U maakt een document in Microsoft Word met zorgvuldig geselecteerde lettertypen, nauwkeurig uitgelijnde afbeeldingen en paginering waardoor elke sectie op de juiste pagina komt. Je slaat het op als PDF en opent het resultaat. Het lettertype van de kop is anders. Het beeld dat aan paragraaf drie was verankerd, is naar pagina vier verschoven. Het pagina-einde dat u aan het einde van sectie twee hebt ingevoegd, is verdwenen. Het document dat er in Word perfect uitzag, ziet eruit als een ruwe schets in PDF.
Het conversieproces van Word naar PDF is geen eenvoudige visuele kopie van wat op het scherm verschijnt. Word moet zijn interne documentmodel, dat is ontworpen voor bewerking en opnieuw plaatsen, vertalen naar het PDF-model met vaste lay-out, dat is ontworpen voor presentatie in definitieve vorm. Deze vertaling omvat tientallen beslissingen over lettertypen, positionering en paginering, en elke beslissing is een kans voor de uitvoer om af te wijken van de bron.
Waarom lettertypen veranderen tijdens de conversie van Word naar PDF
Word gebruikt de lettertypen die op uw computer zijn geïnstalleerd om documenten weer te geven en af te drukken. Wanneer u het bestand opslaat als PDF, worden deze lettertypen in Word ingesloten in het PDF-bestand, zodat ze beschikbaar zijn voor iedereen die het opent. Het insluiten van lettertypen klinkt als de oplossing voor het probleem met het wijzigen van lettertypen, maar heeft ook beperkingen. Niet alle lettertypen staan insluiten toe. Sommige commerciële lettertypen bevatten licentiebeperkingen die insluiten verbieden, en Word respecteert deze beperkingen door een ander lettertype te vervangen.
Vervanging van lettertypen is de belangrijkste oorzaak van gewijzigde lettertypen in PDF-uitvoer. Wanneer een lettertype niet kan worden ingesloten, selecteert Word het dichtstbijzijnde beschikbare lettertype dat wel kan worden ingesloten. De vervanger kan verschillende tekenbreedtes, verschillende regelafstanden en een ander visueel gewicht hebben. Een document met een smal, licht lettertype kan in de PDF breder en zwaarder worden, waardoor de regeleinden en de algehele paginadichtheid veranderen.
Het probleem met PDF Fonts is vooral merkbaar bij niet-Latijnse scripts en gespecialiseerde lettertypen. In een document dat een Koreaans lettertype gebruikt, kan dat lettertype vervangen zijn door een ander Koreaans lettertype met andere tekenverhoudingen. In een document dat een symboollettertype voor wiskundige notatie gebruikt, kunnen symbolen vervangen worden door lege vakken als het vervangende lettertype deze tekens niet bevat.
Het controleren van de insluitingsstatus van het lettertype vóór de conversie voorkomt verrassingen. Open in Word Bestand, Opties, Opslaan en zorg ervoor dat Lettertypen insluiten in het bestand is aangevinkt. Onder deze optie schakelt u het selectievakje Alleen de tekens insluiten die in het document worden gebruikt in om de bestandsgrootte te verkleinen. Als een lettertype in de lijst verschijnt met een waarschuwingspictogram, gelden er insluitingsbeperkingen en kan het worden vervangen.
Waarom de pagina-indeling tijdens de conversie kapot gaat
Word berekent pagina-einden dynamisch op basis van het actieve printerstuurprogramma. Wanneer u opslaat als PDF, gebruikt Word het PDF-printerstuurprogramma in plaats van uw standaardprinterstuurprogramma. Het PDF-stuurprogramma heeft andere paginamarges, verschillende afdrukbare gebieden en andere lettertypegegevens dan uw fysieke printer. Deze verschillen zorgen ervoor dat Word alle pagina-einden opnieuw berekent, en de herberekening kan andere resultaten opleveren.
Afbeeldingen die aan tekstparagrafen zijn verankerd, kunnen van positie veranderen omdat het ankerpunt beweegt wanneer de tekst opnieuw wordt geplaatst als gevolg van lettertypevervanging of margewijzigingen. Een afbeelding die perfect is uitgelijnd in het Word-document, kan meerdere regels boven of onder de beoogde positie in de PDF verschijnen. De verschuiving is meestal klein, een paar regels, maar voor documenten waarbij de plaatsing van afbeeldingen belangrijk is, kan deze aanzienlijk zijn.
