Een bestelformulier heeft een hoeveelheidsveld, een eenheidsprijsveld en een totaalveld. De gebruiker vult het aantal en de eenheidsprijs in, en het totaal wordt automatisch berekend. Op papier voert de gebruiker de berekeningen uit met een rekenmachine. In een invulbare PDF kan het formulier zelf de berekeningen uitvoeren. Automatisch berekenende velden veranderen een statisch formulier in een interactief hulpmiddel dat fouten vermindert en de gebruiker behoedt voor het uitvoeren van handmatige berekeningen.
De mogelijkheid om berekeningen toe te voegen aan PDF Forms maakt deel uit van de PDF-specificatie sinds Acrobat 3.0, uitgebracht in 1996. Ondanks dat ze al tientallen jaren beschikbaar zijn, worden automatisch berekenende velden onderbenut omdat het installatieproces verborgen ligt in de interface van de formuliereditor en kennis van de veldnaamgeving en de berekeningsvolgorde vereist.
Hoe PDF-formulierberekeningen werken
PDF-formuliervelden hebben een berekeningseigenschap die op verschillende typen kan worden ingesteld. De eenvoudigste is een somberekening, waarbij het veld de waarden van andere opgegeven velden optelt. Bij een productberekening worden twee velden vermenigvuldigd. Een gemiddelde berekening berekent het gemiddelde. Een aangepast rekenscript, geschreven in JavaScript, kan elke wiskundige bewerking uitvoeren.
De berekeningsvolgorde is van belang. Als Veld C de som is van Veld A en Veld B, moet de berekening voor Veld C worden uitgevoerd nadat Veld A en Veld B zijn ingevuld. De PDF-formulierverwerker volgt een berekeningsvolgorde die u definieert wanneer u de velden instelt. Velden aan het begin van de berekeningsvolgorde worden eerst geëvalueerd. Een veld dat afhankelijk is van een ander veld moet later in de berekeningsvolgorde verschijnen.
Een Invulbaar PDF-formulier met berekeningen gedraagt zich als een eenvoudig spreadsheet dat in een PDF is ingesloten. De gebruiker voert waarden in invoervelden in en de berekende velden worden automatisch bijgewerkt. De gebruiker hoeft niet op een Bereken-knop te klikken of enige andere actie uit te voeren dan het invullen van de velden. De berekening vindt plaats zodra de gebruiker het invoerveld verlaat of klikt.
Het berekeningsveld zelf moet op alleen-lezen worden ingesteld, zodat de gebruiker de berekende waarde niet per ongeluk kan overschrijven. Een alleen-lezen berekend veld geeft het resultaat duidelijk weer, doorgaans met een andere achtergrondkleur of rand, waardoor de gebruiker wordt gesignaleerd dat dit veld is berekend en niet is ingevoerd.
Veelgebruikte berekeningstypen voor bedrijfsformulieren
Bestelformulieren en facturen maken gebruik van subtotaal-, belasting- en totaalberekeningen. Het subtotaal is de som van alle regelitemtotalen. De belasting is het subtotaal vermenigvuldigd met het belastingtarief. Het totaal is het subtotaal plus de belasting. Deze berekeningen zijn eenvoudige bedragen en producten die elke PDF-formuliereditor kan implementeren.
Onkostendeclaraties gebruiken somberekeningen voor elke onkostencategorie en een eindtotaal waarin de categorieën worden opgeteld. Bij kilometervergoedingen wordt het aantal gereden kilometers vermenigvuldigd met het vergoedingspercentage per mijl. Urenstaten vermenigvuldigen de gewerkte uren met het uurtarief. Elk van deze is een eenvoudige berekening die de bruikbaarheid van het formulier aanzienlijk verbetert.
WukongPDF biedt Interactieve PDF formulierbewerking via de browser. Formuliervelden kunnen aan bestaande PDF's worden toegevoegd en basisberekeningen kunnen worden geconfigureerd voor som- en productbewerkingen.
Berekeningen instellen in PDF-formuliereditors
Open in Adobe Acrobat het gereedschap Formulier voorbereiden en selecteer het veld dat de berekening moet bevatten. Open het veld Eigenschappen, selecteer het tabblad Berekenen en kies het berekeningstype. Voor een eenvoudige som selecteert u de velden die u wilt optellen in de lijst. Voor een aangepaste berekening selecteert u Vereenvoudigde veldnotatie of JavaScript en voert u de formule in.
