PDFs worden niet zo vaak door e-mailclients geblokkeerd als uitvoerbare bestanden, maar het gebeurt wel. En als dat wel het geval is, is de foutmelding meestal niet erg duidelijk waarom. De oorzaken zijn in twee categorieën te verdelen: het bestand is echt verdacht, of de server of client hanteert een ongebruikelijk beveiligingsbeleid waardoor een normaal bestand wordt onderschept. Elk heeft een andere oplossing.
Limieten bijlagegrootte
De meest voorkomende reden dat een e-mail niet wordt afgeleverd met een PDF-bijlage is niet de beveiliging, maar de grootte. Gmail beperkt bijlagen tot 25 MB. Veel zakelijke e-mailservers stellen limieten van 10 MB of zelfs lager. Wanneer de e-mail stuitert of de bijlage wordt verwijderd, zegt de foutmelding soms 'bijlage geblokkeerd'. zelfs als het echte probleem de bestandsgrootte is.
Controleer de bestandsgrootte voordat u uitgaat van een beveiligingsprobleem. Als het meer dan 10 MB is, is compressie de eerste stap. De PDF Compressie-tool van WukongPDF verkleint de bestandsgrootte doorgaans met 50-80% zonder zichtbaar kwaliteitsverlies. Een PDF van 25 MB die wordt gecomprimeerd tot 4 MB zal de maximale grootte van vrijwel elke e-mailserver opheffen.
De PDF bevat ingebedde uitvoerbare bestanden of JavaScript
PDFs kunnen technisch gezien ingebedde JavaScript, uitvoerbare bijlagen en andere actieve inhoud bevatten. Deze functies zijn in sommige contexten legitiem (interactieve formulieren, levering van ingebedde inhoud), maar worden ook gebruikt bij phishing-aanvallen en de verspreiding van malware. Zakelijke e-mailbeveiligingssystemen en spamfilters scannen PDF-bijlagen op deze elementen en blokkeren bestanden die deze elementen bevatten.
Als uw PDF is gemaakt met een complexe ontwerptool, is geëxporteerd uit een webtoepassing of interactieve functies bevat, kan deze JavaScript bevatten dat beveiligingsfilters activeert, ook al is het bestand legitiem. Door de PDF door een compressie- of optimalisatietool te laten lopen, worden veel van deze actieve inhoudselementen verwijderd, waardoor vaak een schoner bestand ontstaat dat de beveiligingsscan doorstaat.
Bedrijfsbeleid voor e-mailbeveiliging
Sommige zakelijke e-mailomgevingen maken gebruik van e-mailbeveiligingsplatforms die elke bijlage scannen en alles dat met bepaalde patronen overeenkomt in quarantaine plaatsen – niet alleen malware, maar ook bestanden uit specifieke bronnen, bestanden groter dan een bepaalde grootte, bestanden met bepaalde metagegevens of bestanden die zijn verzonden vanaf domeinen die niet op een goedgekeurde lijst staan. Dit beleid varieert sterk tussen organisaties.
Als een ontvanger u vertelt dat uw PDF is geblokkeerd, maar andere bijlagen wel doorkomen, vraag dan aan de IT-afdeling wat het beleid is. Soms is de oplossing net zo eenvoudig als het op de witte lijst zetten van uw e-maildomein. Andere keren heeft de ontvanger toegang tot het bestand via de quarantainebeoordelingsinterface van zijn beveiligingsplatform.
Wachtwoordbeveiligde PDFs en beveiligingsscanners
Ironisch genoeg kan het beveiligen van een PDF met een wachtwoord ervoor zorgen dat deze door sommige e-mailbeveiligingssystemen wordt geblokkeerd. De scanner kan de gecodeerde inhoud niet openen en inspecteren, dus behandelt hij het bestand als potentieel verdacht en plaatst het in quarantaine. Sommige bedrijfsbeveiligingsbeleidsregels blokkeren om deze reden expliciet gecodeerde bijlagen.
Als uw met een wachtwoord beveiligde PDF wordt geblokkeerd, deel deze dan via een link voor cloudopslag (Google Drive, Dropbox of OneDrive) en stuur de link per e-mail. De link zelf is geen bijlage en omzeilt het scannen van bijlagen. Deel het wachtwoord via een apart kanaal.
Oplossingen wanneer e-mail het bestand blijft blokkeren
Wanneer het bezorgen van e-mailbijlagen consequent mislukt voor een specifieke ontvanger of organisatie, is een link voor het delen van bestanden het meest betrouwbare alternatief. Upload naar Google Drive of Dropbox en deel een link. De ontvanger downloadt rechtstreeks vanuit de clouddienst; e-mail is slechts het medium voor de link, niet het bestand zelf.
Als grote hoeveelheden geblokkeerde PDFs naar dezelfde organisatie gaan, is een direct gesprek met het IT-team de moeite waard om hun specifieke beleid te begrijpen. Een vermelding op de witte lijst voor uw domein, of een uitzondering voor specifieke bestandspatronen, lost het probleem permanent op, in plaats van dat er elke keer een oplossing nodig is.