Een pdf-kop naar de rechtbank omvat meer dan alleen de zichtbare inhoud van de pagina's. Het draagt een auteursnaam die de specifieke advocaat kan identificeren die het heeft opgesteld. Een aanmaakdatum die precies onthult wanneer het document is opgesteld. Een wijzigingsgeschiedenis met elke wijziging die tijdens de voorbereiding is aangebracht. Software-ID's die onthullen welke tools zijn gebruikt. Mogelijk opmerkingen, revisiemarkeringen of ingesloten bestandspaden die verwijzen naar interne netwerklocaties. Geen van deze metagegevens is zichtbaar wanneer u het document normaal bekijkt. Het is allemaal toegankelijk voor iedereen die weet hoe de documenteigenschappen moeten worden geopend. In een juridische context kunnen metadata werkproducten van advocaten, interne strategie of bevoorrechte communicatie onthullen waarvoor het zichtbare document zorgvuldig is opgesteld om te beschermen.
Het opschonen van metagegevens uit een pdf vóór indiening bij de rechtbank is in veel rechtsgebieden een verplichte stap en in alle rechtsgebieden een best practice. Bij het opschoonproces worden verborgen gegevens verwijderd die de vertrouwelijkheid van de cliënt in gevaar kunnen brengen, de processtrategie aan het licht kunnen brengen of de gerechtelijke regels met betrekking tot elektronische archivering kunnen schenden. In deze handleiding wordt beschreven wat u moet verwijderen en hoe u kunt controleren of de reiniging is voltooid.
Volgens het Administratiekantoor van de Amerikaanse rechtbanken zijn metagegevens in elektronisch ingediende documenten het onderwerp geweest van meerdere rechterlijke bevelen, waarbij advocaten worden verplicht ervoor te zorgen dat verborgen gegevens worden verwijderd voordat ze worden ingediend (U.S. Courts, "Electronic Indieningsvereisten", 2024).
Metagegevensvelden die moeten worden gecontroleerd vóór indiening bij de rechtbank
| Metagegevensveld | Wat het onthult | Aanbevolen actie |
|---|---|---|
| Auteur | De naam van de persoon die het document heeft gemaakt of het laatst heeft bewerkt. Kan specifieke advocaten of personeel identificeren | Vervang door de naam van het advocatenkantoor of de geregistreerde advocaat. Verwijder individuele personeelsnamen |
| Schepper / Producent | De softwaretoepassing waarmee de PDF is gemaakt. Onthult de tools die worden gebruikt bij het voorbereiden van documenten | Over het algemeen aanvaardbaar om te vertrekken. Kan relevant zijn als de rechtbank specifieke software voor het maken van pdf's vereist |
| Aanmaak- en wijzigingsdata | Tijdstempels die aangeven wanneer het document voor het eerst is gemaakt en voor het laatst is gewijzigd. Onthult voorbereidingstijdlijn | Over het algemeen aanvaardbaar om te vertrekken. De indieningsdatum is een zaak van de rechtbank. Wijzigingsdatums kunnen last-minute wijzigingen aan het licht brengen |
| Onderwerp en trefwoorden | Beschrijvende metadata die interne projectcodes, klantnamen of casestrategielabels kunnen bevatten | Verwijder of vervang alleen door het zaaknummer en de documenttitel. Neem geen interne categorisatie op |
| Opmerkingen en revisiegeschiedenis | Interne opmerkingen, de geschiedenis van wijzigingen bijhouden en aantekeningen van revisoren die in het document zijn ingesloten | Moet volledig verwijderd worden. Opmerkingen en revisiegeschiedenis zijn de meest voorkomende bron van onbedoelde openbaarmaking van metagegevens |
Browsergebaseerde tools voor het opschonen van metagegevens gebruiken
Upload de PDF naar een browsergebaseerde tool die het opschonen of opschonen van metagegevens mogelijk maakt. De tool scant het document op verborgen gegevens en presenteert een lijst met wat er is gevonden. Bekijk de lijst en selecteer de items die u wilt verwijderen. Verwijder minimaal auteursnamen, onderwerp en trefwoorden, opmerkingen en revisiegeschiedenis. Voer de reinigingsbewerking uit en download het opgeschoonde bestand. Open het opgeschoonde bestand en controleer het door de documenteigenschappen te controleren. Elk veld dat u wilt verwijderen, moet leeg zijn of worden vervangen door de door u opgegeven waarde.
WukongPDF verwerkt PDF's en ondersteunt de beoordeling van metagegevens. De stap voor het opschonen van metadata PDF Security moet de laatste handeling vóór het archiveren zijn en moet worden uitgevoerd nadat alle inhoudsbewerkingen en opmaakaanpassingen zijn voltooid.
