PDF/A is een versie van PDF die is gebouwd voor archivering op lange termijn. De "A" staat voor archief. Het is een ISO-standaard die beperkt wat een PDF kan bevatten, zodat het document over tientallen jaren betrouwbaar kan worden geopend en weergegeven, zonder afhankelijk te zijn van externe software, lettertypen of systemen die mogelijk niet meer bestaan. Als u ooit een archiveringsvereiste heeft ontvangen waarin de indeling ‘PDF/A’ staat vermeld, dit is waarom.
Wat PDF/A beperkt
Standaard PDF is flexibel: het kan verwijzen naar externe bronnen, uitvoerbare code insluiten, encryptie gebruiken, inhoud van externe bronnen streamen en vertrouwen op eigen extensies. Al die flexibiliteit is een verplichting voor archivering. Als een standaard PDF linkt naar een externe lettertypeserver die wordt afgesloten of een JavaScript-functie gebruikt die toekomstige software niet ondersteunt, wordt het document mogelijk over twintig jaar niet correct weergegeven.
PDF/A neemt deze risico's weg door de functies te verbieden die externe afhankelijkheden creëren. Concreet vereist PDF/A dat alle lettertypen in het bestand moeten worden ingesloten, verbiedt encryptie en wachtwoordbeveiliging, staat JavaScript en uitvoerbare inhoud niet toe, verbiedt het insluiten van audio en video en vereist dat kleur wordt gedefinieerd met behulp van apparaatonafhankelijke kleurruimten.
Het resultaat is een op zichzelf staand document: alles wat nodig is om het accuraat weer te geven, bevindt zich in het bestand zelf. Geen internetverbinding, geen geïnstalleerde lettertypen, geen plug-ins van derden vereist.
PDF/A-1, PDF/A-2 en PDF/A-3: wat is het verschil?
Er zijn meerdere versies van PDF/A, waarbij elke versie voortbouwt op de laatste. PDF/A-1 (2005) is de meest restrictieve en meest geaccepteerde methode voor juridische archivering en overheidsarchivering. PDF/A-2 (2011) heeft ondersteuning toegevoegd voor JPEG 2000-compressie, transparantie en digitale handtekeningen. PDF/A-3 (2012) maakt het insluiten van willekeurige bestandsbijlagen in de PDF mogelijk – handig om bijvoorbeeld de bron-XML-gegevens aan een factuur PDF toe te voegen.
Elke versie heeft ook conformiteitsniveaus: /A (toegankelijk, vereist tagging voor toegankelijkheid) en /B (basis, geen toegankelijkheidstags vereist). PDF/A-1b is de meest voorkomende vereiste die u tegenkomt; het is de basis die rechtbanken, overheidsinstanties en bedrijfsregistratiesystemen doorgaans specificeren.
Wanneer u PDF/A nodig heeft versus standaard PDF
PDF/A is vereist of aanbevolen in specifieke contexten: juridische dossiers in veel rechtssystemen, indiening van overheidsdocumenten, documentatie uit de gereguleerde sector (gezondheidszorg, financiën) en elke situatie waarin het document meer dan 10 jaar op betrouwbare wijze toegankelijk moet zijn. De EU, veel Amerikaanse federale agentschappen en talloze nationale archieven hebben PDF/A als hun officiële archiveringsformaat aangenomen.
Voor dagelijks gebruik – het verzenden van documenten naar klanten, het delen van rapporten, het distribueren van marketingmateriaal – is standaard PDF prima en verdient het zelfs de voorkeur. De beperkingen van PDF/A worden lastig als u geen langdurige archivering nodig heeft. U kunt een PDF/A niet met een wachtwoord beveiligen, wat een probleem is voor gevoelige documenten. Je kunt geen video insluiten, wat belangrijk is voor interactieve presentaties.
Een PDF/A-bestand maken
De meeste professionele toepassingen die PDFs exporteren, bieden u een PDF/A-optie. Ga in Microsoft Word naar Bestand → Opslaan als → PDF, klik vervolgens op Opties en zoek naar het selectievakje dat voldoet aan ISO 19005-1. In Adobe Acrobat kunt u rechtstreeks opslaan of converteren naar PDF/A. LibreOffice ondersteunt ook PDF/A-export vanuit het PDF-exportdialoogvenster.
Als u al een standaard PDF heeft die moet worden geconverteerd naar PDF/A, controleert het conversieproces op verboden functies en herstelt deze automatisch of markeert deze ter beoordeling. Lettertypen worden ingesloten, externe verwijzingen worden opgelost en incompatibele functies worden verwijderd. De uitvoer is een nieuw PDF/A-compatibel bestand.
Kunt u zien of een PDF PDF/A is?
Ja. PDF/A-bestanden bevatten metagegevens die ze als zodanig identificeren. Wanneer u een PDF/A-bestand opent in Adobe Acrobat, verschijnt bovenaan een blauwe balk die aangeeft dat het bestand zich in de PDF/A-modus bevindt en dat sommige functies zijn uitgeschakeld. Andere kijkers kunnen een vergelijkbare indicator weergeven of deze in de documenteigenschappen noteren.
U kunt de documenteigenschappen ook handmatig controleren: ga in de meeste PDF-viewers naar Bestand → Eigenschappen → Beschrijving en zoek naar de metagegevensvelden die de PDF/A-versie en het conformiteitsniveau identificeren.
Voor de meeste mensen verschijnt PDF/A alleen als een specifieke instelling dit vereist. Wanneer dit het geval is, vermeldt de vereiste meestal welke versie en conformiteitsniveau nodig zijn. PDF/A-1b is de veilige standaard als de vereiste dubbelzinnig is. Buiten deze specifieke contexten kunnen de standaard PDF Tools en de standaard PDF-indeling alles aan wat u nodig heeft.