Ja – en Mac-gebruikers hebben hier een voordeel omdat het besturingssysteem een ingebouwde manier bevat om dit te doen zonder extra software. U hebt geen Adobe Acrobat of een betaalde app nodig. Er zijn twee gratis methoden: één die rechtstreeks in macOS is ingebouwd, en browsergebaseerde tools voor als je meer controle over de instellingen nodig hebt.
Methode 1: Voorbeeld gebruiken (ingebouwd in macOS)
Preview is de ingebouwde PDF-viewer van Apple en kan PDFs rechtstreeks met een wachtwoord beveiligen. Open uw PDF in Voorvertoning en ga vervolgens naar Bestand → Exporteren als PDF. Klik in het exportdialoogvenster op de knop "Details weergeven" (of de vervolgkeuzelijst met machtigingen, afhankelijk van uw macOS-versie), en u ziet opties om een eigenaarswachtwoord en een gebruikerswachtwoord in te stellen.
Het gebruikerswachtwoord is vereist om het document te openen. Het eigenaarswachtwoord regelt de rechten: of de ontvanger kan afdrukken, tekst kan kopiëren of wijzigingen kan aanbrengen. U kunt een of beide instellen, afhankelijk van wat u nodig heeft. Nadat u de wachtwoorden hebt ingevoerd, klikt u op Opslaan en Voorvertoning maakt een nieuwe, met een wachtwoord beveiligde versie van de PDF.
Eén belangrijke opmerking: Preview gebruikt standaard 128-bit RC4-codering, die ouder is en als minder veilig wordt beschouwd dan de AES-256-codering die door recentere tools wordt gebruikt. Voor de meeste dagelijkse doeleinden (het beschermen van een document tegen toevallige toegang) is het prima. Voor gevoelige financiële of juridische documenten waarbij sterke codering van belang is, gebruikt u een tool die AES-256 specificeert.
Methode 2: browsergebaseerde PDF-bescherming
Voor sterkere versleuteling of meer controle over machtigingen is een browsergebaseerd hulpprogramma PDF Beveiliging de betere optie, die nog steeds gratis is. De beveiligingstool van WukongPDF werkt volledig in Safari of Chrome: upload de PDF, stel een wachtwoord in, kies toestemmingsinstellingen en download het beveiligde bestand. De gebruikte codering is AES-256, de huidige standaard voor veilige documentbescherming.
De browserbenadering werkt ook goed als u meerdere documenten verwerkt, omdat u niet voor elk document door de systeemdialoogvensters navigeert. Uploaden, wachtwoord instellen, downloaden, herhalen.
Open wachtwoord vs. machtigingenwachtwoord
PDF-wachtwoordbeveiliging bestaat uit twee verschillende lagen waarvan veel mensen zich niet realiseren dat ze gescheiden zijn. Een open wachtwoord (ook wel gebruikerswachtwoord genoemd) voorkomt dat iemand het bestand opent zonder het juiste wachtwoord in te voeren. Met een machtigingswachtwoord (ook wel eigenaarswachtwoord genoemd) kan het bestand door iedereen worden geopend, maar worden specifieke handelingen beperkt: tekst afdrukken, kopiëren, bewerken of annotaties toevoegen.
U kunt beide instellen, of geen van beide. Een veelvoorkomend gebruiksscenario voor bescherming op basis van alleen machtigingen: stuur een contract dat iedereen kan openen en lezen, maar beperk het bewerken en kopiëren om geknoei te voorkomen. Een veelvoorkomend gebruik van open wachtwoordbeveiliging: gevoelige financiële overzichten die alleen toegankelijk mogen zijn voor specifieke ontvangers die het wachtwoord kennen.
Een met een wachtwoord beveiligde PDF delen
Stuur het wachtwoord nooit in dezelfde e-mail als de beveiligde PDF - dat schiet zijn doel voorbij. Stuur eerst de PDF en deel het wachtwoord vervolgens via een ander kanaal: een sms, een telefoontje, een afzonderlijke e-mail of een beveiligde berichtenapp. Op deze manier geeft het onderscheppen van de e-mail geen toegang tot het document.
Vertel de ontvanger ook dat de PDF met een wachtwoord is beveiligd voordat hij deze probeert te openen. Als u onverwachts om een wachtwoord vraagt in een document dat u zojuist hebt gemaild, kan dit lijken op malware of een phishing-poging, en sommige ontvangers zullen het bestand verwijderen in plaats van om het wachtwoord te vragen.
Wat wachtwoordbeveiliging wel en niet doet
Wachtwoordbeveiliging regelt de toegang en machtigingen voor het bestand zelf. Het heeft geen controle over wat er gebeurt nadat iemand het opent. Een ontvanger die het wachtwoord kent, kan de PDF openen, een screenshot maken van de inhoud, een foto van het scherm maken of transcriberen wat hij ziet. PDF wachtwoordbeveiliging is geen digitaal rechtenbeheersysteem; het is een toegangscontrole. Vertrouw er niet op om te voorkomen dat een bepaalde ontvanger de inhoud deelt.
Voor dagelijkse zakelijke doeleinden – het beschermen van klantdocumenten, het beveiligen van persoonlijke financiële bestanden, het toevoegen van een beschermingslaag aan vertrouwelijke correspondentie – doet wachtwoordbeveiliging precies wat de meeste mensen nodig hebben. Het houdt het document uit de handen van iedereen die het wachtwoord niet heeft, en dat is meestal voldoende.