Drie met een wachtwoord beveiligde PDF's moeten in één document worden gecombineerd. Een contract met een gebruikerswachtwoord, een tentoonstelling met een eigenaarswachtwoord en een schema met bewerkingsbeperkingen. Elk bestand heeft een eigen wachtwoord nodig om het te openen of te wijzigen. Als u ze samenvoegt in één enkele PDF, betekent dit dat u drie verschillende beschermingsschema's in één document moet verenigen. De samenvoegtool moet de wachtwoorden tijdens het uploaden verwerken, de pagina-inhoud combineren en uitvoer produceren die de oorspronkelijke beveiliging behoudt, consolideert of verwijdert.
Voor het samenvoegen van met een wachtwoord beveiligde PDF's zijn de wachtwoorden voor alle bronbestanden vereist. Zonder deze heeft de samenvoegtool geen toegang tot de inhoud. Hiermee kan de samenvoeging doorgaan, maar de beveiligingsstatus van het resulterende document hangt af van de samenvoeginstellingen. De bronbestanden kunnen verschillende soorten beveiliging, verschillende wachtwoorden en verschillende toestemmingsinstellingen hebben. De fusie moet beslissen hoe elk van deze verschillen moet worden aangepakt.
De bewerking Merge PDF voor beveiligde bestanden bestaat uit twee fasen: ontgrendel de bronbestanden zodat de samenvoegtool ze kan lezen en beslis vervolgens welke bescherming eventueel moet worden toegepast op de samengevoegde uitvoer.
Beschermingsverzoeningsstrategieën
| Strategie | Hoe het werkt | Wanneer gebruiken |
|---|---|---|
| Verwijder alle bescherming | Ontgrendel elk bronbestand voordat u het samenvoegt. Produceer een onbeperkte samengevoegde PDF zonder wachtwoorden of toestemmingsvlaggen | Wanneer het samengevoegde document geen bescherming nodig heeft of wanneer de bescherming na het samenvoegen opnieuw uniform wordt toegepast |
| Breng nieuwe uniforme bescherming aan | Ontgrendel alle bronbestanden. Samenvoegen in een onbeveiligde tussenliggende PDF. Pas een nieuw enkel wachtwoord en een nieuwe machtigingenset toe op de samengevoegde uitvoer | Wanneer het samengevoegde document één consistent beveiligingsschema nodig heeft dat de meerdere originele schema's vervangt |
| Behoud de eerste bestandsbeveiliging | Sommige samenvoegtools nemen de beveiligingsinstellingen van het eerste bronbestand over naar de samengevoegde uitvoer. Andere bronbestanden worden ontgrendeld en samengevoegd zonder hun beveiliging | Wanneer het eerste bestand in de samenvoegvolgorde het primaire document is en de bescherming ervan de samengevoegde uitvoer moet beheersen |
| Behoud beperkingen per pagina | Geavanceerde tools kunnen de oorspronkelijke bescherming per pagina behouden, zodat pagina's uit de beperkte bron hun beperkingen in het samengevoegde document behouden | Wanneer verschillende delen van het samengevoegde document echt verschillende beschermingsniveaus nodig hebben |
De workflow voor het samenvoegen van beveiligde PDF's
Verzamel alle bronbestanden en hun wachtwoorden. Als een bestand een gebruikerswachtwoord gebruikt dat u niet heeft, kan dat bestand niet worden opgenomen in de samenvoeging. Ontgrendel elk bronbestand met een browsergebaseerde ontgrendelingstool. De ontgrendeling produceert onbeperkte versies die de samenvoegtool kan verwerken. Voeg de ontgrendelde bestanden samen in één PDF. Als de samengevoegde uitvoer bescherming nodig heeft, pas dan een nieuw wachtwoord en een nieuwe machtigingenset toe op het samengevoegde bestand. De originele beveiligde bronbestanden blijven ongewijzigd. De samengevoegde uitvoer heeft alleen de bescherming die u erop hebt toegepast.
WukongPDF ontgrendel- en samenvoegtools ondersteunen deze workflow. Het PDF Beveiliging-principe voor het samenvoegen van beveiligde bestanden is om eerst te ontgrendelen, daarna samen te voegen en de uitvoer alleen te beveiligen als dat nodig is.
Zorg ervoor dat er geen beveiligingsinformatie in de uitvoer lekt
Open na het samenvoegen het uitvoerbestand in een PDF-lezer en controleer de documenteigenschappen. Controleer of er geen wachtwoord vereist is om het bestand te openen, tenzij u er opzettelijk een hebt toegepast. Controleer of bewerken, afdrukken en kopiëren zijn toegestaan, tenzij u deze met opzet beperkt. De bescherming tegen de bronbestanden mag niet worden doorgevoerd in de samengevoegde uitvoer, tenzij u de samenvoeging expliciet hebt geconfigureerd om deze te behouden. Een samengevoegd document dat een wachtwoord uit een van de bronbestanden behoudt, verrast de ontvanger en ondermijnt het vertrouwen in het documentvoorbereidingsproces.
