PDF/A is een versie van het PDF-formaat, speciaal ontworpen voor archivering op lange termijn. Als u werkzaam bent in de advocatuur, de overheid, de gezondheidszorg, de financiële sector of op een ander gebied waar documenten over tientallen jaren leesbaar en reproduceerbaar moeten blijven, is PDF/A de moeite waard om te kennen.
Wat maakt PDF/A anders dan normaal PDF
PDF/A (de A staat voor Archief) is een ISO-standaard die bepaalde PDF-functies beperkt om ervoor te zorgen dat het bestand op zichzelf staat en leesbaar blijft zonder externe afhankelijkheden. Een PDF/A-bestand bevat alle lettertypen, kleurprofielen en metagegevens die nodig zijn om het correct weer te geven, zodat het niet afhankelijk is van lettertypen die op het systeem van de kijker zijn geïnstalleerd of van externe bronnen die in de toekomst misschien niet meer bestaan.
PDF/A verbiedt ook functies die de betrouwbaarheid op de lange termijn verminderen: encryptie (wachtwoordbeveiliging), JavaScript, audio- en video-insluiting en verwijzingen naar externe inhoud zoals URL's die ontoegankelijk kunnen worden. Wat u in het document ziet, staat volledig op zichzelf in het bestand zelf.
PDF/A Versies: PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3
Er zijn drie hoofdversies van PDF/A, elk gebaseerd op een andere versie van de basis PDF-standaard. PDF/A-1 (gebaseerd op PDF 1.4) is de meest conservatieve en breed geaccepteerde versie; het is de veiligste keuze als u niet weet welke versie een ontvangend systeem ondersteunt. PDF/A-2 (gebaseerd op PDF 1.7) voegt ondersteuning toe voor JPEG 2000-compressie, transparantielagen en bijlagen in PDF/A-indeling. PDF/A-3 breidt PDF/A-2 uit door elk bestandstype als bijlage toe te staan - handig voor het insluiten van bronbestanden zoals spreadsheets naast het archief PDF.
Elke versie heeft ook conformiteitsniveaus: Niveau A omvat toegankelijkheidsvereisten zoals getagde structuur en Unicode-teksttoewijzing; Niveau B (basis) vereist de visuele reproductievereisten zonder de toegankelijkheidslaag. PDF/A-1b en PDF/A-2b zijn de meest vereiste specificaties.
Wie gebruikt PDF/A en waarom
PDF/A wordt door veel overheidsinstanties, rechtbanken en gereguleerde sectoren verplicht gesteld, juist omdat het het leesbaarheidsprobleem op de lange termijn oplost. Het Amerikaanse federale rechtssysteem (PACER) vereist PDF/A voor elektronische indieningen. De e-factureringsstandaard van de Europese Unie gebruikt PDF/A-3. Veel nationale archieven en bibliotheken hebben PDF/A gestandaardiseerd voor gedigitaliseerde collecties. In de particuliere sector gebruiken verzekeringsmaatschappijen, banken en gezondheidszorgsystemen het voor documenten die decennia later opvraagbaar en authentiek moeten zijn.
Hoe weet ik of een PDF PDF/A-compatibel is
Adobe Acrobat Reader geeft een blauwe informatiebalk weer bovenaan een PDF/A-bestand wanneer u het opent, waarbij wordt aangegeven dat het bestand wordt bekeken in de PDF/A-modus en dat bewerkingen beperkt zijn. In Acrobat Pro toont het dialoogvenster Documenteigenschappen (Bestand > Eigenschappen > Beschrijving) het PDF/A-conformiteitsniveau onder de sectie PDF Informatie.
U kunt een bestand ook valideren met tools zoals VeraPDF (gratis, open source) of de PDF/A-validatiefunctie in Acrobat Pro, die het bestand controleert aan de hand van de relevante ISO-standaard en eventuele niet-conformiteitsproblemen rapporteert die moeten worden opgelost voordat het bestand als een geldig PDF/A-archief kan worden beschouwd.