Het ondertekenen van een PDF en het certificeren van een PDF zijn verschillende handelingen met verschillende juridische en praktische implicaties. Bij beide gaat het om het toepassen van een digitale identiteit op een document. Beide leveren bewijs van wie de handtekening of certificering heeft aangebracht. Maar ondertekening zegt: "Ik keur deze inhoud goed." Certificering zegt: "Ik verklaar dat deze inhoud authentiek is en niet is gewijzigd sinds ik deze heb gecertificeerd." Het onderscheid is van belang wanneer een document niet alleen zekerheid moet bieden over wie het heeft goedgekeurd, maar ook over de vraag of het is gewijzigd sinds die goedkeuring werd gegeven.
Als u het verschil begrijpt tussen ondertekenen en certificeren, kunt u voor elk document de juiste handeling kiezen. Voor een contract is een handtekening nodig. Voor een transcriptie of een beëdigde vertaling is certificering vereist. Het toepassen van de verkeerde operatie biedt de ontvanger de verkeerde soort zekerheid.
Volgens de ISO 32000-standaard die het PDF-formaat definieert, gebruiken digitale handtekeningen en certificeringen dezelfde onderliggende cryptografische technologie, maar bedienen ze verschillende documentworkflows en leggen ze verschillende beperkingen op aan latere wijzigingen.
Belangrijkste verschillen tussen ondertekenen en certificeren
| Afmeting | Digitale handtekening | Certificering |
|---|---|---|
| Wat het communiceert | De ondertekenaar heeft de documentinhoud gecontroleerd en goedgekeurd | De certificeerder bevestigt dat het document authentiek en volledig is. De inhoud is sinds de certificering niet gewijzigd |
| Effect op verdere wijzigingen | Er kunnen extra handtekeningen worden toegevoegd. Kleine wijzigingen, zoals het invullen van formuliervelden, zijn mogelijk toegestaan, afhankelijk van de handtekeningconfiguratie | Beperkt of verbiedt verdere wijzigingen. Het document is vergrendeld tegen wijzigingen, tenzij de certificeerder expliciet specifieke acties toestaat |
| Typische gebruiksscenario's | Contracten, overeenkomsten, goedkeuringen, machtigingen. Het kan zijn dat meerdere partijen hetzelfde document moeten ondertekenen | Beëdigde vertalingen, notariële kopieën, officiële transcripties, gearchiveerde documenten. Het document moet aantoonbaar ongewijzigd zijn |
| Visuele verschijning in de lezer | Het handtekeningpaneel toont de naam, de datum en de geldigheidsstatus van de ondertekenaar. Er kan een blauw lint of vinkje verschijnen | Er verschijnt een blauw lint bovenaan het documentvenster waarin staat dat het document is gecertificeerd. Aanvullende certificeringsgegevens zijn beschikbaar in het handtekeningpaneel |
| Intrekking | Individuele handtekeningen kunnen ongeldig worden gemaakt als het certificaat van de ondertekenaar wordt ingetrokken of als het document na ondertekening wordt gewijzigd | Als de certificering ongeldig wordt verklaard, gaat de volledige gecertificeerde status van het document verloren. Het document keert terug naar een niet-gecertificeerde staat |
Wanneer moet u ondertekenen en wanneer moet u certificeren?
Onderteken wanneer het document een overeenkomst, een goedkeuring of een beslissing vertegenwoordigt die aan een specifieke persoon moet worden toegeschreven. Meerdere mensen kunnen hetzelfde document ondertekenen. De handtekeningen kunnen opeenvolgend worden toegevoegd. Elke handtekening is onafhankelijk. Certificeer wanneer de integriteit van het document de voornaamste zorg is. Het document is een verslag van iets dat is gebeurd of gezegd. Het moet aantoonbaar onveranderd zijn. Certificering wordt doorgaans één keer toegepast, door de maker of bewaarder van het document, en er worden geen verdere wijzigingen verwacht.
De bewerking Sign PDF voegt uw goedkeuring toe. De certificeringsoperatie voegt uw authenticiteitsattest toe. WukongPDF-ondertekentools ondersteunen digitale handtekeningen. Voor certificeringsworkflows controleert u of de tool specifieke certificering ondersteunt in plaats van standaardondertekening.
De cryptografische basis gedeeld door beide
Zowel handtekeningen als certificeringen zijn afhankelijk van cryptografie met openbare sleutels. Een digitaal certificaat uitgegeven door een certificeringsinstantie koppelt een cryptografisch sleutelpaar aan uw identiteit. Wanneer u ondertekent of certificeert, creëert uw privésleutel een cryptografische hash van de documentinhoud. Iedereen die het document ontvangt, kan uw openbare sleutel gebruiken om te verifiëren dat de hash overeenkomt, wat bewijst dat de inhoud van het document niet is gewijzigd en dat de handtekening of certificering afkomstig is van uw privésleutel. De onderliggende technologie is identiek. De documentworkflow en de juridische implicaties zijn verschillend.