De stap voor het samenvoegen van PDF Tools omvat het controleren van de status van de uitvoerbeveiliging. Een samengevoegd document met onbedoelde beperkingen is een document dat niet volledig is verwerkt.
Documenteren van het samenvoegingsproces voor compliance
Als het samengevoegde document in een gereguleerde context zal worden gebruikt, documenteer dan het samenvoegproces. Registreer welke bronbestanden zijn samengevoegd, welke beveiligingen elk had, welke wachtwoorden zijn gebruikt voor het ontgrendelen en welke beveiliging is toegepast op de samengevoegde uitvoer. De documentatie biedt een audittrail.
Voor juridische of financiële documenten moet de fusiedocumentatie naast het samengevoegde bestand worden bewaard. Een eenvoudig tekstbestand of spreadsheetinvoer met de samenvoegdatum en de beveiligingsbeslissingen is voldoende. Het audittraject PDF Security is net zo belangrijk als de samenvoeging zelf.
Omgaan met gemengde eigenaar- en gebruikerswachtwoorden in dezelfde samenvoeging
Bij het meest complexe samenvoegscenario zijn bronbestanden met verschillende soorten beveiliging betrokken. Eén bestand heeft een eigenaarswachtwoord dat het bewerken beperkt. Een ander heeft een gebruikerswachtwoord waarmee het hele bestand wordt gecodeerd. Een derde heeft helemaal geen bescherming. Om deze bestanden samen te voegen, moet elk bestand eerst toegankelijk worden gemaakt. Het gebruikerswachtwoordbestand heeft het wachtwoord nodig om het te kunnen decoderen. Het eigenaar-wachtwoordbestand kan worden ontgrendeld om beperkingen op te heffen. Het onbeveiligde bestand behoeft geen voorbereiding.
Verwerk de bestanden op beveiligingstype. Ontgrendel eerst de eigenaar-wachtwoordbestanden. Decodeer vervolgens de gebruikerswachtwoordbestanden met behulp van hun wachtwoorden. Laat de onbeveiligde bestanden zoals ze zijn. Zodra alle bestanden toegankelijk zijn, voegt u ze samen. De workflow PDF voor bestanden met gemengde beveiliging bestaat uit meer stappen dan voor uniforme bestanden, maar volgt hetzelfde principe: maak alles toegankelijk en voeg vervolgens samen.
Kiezen of de samengevoegde uitvoer bescherming nodig heeft
Bepaal na het samenvoegen of het gecombineerde document bescherming nodig heeft. Houd rekening met de inhoudsgevoeligheid van het samengevoegde document als geheel, niet met de gevoeligheid van de afzonderlijke bronbestanden. Een samengevoegd document dat openbare informatie combineert met vertrouwelijke gegevens, heeft het hoogste gevoeligheidsniveau. Als een bronbestand is beveiligd om een reden die nog steeds van toepassing is op de samengevoegde uitvoer, pas dan een gelijkwaardige bescherming toe.
De PDF Security-beslissing voor samengevoegde uitvoerbeveiliging moet met opzet worden genomen. Pas niet standaard beveiliging toe alleen maar omdat de bronbestanden deze hadden. Verwijder niet standaard de beveiliging alleen omdat ontgrendelen deel uitmaakte van de workflow. Pas de bescherming toe die past bij de samengevoegde inhoud en de beoogde distributie ervan.
Wat te doen als het wachtwoord van een bronbestand permanent verloren is gegaan
Als een van de bestanden in een geplande samenvoeging een gebruikerswachtwoord heeft dat niet kan worden hersteld, kan dat bestand niet worden opgenomen in de samenvoeging. De codering voorkomt dat de samenvoegtool toegang krijgt tot de inhoud. De opties zijn beperkt: vind het wachtwoord via de organisatorische zoekmethoden die in andere handleidingen worden beschreven. Vervang het gecodeerde bestand door een onbeschermde versie verkregen van de documenteigenaar. Of ga door met het samenvoegen en gebruik alleen de toegankelijke bestanden.
Als het gecodeerde bestand essentieel is en het wachtwoord verloren gaat, kan de samenvoeging niet doorgaan. Accepteer dit en communiceer dit aan degene die om de samenvoeging heeft verzocht. Voor de bewerking Merge PDF is toegang tot elk bronbestand vereist. Een bestand dat niet kan worden geopend, kan niet worden samengevoegd. De tijd die wordt besteed aan het proberen het wachtwoord te herstellen, moet evenredig zijn aan het belang van het opnemen van dat bestand in de samengevoegde uitvoer.