Tekstvakken, vormen en andere zwevende objecten worden relatief ten opzichte van paginamarges of alinea-ankers gepositioneerd. Wanneer het PDF-stuurprogramma verschillende margewaarden rapporteert, verschuiven deze objecten. De verschuiving is het meest merkbaar in documenten met een compacte lay-out, waarbij objecten nauwkeurig in de buurt van tekst of in de buurt van paginaranden zijn gepositioneerd.
Hoe u consistente Word-naar-PDF-uitvoer kunt krijgen
Gebruik de ingebouwde functie Opslaan als PDF in plaats van een PDF-printer van derden. De ingebouwde functie maakt gebruik van de eigen PDF-generatie-engine van Microsoft, die is ontworpen om lay-outwijzigingen tot een minimum te beperken. PDF-printers van derden voegen een extra vertaalstap toe tussen Word en de PDF-uitvoer, waardoor er nog een mogelijkheid voor divergentie ontstaat.
WukongPDF kan het resulterende PDF Export-bestand verwerken om de opmaak aan te passen en kleine lay-outproblemen na de conversie op te lossen. Hoewel het platform Word-documenten niet rechtstreeks converteert, kan het de geconverteerde PDF bewerken en verfijnen zodat deze overeenkomt met het beoogde uiterlijk.
Bekijk direct na de conversie een voorbeeld van de PDF door deze naast het Word-document te openen en door elke pagina te bladeren. Vergelijk lettertypen, plaatsing van afbeeldingen en pagina-einden tussen de twee. Door conversieproblemen meteen op te sporen, kunt u het Word-document aanpassen en opnieuw converteren voordat de PDF wordt gedistribueerd.
Toekomstige conversieproblemen voorkomen
Ontwerp Word-documenten met PDF-conversie in gedachten. Gebruik lettertypen waarvan bekend is dat ze insluiten mogelijk maken. De standaard Windows- en Microsoft 365-lettertypen, Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman, kunnen allemaal zonder beperkingen worden ingesloten. Vermijd decoratieve lettertypen van bronnen van derden, tenzij u hun insluitingsrechten heeft geverifieerd.
Minimaliseer het gebruik van zwevende objecten en tekstvakken in de buurt van paginaranden. Plaats afbeeldingen inline met tekst in plaats van ze met een nauwkeurige positionering te verankeren. Hoe meer de documentlay-out afhankelijk is van absolute positionering, hoe kwetsbaarder het is voor subtiele verschillen in de interpretatie van de PDF-renderingengine.
Voor documenten waarbij de exacte lay-out van cruciaal belang is, maakt u een PDF-voorinstelling die de juiste instellingen vastlegt en past u deze toe op elke conversie. De voorinstelling zorgt voor een consistente insluiting van lettertypen, afbeeldingsresolutie en paginagrootte-instellingen voor alle PDF-uitvoer van uw organisatie.
De PDF-generatie-engine die door Word wordt gebruikt, is aanzienlijk verbeterd ten opzichte van opeenvolgende versies. Word 2016 en hoger gebruiken een nauwkeurigere PDF-engine dan eerdere versies. Als u lettertype- en lay-outproblemen ondervindt bij PDF-uitvoer van een oudere versie van Word, kan een upgrade naar de huidige versie veel van de problemen oplossen zonder enige wijziging in de documentinhoud.
Sectie-einden in Word zijn een veelvoorkomende bron van problemen met de paginering van PDF-bestanden. Een sectie-einde met een pagina-einde, gevolgd door een handmatig pagina-einde, kan een extra lege pagina in de PDF opleveren die niet zichtbaar was in het Word-document. De PDF-generatie-engine interpreteert de gecombineerde onderbrekingen anders dan de Word-weergave-engine. Door overtollige pauzes vóór de conversie te verwijderen, worden deze fantoompagina's geëlimineerd.
Kop- en voetteksten die verschillende inhoud gebruiken voor oneven en even pagina's kunnen verschuiven tijdens de PDF-conversie als het aantal pagina's verandert als gevolg van lettertypevervanging of margeverschillen. Een koptekst die voor een oneven pagina is ontworpen, kan op een even pagina verschijnen, waardoor het beoogde afwisselende patroon wordt doorbroken. Controleer de plaatsing van de kop- en voettekst op elke pagina van de PDF-uitvoer.
Wijzigingen en opmerkingen in een Word-document bijhouden kunnen van invloed zijn op de PDF-uitvoer als deze vóór de conversie niet correct worden verwerkt. Accepteer of weiger alle wijzigingen en verwijder alle opmerkingen voordat u naar PDF converteert, tenzij de ontvanger de markeringen moet zien. De PDF-conversie van bijgehouden wijzigingen kan onverwachte visuele resultaten opleveren.
