U maakt een PDF in Microsoft Word, voegt deze toe aan een e-mail en verzendt deze naar een klant. Wat u zich misschien niet realiseert, is dat het bestand onzichtbare bagage met zich meedraagt: uw naam, uw bedrijfsnaam, de datum en tijd waarop u het document hebt gemaakt, de softwareversie die u hebt gebruikt en mogelijk zelfs het pad naar het bestand op uw computer dat interne servernamen of mapstructuren onthult. Als het document afbeeldingen bevat, kunnen deze afbeeldingen GPS-coördinaten bevatten die precies aangeven waar de foto is genomen.
PDF-metagegevens zijn het digitale equivalent van het schrijven van aantekeningen in de marges van een gedrukt document. Het is niet zichtbaar op de pagina, maar iedereen die kan kijken, kan het lezen. Voor de meeste alledaagse documenten is deze informatie onschadelijk. Voor contracten, juridische dossiers, vertrouwelijke rapporten en elk document waarbij privacy van belang is, kan het blootleggen van metagegevens een serieus probleem zijn. Het verwijderen voordat u het deelt, duurt minder dan een minuut. Een PDF-editor met mogelijkheden voor het opschonen van metagegevens maakt het proces eenvoudig.
Welke metadata zich in een typische PDF bevindt
Een PDF slaat metagegevens op twee plaatsen op. De Document Information Dictionary bevat velden die zijn ingesteld door de applicatie die het bestand heeft gemaakt: Titel, Auteur, Onderwerp, Trefwoorden, Maker (de applicatie die het bestand heeft gemaakt), Producent (de applicatie die het bestand het laatst heeft gewijzigd), Aanmaakdatum en Wijzigingsdatum. Deze velden kunnen eenvoudig worden bekeken door de documenteigenschappen in een willekeurige PDF-viewer te openen. Op een typisch Office-document bevat Auteur de naam van de persoon die het bestand heeft gemaakt, afkomstig uit zijn of haar softwareprofiel. Dit kan de volledige naam of een gebruikersnaam zijn.
Het Extensible Metadata Platform, of XMP, is een tweede, meer gedetailleerde metadatalaag die is ingebed in de interne structuur van de PDF. XMP kan alles bevatten wat de Document Information Dictionary bevat, plus extra velden: copyrightinformatie, revisiegeschiedenis, bewerkingstijd, GPS-coördinaten van ingebedde afbeeldingen en aangepaste metagegevensvelden die zijn toegevoegd door de creërende software. XMP-gegevens worden opgeslagen als XML en kunnen veel uitgebreider zijn dan de basisdocumenteigenschappen suggereren. Een PDF die er schoon uitziet in het dialoogvenster Documenteigenschappen kan nog steeds uitgebreide XMP-metagegevens bevatten.
Afbeeldingen die in de PDF zijn ingesloten, voegen hun eigen metagegevens toe, met name EXIF-gegevens van digitale foto's en schermafbeeldingen. EXIF kan het cameramodel bevatten, de datum en tijd waarop de foto is gemaakt, de GPS-coördinaten van de locatie en de software die wordt gebruikt om de afbeelding te bewerken. Een foto van een prototypeproduct dat in een PDF-voorstel is ingevoegd, kan via de GPS-tags de exacte locatie van de onderzoeksfaciliteit van het bedrijf onthullen. Dit is het soort onbedoeld informatielek dat door verwijdering van PDF Metadata wordt voorkomen.
Metagegevens bekijken en verwijderen met Adobe Acrobat Pro
Open de PDF in Adobe Acrobat Pro. Ga naar Bestand, Eigenschappen en klik op het tabblad Beschrijving. Dit toont de velden Documentinformatiewoordenboek. U kunt elk veld handmatig wissen door de tekst te selecteren en te verwijderen. Als u de velden in Eigenschappen wist, worden de XMP-metagegevens of verborgen gegevens echter niet verwijderd. Het wist alleen de zichtbare metadatavelden.
Gebruik de functie Document opschonen van Acrobat voor volledige verwijdering van metagegevens. Ga naar Extra, Redigeren en selecteer Document opschonen. Deze tool verwijdert alle metagegevens, inclusief XMP, documenteigenschappen, opmerkingen, verborgen lagen, ingesloten bestandsbijlagen en verborgen tekst. Het maakt ook formuliervelden plat en verwijdert JavaScript. Sanitize Document is een nucleaire optie met één klik voor documentprivacy. Het verwijdert alles wat niet zichtbare pagina-inhoud is. De wisselwerking is dat het ook de functionaliteit verwijdert: formuliervelden kunnen niet langer worden ingevuld, koppelingen kunnen worden verwijderd en eventuele ingesloten bestanden worden verwijderd. Gebruik Sanitize Document wanneer privacy de hoogste prioriteit heeft en functionaliteit kan worden opgeofferd. Gebruik handmatige bewerking van metagegevens wanneer u identificerende informatie wilt verwijderen terwijl u de interactieve functies van het document behoudt.
