Het toevoegen van paginanummers aan een PDF die deze niet heeft, is een veel voorkomende behoefte: een rapport dat is samengesteld uit meerdere bronnen, een document dat is geëxporteerd zonder kopteksten, een samengevoegd bestand waarin het aantal pagina's in elke sectie opnieuw begint. De beschikbare opties zijn afhankelijk van de tools waartoe u toegang heeft en hoeveel controle u nodig heeft over de plaatsing en het formaat van de cijfers.
Waarom PDFs vaak zonder paginanummers eindigen
Paginanummers in een PDF komen uit het brondocument; ze worden toegevoegd in Word, InDesign of welke toepassing dan ook die de inhoud heeft gemaakt, en vervolgens bij het exporteren in de PDF ingebakken. Wanneer paginanummers ontbreken, komt dit meestal doordat:
- Het brondocument had geen paginanummers en het toezicht werd niet opgemerkt vóór het exporteren
- Meerdere PDFs zijn samengevoegd tot één en de nummering van individuele bestanden is niet langer logisch als reeks
- Het document is van papier gescand en heeft nooit digitale paginanummers gehad
- Pagina's zijn toegevoegd of opnieuw gerangschikt na de oorspronkelijke export, waardoor de bestaande nummering onjuist is
Optie 1: getallen toevoegen aan het brondocument en opnieuw exporteren
Als het originele Word-, PowerPoint- of InDesign-bestand nog steeds beschikbaar is, is dit de schoonste oplossing. Voeg paginanummers toe via de kop- en voetteksttools van de brontoepassing: Word's Insert > Paginanummer bijvoorbeeld en exporteer vervolgens opnieuw naar PDF. De cijfers zijn correct ingesloten, komen overeen met de lettertypen en stijl van het document en kunnen automatisch worden bijgewerkt als het document verandert.
Dit werkt alleen als het bronbestand beschikbaar is en de PDF niet afzonderlijk hoeft te worden gewijzigd. Voor documenten waarvan de bron verdwenen is of de PDF na het exporteren is gewijzigd, moet u nummers rechtstreeks aan de PDF toevoegen.
Optie 2: gebruik het kop- en voetteksthulpmiddel van Adobe Acrobat
Adobe Acrobat Pro heeft een speciaal hulpmiddel voor het toevoegen van kop- en voetteksten aan PDFs, inclusief paginanummers. Ga naar Extra > Bewerk PDF > Kop & Voettekst > Toevoegen. U kunt de positie (boven of onder, links, midden of rechts), lettergrootte, letterstijl en nummeringsformaat (1, 2, 3 of i, ii, iii of Pagina 1 van N) opgeven. U kunt ook een startpaginanummer instellen als het document halverwege de reeks begint, en specifieke pagina's, zoals een voorblad, uitsluiten van de nummering.
Dit is de meest flexibele optie voor complexe documenten: rapporten met meerdere secties met verschillende nummeringsstijlen voor voorwerk en hoofdinhoud, documenten die een specifieke voettekstpositie vereisen of bestanden met ongebruikelijke pagina-indelingen. De beperking is dat er Acrobat Pro voor nodig is, een betaald abonnement.
Optie 3: getallen toevoegen met een online PDF-editor
Voor documenten waarbij de nummeringsvereisten eenvoudig zijn (opeenvolgende nummers beginnend bij 1, gepositioneerd onderaan in het midden van elke pagina) is een online PDF Editor een sneller en goedkoper alternatief voor Acrobat Pro. Met de meeste browsergebaseerde PDF-editors kunt u tekstelementen aan pagina's toevoegen, die kunnen worden gebruikt om paginanummers handmatig in te voegen of via een batchkop-/voettekstfunctie.
Met WukongPDF op www.wukongpdf.com kunt u PDF-inhoud rechtstreeks in de browser bewerken. Voor een document waarbij nummers aan elke pagina op dezelfde positie moeten worden toegevoegd, wordt de taak hiermee afgehandeld zonder software te installeren of voor Acrobat te betalen. De afweging ten opzichte van Acrobat is een minder gedetailleerde controle over nummeringsstijlen en uitzonderingen; het past goed bij eenvoudige gevallen en minder bij complexe gevallen.
De nummering goed regelen voordat u begint
Voordat u getallen aan een PDF toevoegt, moet u een paar beslissingen nemen:
- Krijgt het voorblad een nummer? Meestal nee: de zichtbare nummering begint vanaf pagina 2 of later, zelfs als de omslag intern wordt geteld.
- Heeft de inhoudsopgave een andere nummering? Veel formele documenten gebruiken Romeinse cijfers voor de voorkant en Arabische cijfers voor de hoofdinhoud.
- Moet het totale aantal pagina's worden weergegeven? "Pagina 3 van 24" is nuttiger dan "3" voor lange documenten waarin lezers zich moeten oriënteren.
- Waar moeten de cijfers staan? Middenonder is de meest voorkomende keuze. Onderste buitenhoeken (links op linkerpagina's, rechts op rechterpagina's) zijn standaard voor documenten die dubbelzijdig worden afgedrukt.
Als u deze vragen beantwoordt voordat u een tool opent, voorkomt u dat u het werk opnieuw moet doen omdat de nummeringsstijl niet overeenkomt met wat het document nodig heeft. Voor PDF navigatie maken consistente en duidelijk gepositioneerde paginanummers een lang document aanzienlijk gemakkelijker te gebruiken, of het nu op het scherm wordt gelezen of afgedrukt.