Uw Word-document bevat een inhoudsopgave, kruisverwijzingen naar figuren en paragrafen, voetnoten die heen en weer linken en hyperlinks naar externe websites. U exporteert het naar PDF, opent het resultaat en klikt op een kruisverwijzing met de tekst "Zie paragraaf 3.2 op pagina 14." Er gebeurt niets. De verwijzing is dode tekst. De klikbare structuur waardoor het Word-document gemakkelijk te navigeren was, heeft de conversie niet overleefd.
Kruisverwijzingen, hyperlinks en inhoudsopgaven kunnen allemaal de conversie van Word naar PDF overleven, maar alleen als de juiste exportinstellingen zijn ingeschakeld en het document de ingebouwde functies van Word gebruikt in plaats van handmatige oplossingen. Het verschil tussen een PDF waarin elke verwijzing een werkende link is en een PDF waarin elke verwijzing dode tekst is, komt neer op een handvol instellingen die seconden nodig hebben om te controleren.
Het kernprincipe: gebruik de ingebouwde functies van Word, geen handmatige opmaak
Elke functie in Word die tijdens de conversie van Word naar PDF een klikbare link creëert, is afhankelijk van het document dat gebruikmaakt van de geautomatiseerde hulpmiddelen van Word in plaats van handmatige tekstinvoer. Een inhoudsopgave gemaakt met Invoegen, Inhoudsopgave wordt geëxporteerd als klikbare items. Een inhoudsopgave die handmatig als platte tekst is getypt, wordt als dode tekst geëxporteerd. Kruisverwijzingen ingevoegd via Invoegen, kruisverwijzingen worden geëxporteerd als klikbare links. Tekst die u handmatig hebt getypt als "Zie pagina 14" zal exporteren als dode tekst omdat Word niet kan weten dat het een referentie zou moeten zijn.
Dit principe strekt zich uit tot elk navigatie-element. Gebruik Insert, Hyperlink voor externe URL's in plaats van "www.example.com" als platte tekst en vertrouwend op de automatische opmaak van Word om het op een link te laten lijken. Gebruik Invoegen, Bladwijzer om ankerpunten voor interne navigatie te maken. Gebruik de ingebouwde kopstijlen van Word, Kop 1, Kop 2, Kop 3, in plaats van tekst handmatig op te maken zodat deze er vetgedrukt uitziet en de lettergrootte wordt gewijzigd. Elke ingebouwde functie genereert gestructureerde gegevens in het document die de PDF-exportengine kan converteren naar functionerende PDF-koppelingen, bladwijzers en kruisverwijzingen.
De PDF-exportinstellingen configureren voor werkende koppelingen
Wanneer u vanuit Word naar PDF exporteert met Bestand, Opslaan als, PDF of Bestand, Exporteren, PDF maken, blijven de interactieve elementen niet altijd behouden bij de standaardinstellingen. Klik op de knop Opties in het dialoogvenster Opslaan als PDF om de exportinstellingen te openen. Controleer onder Niet-afdrukbare informatie opnemen of "Bladwijzers maken met koppen" wordt gecontroleerd. Hiermee worden uw kopstijlen omgezet in PDF-bladwijzers. Controleer of "Documenteigenschappen" is aangevinkt als u wilt dat de PDF-metagegevens de titel en auteur van het Word-document bevatten. Onder het gedeelte PDF-opties vinkt u "ISO 19005-1-compatibel (PDF/A)" aan. alleen als u PDF/A-archiveringscompatibiliteit nodig heeft en begrijpt dat deze instelling sommige interactieve functies kan uitschakelen.
De meest kritische instelling voor kruisverwijzingen bevindt zich helemaal niet in het dialoogvenster Opties. Het staat in de belangrijkste voorkeuren van Word. Ga naar Bestand, Opties, Geavanceerd en blader naar de sectie Documentinhoud weergeven. Controleer of "Veldcodes weergeven in plaats van hun waarden" is uitgeschakeld. Als veldcodes worden weergegeven, exporteert de PDF-export de onbewerkte veldcodetekst, zoiets als "{ REF _Ref12345 \h }" in plaats van de opgeloste referentietekst. De geëxporteerde PDF toont veldcodes in plaats van paginanummers en sectietitels, wat veel erger is dan dode links.