Metagegevens verwijderen met behulp van browsergebaseerde tools
WukongPDF biedt het opschonen van metagegevens via de editor voor documenteigenschappen. Open de PDF, open het eigenschappenvenster en wis de velden Auteur, Titel, Onderwerp en Trefwoorden. Voor een grondigere opschoning kunnen de tools PDF Privacy XMP-metagegevens en ingesloten EXIF-gegevens uit afbeeldingen in de PDF verwijderen. Het opgeschoonde bestand wordt gedownload als een nieuwe PDF, waarbij het origineel onaangeroerd blijft. Deze aanpak is toegankelijk vanuit elke browser en elk besturingssysteem en vereist geen software-installatie.
De browsergebaseerde PDF Metadata-benadering is vooral handig wanneer u een PDF van iemand anders ontvangt en deze moet doorsturen zonder de metagegevens aan de volgende ontvanger vrij te geven. Open het bestand in WukongPDF, ruim de metadata op, download de opgeschoonde versie en stuur deze door. De naam van de oorspronkelijke afzender, de softwareversie en de bewerkingsgeschiedenis worden verwijderd voordat het document verder in de distributieketen terechtkomt.
GPS-locatiegegevens verwijderen uit afbeeldingen in PDF's
EXIF-gegevens die zijn ingesloten in PDF-afbeeldingen zijn bijzonder gevaarlijk omdat ze onzichtbaar zijn voor elke standaard PDF-metagegevensviewer. Als u het bestand opent, toont Eigenschappen u geen GPS-coördinaten. U hebt een tool nodig die specifiek EXIF-gegevens uit ingesloten afbeeldingen scant en verwijdert. Sommige speciale EXIF-verwijderingstools kunnen een PDF verwerken, elke afbeelding extraheren, de EXIF-gegevens verwijderen en de opgeschoonde afbeelding opnieuw insluiten. Hierdoor blijft het visuele uiterlijk van het document behouden terwijl de verborgen locatiegegevens worden verwijderd.
De veiligste workflow voor documenten met veel afbeeldingen is het verwijderen van EXIF-gegevens uit de afbeeldingen voordat u deze in het brondocument invoegt. In Windows klikt u met de rechtermuisknop op een afbeeldingsbestand, selecteert u Eigenschappen, gaat u naar het tabblad Details en klikt u op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Op Mac gebruikt u het tabblad Extra, Show Inspector en GPS van de Preview-app om locatiegegevens te bekijken en te verwijderen. Als u EXIF op afbeeldingsniveau verwijdert, zorgt u ervoor dat geen enkele PDF die u van die afbeeldingen maakt, locatiegegevens bevat, ongeacht welk hulpmiddel voor het maken van PDF's u gebruikt.
Wanneer het verwijderen van metadata het belangrijkst is
In bepaalde beroepen en situaties is het verwijderen van metadata eerder verplicht dan optioneel. Van advocatenkantoren die documenten bij de rechtbank indienen, wordt verwacht dat zij metagegevens verwijderen die het werkproduct van advocaten, de communicatie met cliënten of de interne revisiegeschiedenis kunnen onthullen. Veel rechtbanken vereisen nu pdf's zonder metagegevens als onderdeel van hun technische standaarden voor e-filing. Overheidsinstanties die documenten publiceren op grond van de vrijheid van informatiewetgeving moeten metagegevens verwijderen die individuele personeelsleden of interne processen kunnen identificeren. Journalisten die documenten uit bronnen delen, moeten metadata verwijderen die de identiteit of locatie van de bron zouden kunnen onthullen.
Voor zakelijke documenten is het risico subtieler. Een voorstel dat naar een klant wordt verzonden, kan metagegevens bevatten waaruit blijkt dat het is gemaakt op basis van een sjabloon dat oorspronkelijk voor een andere klant is gebouwd, waarbij de naam van die klant is ingebed in de documenteigenschappen. Een contract waarover twee bedrijven onderhandelen, kan een herzieningsgeschiedenis bevatten waaruit eerdere onderhandelingsposities blijken. Deze blootstellingen zijn niet kwaadaardig, maar ze kunnen worden voorkomen. Er een gewoonte van maken om PDF Beveiliging-metagegevens op te schonen voordat u een document extern deelt, is een eenvoudige PDF-beveiliging-praktijk die een hele categorie van potentiële schaamte en aansprakelijkheid elimineert.