Wanneer Word-documenten consistent stijlen gebruiken, Kop 1, Kop 2, Hoofdtekst, in plaats van handmatige opmaak, levert de PDF-conversie schonere resultaten op. De engine voor het genereren van PDF's wijst Word-stijlen toe aan PDF-structuurelementen. Consistent stijlgebruik resulteert in consistente PDF-uitvoer. Handmatige opmaakoverschrijvingen kunnen de stijltoewijzing verwarren.
Het testen van de PDF-uitvoer op verschillende PDF-lezers is een belangrijke verificatiestap. Een PDF die er in Adobe Acrobat correct uitziet, kan opmaakproblemen vertonen in een browsergebaseerde viewer of op een mobiel apparaat. Test de PDF-lezers die uw ontvangers daadwerkelijk gebruiken, en niet alleen degene die u gebruikt.
Wanneer Word-documenten op een Mac worden gemaakt en op Windows naar PDF worden geconverteerd, of omgekeerd, zijn lettertypeverschillen waarschijnlijker omdat de twee platforms verschillende standaardlettertypen en verschillende lettertype-rendering-engines hebben. Documenten die worden geconverteerd op een ander platform dan waarop ze zijn gemaakt, moeten lettertypen gebruiken die op beide platforms beschikbaar zijn.
De PDF-conversie-instellingen in Word bevatten een optie voor ISO 19005-1-compatibele PDF/A-uitvoer. Met deze instelling worden alle lettertypen ingesloten en wordt een PDF gemaakt die voldoet aan de standaarden en die geschikt is voor archivering. De PDF/A-uitvoer is consistenter op alle platforms, omdat de standaard volledige insluiting van lettertypen vereist.
Voor documenten met nauwkeurige lay-outvereisten, zoals formulieren of certificaten, kunt u overwegen een speciaal hulpprogramma voor het maken van PDF's te gebruiken in plaats van de in Word ingebouwde PDF-export. Adobe Acrobat en InDesign bieden nauwkeurigere controle over PDF-uitvoer voor documenten die van cruciaal belang zijn voor de lay-out.
De PDF-uitvoer vanuit Word kan verder worden verwerkt door een PDF-optimalisatietool die de bestandsstructuur normaliseert. Deze nabewerking kan kleine inconsistenties in de lay-out oplossen die tijdens de conversie zijn geïntroduceerd, zonder terug te keren naar het Word-brondocument.
Voor organisaties die grote aantallen PDF's uit Word-documenten produceren, verbetert standaardisatie op één enkele PDF-creatiemethode de consistentie. Kies het ingebouwde Opslaan als PDF, een specifiek PDF-printerstuurprogramma of een batchconversietool en gebruik deze voor alle PDF-uitvoer. Consistentie in de creatiemethode zorgt voor consistentie in de uitvoer.
Wanneer lettertypevervanging plaatsvindt tijdens het maken van een PDF, wordt in de PDF-metagegevens vastgelegd welke lettertypen zijn gebruikt en of deze zijn ingesloten. Door de lettertypelijst in de PDF-eigenschappen te inspecteren, kunt u zien welke lettertypen zijn vervangen. Deze informatie helpt bij het nemen van beslissingen over het wijzigen van de lettertypen van het brondocument of het aanpassen van de instellingen voor het maken van PDF's.
Als u begrijpt waarom conversie van Word naar PDF soms onverwachte resultaten oplevert, kunnen gebruikers problemen diagnosticeren, de juiste oplossingen toepassen en realistische verwachtingen scheppen voor de conversie-uitvoer.
| Conversiemethode | Lettertypeverwerking | Indeling Betrouwbaarheid | Aanbeveling |
|---|---|---|---|
| Opslaan als PDF (ingebouwd) | Sluit toegestane lettertypen in; vervangt beperkte lettertypen | Beste verkrijgbaar via Word | Gebruik voor de meeste documenten |
| Afdrukken naar PDF (stuurprogramma) | Rasteriseert alle tekst als afbeeldingen | Exacte visuele match; tekst niet doorzoekbaar | Gebruik wanneer visuele betrouwbaarheid van cruciaal belang is |
| Adobe Acrobat PDFMaker | Volledige lettertype-insluiting; geavanceerde opties | Hoogste trouw | Beste voor professionele/gepubliceerde documenten |
| Converter van derden | Verschilt per gereedschap | Verschilt per gereedschap | Testen voordat u het adopteert |