persoonlijke accounts van de voormalige werknemer. De documentatie is vooral belangrijk voor juridisch belangrijke documenten waarbij de Chain of Custody van belang is.
Herhaling voorkomen door middel van offboardingprocedures
De herstelinspanning legt een proceslacune bloot: de offboarding-procedure omvatte niet het verzamelen van documentwachtwoorden. Voeg een stap toe aan de offboarding-checklist: bevestig dat alle PDF-wachtwoorden, coderingssleutels en toegangsgegevens voor documenten vóór de laatste dag van de medewerker zijn gedocumenteerd en overgedragen aan een aangewezen manager. Dit ene checklistitem voorkomt dat het hele herstelscenario zich opnieuw voordoet.
Voor organisaties die routinematig met wachtwoord beveiligde PDF's maken, implementeert u een afdelingswachtwoordstandaard. Alle contracten gebruiken hetzelfde sterke wachtwoord, bekend bij de contractteamleider. Voor alle HR-documenten wordt een ander standaardwachtwoord gebruikt, bekend bij de HR-directeur. Gestandaardiseerde wachtwoorden verminderen het aantal unieke wachtwoorden dat moet worden bijgehouden en zorgen ervoor dat het vertrek van geen enkele medewerker de organisatie buitensluit van haar eigen documenten. De standaardisatie ruilt een zekere veiligheid, één wachtwoord beschermt veel documenten, in tegen veerkracht tegen personeelswijzigingen. Voor de meeste organisaties is deze afweging de moeite waard.
Wat te doen als het herstel volledig mislukt
Sommige documenten blijven permanent vergrendeld. Accepteer deze uitkomst voor documenten met een lage waarde en concentreer de herstelinspanningen op de documenten die er toe doen. Controleer bij kritische documenten of een andere afdeling, een klant of een externe partner een onbeveiligde kopie heeft. Het contract dat als pdf afkomstig is van uw organisatie, is mogelijk naar de klant gemaild als een pdf die de klant nog heeft. Het financiële rapport kan bestaan als Excel-bestand op een gedeelde schijf, waarbij de PDF een afgeleide export is.
Als er nergens een onbeveiligde kopie bestaat en het document essentieel is, is reconstructie uit andere bronnen het laatste redmiddel. Bouw het contract opnieuw op op basis van e-mailonderhandelingen en eerdere concepten. Haal het financiële rapport opnieuw uit het boekhoudsysteem en exporteer het opnieuw als een nieuwe PDF. Reconstructie is tijdrovend, maar zal, in tegenstelling tot het kraken van een sterk wachtwoord, bij voldoende tijd gegarandeerd slagen. Het document bestond vóór de PDF. De brongegevens waaruit deze gegevens zijn voortgekomen, bestaan nog steeds ergens in de systemen van de organisatie.