Vereenvoudigde veldnotatie maakt gebruik van een formulesyntaxis die vergelijkbaar is met spreadsheetformules. Veldnamen worden gebruikt als variabelen. Een totaalveldformule kan Subtotaal + Belasting + Verzending zijn. De veldnamen moeten exact overeenkomen, inclusief spaties en hoofdletters. Test de formule met voorbeeldwaarden om te controleren of deze correct wordt berekend voordat u het formulier distribueert.
Voor complexe berekeningen biedt JavaScript volledige programmeermogelijkheden. Een JavaScript-berekening kan voorwaardelijke logica bevatten, zoals het toepassen van een ander belastingtarief op basis van de staat die in een vervolgkeuzelijst is geselecteerd. JavaScript draait binnen de JavaScript-engine van de PDF-viewer, die beperkter is dan een JavaScript-engine van een browser, maar voldoende voor formulierberekeningen.
Berekeningsformulieren testen vóór distributie
Test elke berekening met een reeks waarden. Voer de minimaal mogelijke waarden in en verifieer de berekening. Voer typische waarden in en verifieer. Voer de maximaal mogelijke waarden in en controleer. Randgevallen, zoals nulhoeveelheden of negatieve waarden, moeten specifiek worden getest. Een berekening die werkt voor normale waarden, maar mislukt voor randgevallen, zal fouten opleveren voor gebruikers die deze randgevallen tegenkomen.
Test het formulier in meerdere PDF-lezers. Adobe Acrobat ondersteunt JavaScript-berekeningen volledig. Browsergebaseerde PDF-viewers hebben beperkte of geen JavaScript-ondersteuning en voeren mogelijk helemaal geen berekeningen uit. Mobiele PDF-viewers variëren ook in berekeningsondersteuning. Als uw formulier wordt ingevuld in browsergebaseerde of mobiele viewers, vermijd dan berekeningen of geef handmatige berekeningsinstructies als reserve.
Verdeel het formulier met een ingevuld voorbeeld dat de werking van de berekeningen laat zien. Het voorbeeld dient zowel als gebruikershandleiding als als verificatie dat de ontvangende PDF-lezer de formulierberekeningen ondersteunt.
Bestelformulieren met velden voor aantal en eenheidsprijs profiteren van een regeltotaalveld waarin het aantal wordt vermenigvuldigd met de eenheidsprijs. De regeltotaalvelden worden opgeteld tot een subtotaal. Het subtotaal wordt vermenigvuldigd met het belastingtarief voor het belastingbedrag. Het subtotaal plus belasting is gelijk aan het eindtotaal. Deze berekeningsketen is het meest voorkomende patroon in bedrijfsvormen.
Voorwaardelijke berekeningen voegen logica toe aan het formulier. Een veld voor verzendkosten kan worden berekend op basis van het totaalbedrag van de bestelling: gratis verzending voor bestellingen van meer dan vijftig dollar, een vast tarief voor bestellingen van minder dan vijftig dollar. Er kan een kortingsveld van toepassing zijn wanneer een promotiecode wordt ingevoerd. Voorwaardelijke logica gebruikt JavaScript if-instructies in het veldberekeningsscript.
Het valideren van gebruikersinvoer vóór de berekening voorkomt fouten. Een hoeveelheidsveld mag alleen positieve getallen accepteren. Een datumveld mag alleen geldige datums accepteren. Validatiescripts worden uitgevoerd wanneer de gebruiker het veld verlaat en kunnen een waarschuwing weergeven als de invoer ongeldig is.
De tabvolgorde van het formulier moet de natuurlijke lees- en vulvolgorde volgen, van boven naar beneden en van links naar rechts. Nadat de gebruiker het laatste invoerveld heeft ingevuld en uitgeklapt, worden de berekende velden bijgewerkt met de uiteindelijke resultaten. Als u de tabvolgorde correct instelt, zorgt u ervoor dat de berekening op het juiste punt in de formulierinvulstroom wordt geactiveerd.
