Als u Word naar PDF converteert, moet uw opmaak exact behouden blijven – en dat gebeurt meestal ook als u de juiste exportmethode gebruikt. De gevallen waarin de opmaak na de conversie kapot gaat, zijn vrijwel altijd terug te voeren op één specifieke oorzaak: hoe de PDF is gegenereerd. Als u het verschil tussen de exportmethoden begrijpt, worden de meeste opmaakproblemen verklaard en wordt rechtstreeks naar de oplossing verwezen.
De twee exportmethoden – en waarom er één de opmaak verbreekt
Er zijn twee veelgebruikte manieren om een PDF vanuit Word te maken, en deze leveren heel verschillende resultaten op:
- Bestand > Opslaan als > PDF (of exporteren naar PDF): Word's oorspronkelijke PDF-export. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de eigen PDF-engine van Word, die de interne structuur van het document begrijpt: stijlen, lettertypen, lay-out, hyperlinks, bladwijzers. Het produceert de meest getrouwe PDF reproductie van uw document.
- Bestand > Afdrukken > Opslaan als PDF (afdrukken naar PDF): stuurt het document door het afdruksysteem. De printrenderer interpreteert het document visueel, zoals een printer dat zou doen. Er gaat structurele informatie verloren: hyperlinks worden platte tekst, bladwijzers verdwijnen, toegankelijkheidstags worden verwijderd. De lay-out blijft meestal behouden, maar structurele kenmerken niet.
Voor het beste behoud van de opmaak gebruikt u altijd Word naar PDF via Bestand > Opslaan als > PDF, niet via het afdrukdialoogvenster. Dit is het allerbelangrijkste dat u kunt doen om opmaakproblemen te voorkomen.
Lettertypen: het meest voorkomende opmaakprobleem
Als uw PDF er anders uitziet dan het Word-document (ander lettertype, andere letterafstand, andere tekstomloop) zijn lettertypen vrijwel zeker de oorzaak. Wanneer een PDF geen lettertypen insluit, vervangen kijkers wat beschikbaar is op hun apparaat. De vervanging verandert alles wat afhankelijk is van de tekenbreedte.
De oorspronkelijke PDF-export van Word sluit standaard lettertypen in. Controleer dit door naar Bestand > Opslaan als > PDF > Opties en bevestiging dat "ISO 19005-1-compatibel" of de opties voor het insluiten van lettertypen zijn correct ingesteld. Als u een PDF-printerstuurprogramma van derden gebruikt in plaats van de eigen export van Word, controleer dan de instellingen voor het insluiten van lettertypen; niet alle stuurprogramma's schakelen dit standaard in.
Tabellen en lay-outs met meerdere kolommen
Tabellen en lay-outs met meerdere kolommen in Word zijn complexe structuren. Meestal worden ze netjes geconverteerd naar PDF. Als dat niet het geval is, ligt het probleem meestal in het Word-document zelf en niet in de conversie: een tabel die iets te breed is voor de paginamarges, of een kolomindeling met inconsistente spatiëring.
Controleer vóór het exporteren het afdrukvoorbeeld in Word (Ctrl+P). Het afdrukvoorbeeld laat precies zien wat er in de PDF zal verschijnen. Als het er in het voorbeeld verkeerd uitziet, zal het er ook verkeerd uitzien in de PDF. Los lay-outproblemen eerst in Word op en exporteer vervolgens. Een PDF die er verkeerd uitziet, vertelt u bijna altijd dat het Word-document een verborgen lay-outprobleem had.
Pagina-einden en onverwachte blanco pagina's
Extra blanco pagina's in de PDF betekenen meestal extra alineamarkeringen of pagina-einden aan het einde van het Word-document. Schakel opmaakmarkeringen in Word in (Ctrl+Shift+8) en zoek naar alineamarkeringen of symbolen voor pagina-einden na de laatste regel met inhoud. Als u deze vóór het exporteren verwijdert, voorkomt u dat er blanco pagina's in de PDF verschijnen.
Onverwachte pagina-einden midden in de inhoud worden meestal veroorzaakt door 'Pagina-einde vóór'. alineaopmaak toegepast op koppen of specifieke stijlen. Klik in Word met de rechtermuisknop op de kop en ga naar Alinea > Regel- en pagina-einden en controleer of "Pagina-einde vóór" wordt gecontroleerd terwijl dit niet het geval zou moeten zijn.
Afbeeldingen verschuiven van positie in de PDF
Afbeeldingen die "zwevend" in een Word-document – ingesteld om tekst eromheen te laten lopen, of op een vaste positie op de pagina geplaatst – verschuiven soms iets wanneer het wordt geëxporteerd naar PDF. Dit gebeurt omdat de float-positionering enigszins anders wordt geïnterpreteerd door de PDF-engine dan door de lay-outengine van Word.
De meest betrouwbare oplossing is om afbeeldingen in te stellen op 'In lijn met tekst'. in plaats van zwevend: dit verankert ze aan de tekststroom, die voorspelbaar wordt geconverteerd. Voor afbeeldingen die op een specifieke positie moeten blijven, controleert u het PDF-resultaat zorgvuldig en past u de afbeeldingspositie in Word indien nodig enigszins aan voordat u deze opnieuw exporteert.
Converteren zonder Word geïnstalleerd
Als u niet over Word beschikt, verwerkt de Word naar PDF-converter van WukongPDF op www.wukongpdf.com .docx-bestanden rechtstreeks in de browser. Upload het Word-document, download de PDF. Voor standaarddocumenten – rapporten, brieven, voorstellen – blijft de opmaak goed behouden. Voor complexe documenten met aangepaste stijlen, ongebruikelijke lettertypen of ingewikkelde lay-outs levert de eigen export van Word betrouwbaardere resultaten op, indien beschikbaar.