Hoe u kunt verifiëren dat kruisverwijzingen de conversie hebben overleefd
Ga er na het exporteren van de PDF niet vanuit dat alles werkte. Open de pdf en test methodisch een paar links. Klik op een inhoudsopgave. Het zou naar de overeenkomstige kop moeten springen. Klik op een kruisverwijzing zoals "Zie Figuur 3 op pagina 7." Er moet naar Figuur 3 worden gesprongen. Klik op een externe hyperlink. Het zou de URL in uw standaardbrowser moeten openen. Als een van deze mislukt, moeten de exportinstellingen worden aangepast of gebruikt het brondocument handmatige opmaak in plaats van ingebouwde functies.
Voetnoten en eindnoten verdienen bijzondere aandacht omdat er sprake is van bidirectionele verbindingen. Klik op een voetnootreferentienummer in de hoofdtekst. Het zou naar de voetnoot onderaan de pagina moeten springen. Zoek vervolgens naar een retourlink in de voetnoot zelf die terugspringt naar het referentiepunt in de hoofdtekst. Word exporteert zowel de neerwaartse als de opwaartse koppelingen als het document Invoeging, Voetnoot gebruikt in plaats van handmatig getypte superscriptnummers. Handmatige voetnootnummers zijn aan beide kanten dood.
Wat te doen als kruisverwijzingen breken tijdens het exporteren
Als kruisverwijzingen in de geëxporteerde PDF ontbreken, bevindt de oplossing zich in het Word-brondocument en niet in de PDF. Keer terug naar Word en controleer of elke kruisverwijzing is gemaakt met Invoegen, Kruisverwijzing en niet handmatig is getypt. Werk alle velden bij door op Ctrl+A te drukken om alles te selecteren en vervolgens op F9 om alle velden bij te werken. Dit dwingt Word om elke kruisverwijzing, inhoudsopgave en veldcode opnieuw te berekenen. Verouderde veldcaches kunnen ertoe leiden dat verwijzingen naar onjuiste pagina's verwijzen of fouttekst weergeven in plaats van de bedoelde verwijzing. Na het bijwerken exporteert u opnieuw naar PDF en verifieert u de links opnieuw.
Als het bijwerken van velden het probleem niet oplost, bevat het document mogelijk defecte veldcodes. Druk op Alt+F9 om de veldcodeweergave in of uit te schakelen. Zoek naar kruisverwijzingsvelden die foutmeldingen weergeven, zoals 'Error!' Referentiebron niet gevonden." Deze verbroken verwijzingen moeten opnieuw worden gemaakt in Word voordat het document een schone PDF Export kan produceren. Verwijder de verbroken kruisverwijzing, navigeer naar de doellocatie, voeg een bladwijzer in, keer terug naar de referentielocatie en voeg een nieuwe kruisverwijzing in die naar die bladwijzer verwijst. Dit handmatige reparatieproces is vervelend, maar het is de enige betrouwbare manier om een verbroken kruisverwijzing te herstellen.
Converteren met Google Documenten en andere tekstverwerkers
Google Documenten gaat anders om met PDF Links en kruisverwijzingen dan Word. Wanneer u een Google-document als pdf downloadt, blijven hyperlinks naar externe URL's behouden en blijven klikbaar. Koppen die zijn opgemaakt met de ingebouwde kopstijlen van Google Documenten worden automatisch PDF-bladwijzers. Google Documenten ondersteunt echter geen kruisverwijzingen naar specifieke secties of paginanummers zoals Word dat doet. Als uw Google-document interne navigatie bevat, gebruikt u Invoegen, Bladwijzer om ankers te maken en Invoegen, Link om koppelingen naar die bladwijzers te maken. Deze bladwijzerlinks overleven de PDF-export en zorgen voor functionele interne navigatie in de resulterende PDF.
Apple Pages verwerkt de PDF-export op dezelfde manier. Externe hyperlinks blijven behouden. Een inhoudsopgave gegenereerd door Pages' Insert, Table of Contents-functie wordt geëxporteerd als klikbare items. Kruisverwijzingen tussen secties worden niet standaard ondersteund in Pages, dus documenten die interne kruisverwijzingen vereisen, kunnen beter in Word worden geschreven, dat het meest volwassen kruisverwijzingssysteem heeft onder de reguliere tekstverwerkers. De Word-naar-PDF-conversietool van WukongPDF verwerkt documenten met hun kruisverwijzingsstructuur intact, en voor documenten waarvan de exportinstellingen tijdens het maken zijn gemist, kunnen de PDF-bewerkingstools handmatig hyperlinks toevoegen om verbroken verwijzingen te vervangen, hoewel het handmatig toevoegen van links veel langzamer is dan het de eerste keer goed krijgen van de exportinstellingen.