Door het formulier te testen met randgevallen, nulhoeveelheden, negatieve waarden, extreem grote getallen en lege velden, zorgt u ervoor dat de berekeningen onverwachte invoer netjes verwerken. Een berekening die wordt gedeeld door een door de gebruiker ingevoerde waarde, moet op nul controleren voordat de deling wordt uitgevoerd.
Voeg bij het verspreiden van een rekenformulier instructies toe waarin wordt uitgelegd welke velden worden berekend en hoe de berekeningen werken. Gebruikers die de formulierlogica begrijpen, zullen minder snel berekende waarden overschrijven of correcte berekeningen als fouten rapporteren.
De berekeningsprecisie, het aantal weergegeven decimalen, moet voor elk berekend veld worden geconfigureerd. Een belastingberekening moet twee decimalen weergeven. Bij een hoeveelheidsberekening moeten hele getallen worden weergegeven. Door de precisie correct in te stellen, wordt voorkomen dat betekenisloze decimalen worden weergegeven die valse precisie suggereren.
Wanneer een berekende veldwaarde verandert omdat de gebruiker een invoerveld heeft gewijzigd, is de wijziging onmiddellijk maar niet visueel gemarkeerd. Het kan zijn dat de gebruiker niet merkt dat een totaal is gewijzigd. Het toevoegen van een formaatwijziging aan berekende velden, zoals een kort vet lettertype of een subtiele achtergrondflits, geeft aan de gebruiker aan dat de berekening is bijgewerkt.
Berekende velden in PDF-formulieren overbruggen de kloof tussen statische papieren formulieren en dynamische spreadsheetberekeningen, waardoor formuliergebruikers het gemak van automatische berekeningen krijgen zonder dat ze hoeven te schakelen tussen een PDF-viewer en een spreadsheettoepassing.
De tijd die is geïnvesteerd in het instellen van automatisch berekenende velden betaalt zich terug bij elke formulierinzending. Een bestelbon die honderd keer per maand wordt verwerkt, scheelt honderd handmatige berekeningen per maand. Over een jaar is de bespaarde tijd ruimschoots groter dan de insteltijd.
De mogelijkheden voor het berekenen van PDF-formulieren, hoewel niet zo uitgebreid als een spreadsheet, bieden de meest voorkomende zakelijke berekeningen, sommen, producten, gemiddelden en voorwaardelijke logica, in een formaat dat op zichzelf staat en als één enkel bestand kan worden gedistribueerd.
Door gebruikers te trainen in het invullen van een berekeningsformulier, worden ondersteuningsverzoeken en fouten bij het indienen van formulieren verminderd. Een korte instructiepagina aan het begin van het formulier of een tooltip bij elk berekend veld leggen uit wat het formulier automatisch doet en wat de gebruiker handmatig moet invoeren.
Het automatisch berekenen van formuliervelden vertegenwoordigt een van de meest onderbenutte mogelijkheden in de PDF-specificatie en biedt spreadsheetachtige berekeningen binnen het vertrouwde documentformaat waarvan gebruikers al weten hoe ze deze moeten openen en invullen.
Formulieren die resultaten berekenen, verminderen automatisch de cognitieve belasting van de gebruiker en verlagen het foutenpercentage in ingediende gegevens, wat zowel ten goede komt aan de maker van het formulier die schonere gegevens ontvangt als aan de formuliergebruiker die minder tijd aan rekenkunde besteedt.
De kloof tussen wat PDF-formulieren kunnen doen en wat de meeste makers van PDF-formulieren implementeren is groot, en het dichten van die kloof met automatisch berekenende velden levert formulieren op die aanzienlijk nuttiger zijn voor de mensen die ze invullen.
| Berekeningstype | Vereenvoudigde veldnotatie | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Som | Veld1 + Veld2 + Veld3 | Subtotaal = Artikel1 + Artikel2 + Artikel3 |
| Product | Veld1 * Veld2 | Regeltotaal = Aantal * Eenheidsprijs |
| Gemiddeld | (Veld1 + Veld2 + Veld3) / 3 | Gemiddelde score = (Q1 + Q2 + Q3) / 3 |
| Voorwaardelijk | JavaScript als/anders | Verzending = (totaal > 50) ? 0: 5,99 |