Het PDF Security onderscheid tussen ondertekenen en certificeren is niet technisch. Het is procedureel. Dezelfde cryptografische bewerking dient verschillende doeleinden, afhankelijk van wat u getuigt en welke beperkingen u oplegt aan toekomstige wijzigingen.
Meerdere handtekeningen versus één certificering
Een document kan meerdere digitale handtekeningen van verschillende mensen bevatten. Een door beide partijen ondertekend contract toont twee handtekeningen in het handtekeningenpaneel. Elk ervan is onafhankelijk geldig en verifieerbaar. Een document heeft doorgaans slechts één certificering, die door de maker van het document wordt toegepast als een verklaring over het document als geheel.
De workflow Sign PDF voor documenten met meerdere handtekeningen maakt opeenvolgende ondertekening mogelijk. Elke ondertekenaar voegt onafhankelijk zijn handtekening toe. De certificeringsworkflow is een eenmalige bewerking die wordt uitgevoerd wanneer het document wordt afgerond als een gezaghebbend record.
Wat er gebeurt als een gecertificeerd document wordt gewijzigd
Als een gecertificeerd document na certificering wordt gewijzigd, wordt de certificering ongeldig. De PDF-lezer geeft een waarschuwing weer dat het document sinds de certificering is gewijzigd. Het blauwe certificeringslint verdwijnt of verandert in een waarschuwingsindicator. De documentinhoud is nog steeds zichtbaar en leesbaar. De certificering is het enige dat kapot gaat. De ontvanger kan de inhoud zien, maar kan er niet op vertrouwen dat dit de originele, gecertificeerde inhoud is.
Dit gedrag is inherent aan het ontwerp. Certificering is een verklaring dat het document authentiek en ongewijzigd is. Elke wijziging, zelfs het toevoegen van een opmerking of het invullen van een formulierveld, maakt die verklaring ongeldig. Controleer voordat u certificeert of het document in zijn definitieve vorm is. Na de certificering mag u deze niet wijzigen. De certificeringsworkflow PDF Security vereist dat het document wordt afgerond voordat de certificering wordt toegepast.
Een handtekening of certificaat verifiëren dat u heeft ontvangen
Wanneer u een ondertekende of gecertificeerde PDF ontvangt, verifieer deze dan voordat u erop vertrouwt. Open het handtekeningpaneel. Controleer of de handtekening geldig is en niet ongeldig is gemaakt door documentwijzigingen. Controleer de identiteit van de ondertekenaar. Controleer of het certificaat dat voor ondertekening wordt gebruikt, is uitgegeven door een vertrouwde certificeringsinstantie. Een handtekening die ongeldig blijkt te zijn of afkomstig is van een niet-vertrouwde bron, moet met dezelfde scepsis worden behandeld als een niet-ondertekend document.
Browsergebaseerde PDF-lezers geven de handtekeningstatus weer in het handtekeningpaneel. Een geldige handtekening toont een groen vinkje of een soortgelijke indicator. Een ongeldige handtekening geeft een waarschuwing weer. De verificatiestap Sign PDF duurt enkele seconden en bevestigt dat het document dat u hebt ontvangen het document is dat is ondertekend.
De rol van certificaatautoriteiten bij het vertrouwen in handtekeningen
Een digitale handtekening is slechts zo betrouwbaar als de certificeringsinstantie die het ondertekencertificaat heeft uitgegeven. Een zelfondertekend certificaat, gemaakt door de ondertekenaar zonder validatie door derden, bewijst dat iemand met toegang tot de privésleutel de handtekening heeft toegepast. Het bewijst niet wie die persoon is. Een certificaat van een vertrouwde certificeringsinstantie, die de identiteit van de ondertekenaar heeft geverifieerd voordat het certificaat werd uitgegeven, biedt een sterkere identiteitsgarantie.
Voor interne documenten zijn zelfondertekende certificaten vaak voldoende. Iedereen weet wie toegang heeft tot welke sleutels. Voor externe documenten, vooral documenten met juridische of financiële betekenis, biedt een certificaat van een erkende autoriteit de identiteitsverificatie die de ontvanger nodig heeft om de handtekening te kunnen vertrouwen. Het handtekeningvertrouwensmodel PDF Security is zowel afhankelijk van de certificeringsinstantie als van de cryptografische technologie.