Controleren of het opschonen van metadata is voltooid
Open na het opschonen de PDF in een lezer die de volledige documenteigenschappen weergeeft. Controleer elk metadataveld. Controleer of de auteurs-, onderwerp- en trefwoordvelden leeg zijn of alleen de informatie bevatten die u daar opzettelijk hebt geplaatst. Zoek in het document naar tekst die verwijderd had moeten worden. De verificatie duurt twee minuten en is de laatste controle vóór het indienen. Een door de tegenpartij ontdekte openbaarmaking van metagegevens is een probleem. Een openbaarmaking van metagegevens die u vóór de archivering hebt opgemerkt en gerepareerd, is dat niet.
De PDF Legal-standaard voor metagegevens in gerechtelijke dossiers is dat het document geen verborgen informatie mag bevatten die verder gaat dan wat zichtbaar is op de afgedrukte pagina's. Het metadata-opschoningsproces zorgt ervoor dat aan deze standaard wordt voldaan.
Redactie en opschonen van metadata: twee afzonderlijke stappen
Met redactie wordt zichtbare inhoud van pagina's verwijderd. Metadata-opschoning verwijdert verborgen gegevens uit de documentstructuur. Beide moeten worden uitgevoerd vóór de indiening bij de rechtbank, in de juiste volgorde. Eerst redigeren. Wanneer de redactie is voltooid en geverifieerd, ruimt u de metagegevens op. Door de opschoonstap kan informatie over het redactieproces zelf worden verwijderd, wat acceptabel is.
Voer na beide stappen een laatste beoordeling uit. Controleer of de geredigeerde inhoud verdwenen is en de metagegevensvelden schoon zijn. De PDF Legal-standaard voor gerechtelijke dossiers vereist dat zowel zichtbare als verborgen informatie correct wordt beheerd. Geen enkele stap alleen is voldoende.
Metagegevens opschonen voor elektronisch opgeslagen documenten met bijlagen
Een gerechtelijke indiening omvat vaak een hoofddocument en meerdere bewijsstukken. Van elk bestand in het archiveringspakket moeten de metagegevens worden opgeschoond. Het hoofddocument krijgt de meeste aandacht omdat het de primaire inhoud bevat. De exposities zijn gemakkelijker over het hoofd te zien omdat het ondersteunende documenten zijn. Het openbaar maken van metagegevens in een bewijsstuk is net zo problematisch als in het hoofddossier.
Verwerk alle bestanden in het archiveringspakket via dezelfde workflow voor het opschonen van metagegevens. Controleer na het opschonen elk bestand, niet alleen het hoofddocument. De metadatastandaard PDF Legal geldt voor de gehele archivering, niet selectief voor het meest zichtbare document.
Een checklist voor het opschonen van metagegevens maken voor terugkerende archiveringen
Advocatenkantoren en juridische afdelingen die regelmatig documenten archiveren, profiteren van een checklist voor het opschonen van metadata. De checklist vermeldt elk veld dat moet worden gecontroleerd, de aanvaardbare waarden voor elk veld en de verificatiestappen. Loop vóór elke indiening de checklist door. De checklist standaardiseert het schoonmaakproces en zorgt ervoor dat geen enkel veld over het hoofd wordt gezien wanneer dossiers onder deadlinedruk worden voorbereid.
De metadatachecklist PDF Security moet een levend document zijn. Wanneer een rechtbank nieuwe richtlijnen uitvaardigt over metagegevens in elektronische documenten, moet u de checklist bijwerken. Wanneer een nieuw metagegevensveld wordt geïntroduceerd door bijgewerkte software voor het maken van PDF's, voegt u dit toe aan de checklist. De checklist evolueert mee met de indieningsvereisten.
Omgaan met metadata in documenten ontvangen van derden
Een indiening kan documenten omvatten die zijn ontvangen van cliënten, advocaten van de tegenpartij, getuigen-deskundigen of overheidsinstanties. Deze documenten bevatten hun eigen metagegevens van hun oorspronkelijke makers. U bent verantwoordelijk voor het opschonen van de metagegevens van elk document dat u archiveert, ook van de documenten die u niet heeft gemaakt. De metadata in een document van een derde kunnen informatie bevatten die de derde niet met de rechtbank wilde delen.
Verwerk documenten van derden via dezelfde workflow voor het opschonen van metagegevens als uw eigen workflow. Ga er niet van uit dat u, omdat u het document niet hebt gemaakt, niet verantwoordelijk bent voor de metagegevens ervan. De PDF Legal-verplichting om schone documenten in te dienen geldt voor elk document in uw indiening, ongeacht de herkomst.