Een manager vraagt u om namens hem of haar een contract te ondertekenen. Ze zijn op reis, niet beschikbaar of hebben de tekenbevoegdheid aan u gedelegeerd. Je hebt het document. U heeft de machtiging. Maar de handtekeningregel vraagt om hun naam, niet die van jou. Als u de naam van iemand anders op een pdf ondertekent, zelfs met diens toestemming, roept dit juridische vragen op die afhankelijk zijn van het type handtekening, het rechtsgebied en de specifieke toestemming die u heeft gekregen. Het antwoord is niet eenvoudig ja of nee. Het hangt ervan af of u een elektronische handtekening of een digitale handtekening toepast, of u namens hen ondertekent in uw eigen naam of rechtstreeks hun naam ondertekent, en welke documentatie er bestaat om de autorisatie te bewijzen.
Deze gids behandelt het wettelijke kader voor het ondertekenen namens iemand anders, de praktische methoden om dit op de juiste manier te doen, en de documentatie die zowel u als de persoon voor wie u tekent, beschermt.
Volgens het agentuurrecht in de meeste rechtsgebieden kan een persoon die bevoegd is om namens een ander op te treden, een zogenaamde agent, documenten in die hoedanigheid ondertekenen. De handtekening bindt de principaal, niet de agent. De autoriteit moet bestaan. De handtekening moet de agentschaprelatie aangeven.
Het Agency-principe: tekenen als agent, niet als imitator
Wanneer u namens iemand anders tekent, tekent u als hun vertegenwoordiger en doet u zich niet voor als die persoon. De handtekening moet de relatie met het agentschap duidelijk maken. Het juiste formaat voor de handtekening van een agent is de naam van de opdrachtgever, gevolgd door de naam van de agent en de capaciteit van het bureau. Bijvoorbeeld: "Acme Corporation, door Jane Smith, gemachtigde vertegenwoordiger" of "John Doe, door Jane Smith, onder volmacht." Dit formaat vertelt de ontvanger dat de handtekening is aangebracht door een agent met de juiste bevoegdheid, waarbij gebruik wordt gemaakt van de ondertekeningshulpmiddelen WukongPDF PDF Legal met de juiste bevoegdheid.
Bij de Sign PDF-methode voor handtekeningen van instanties moet uw eigen handtekening worden gebruikt, en niet een kopie van de handtekening van de hoofdpersoon. Door de naam van de opdrachtgever rechtstreeks te ondertekenen, zelfs met toestemming, ontstaat een document dat ten onrechte door de opdrachtgever persoonlijk lijkt te zijn ondertekend. Dit is juridisch problematisch en kan in sommige rechtsgebieden zelfs met mondelinge toestemming een vervalsing vormen.
Het documenteren van de autorisatie
Voordat u namens iemand anders tekent, dient u schriftelijke toestemming te verkrijgen. Een e-mail van de opdrachtgever waarin staat dat u bevoegd bent om het specifieke document te ondertekenen, is voor de meeste zakelijke doeleinden voldoende. Voor documenten met een hogere inzet, zoals contracten boven een bepaalde waarde of juridische documenten, kan een formele volmacht of een bedrijfsresolutie nodig zijn die u machtigt om te ondertekenen. De documentatie moet het document identificeren, vermelden dat u bevoegd bent om het te ondertekenen, en gelijktijdig met de ondertekening gedateerd zijn.
Bewaar de machtiging bij het ondertekende document. Het PDF Security-audittraject voor de handtekening van een bureau omvat zowel het ondertekende document als de autorisatie die u de bevoegdheid gaf om het te ondertekenen. Zonder de autorisatie zorgt een betwisting van de geldigheid van de handtekening ervoor dat u geen bewijs heeft van uw autoriteit.
Elektronische versus digitale handtekeningen voor ondertekening door bureaus
Een elektronische handtekening, getekend of getypt in het handtekeningveld, kan door een agent worden aangebracht in het hierboven beschreven bureauformaat. Een digitale handtekening ondersteund door een certificaat levert een complicatie op. Het certificaat wordt afgegeven aan een individu. Met de digitale handtekening wordt u, de agent, geïdentificeerd als de ondertekenaar. Dit is technisch correct omdat u het document heeft ondertekend. De ontvanger mag echter wel de hoofdidentiteit op de handtekening verwachten. Vermeld in begeleidende correspondentie dat het document is ondertekend door een bevoegde agent.
De best practice van PDF Legal voor digitale handtekeningen van bureaus is om te ondertekenen met uw eigen certificaat en de capaciteit van het bureau op te nemen in de weergave van de handtekening. Het handtekeningpaneel toont uw geverifieerde identiteit. Uit de handtekeningtekst blijkt dat u als agent heeft getekend. Beide zijn nauwkeurig en verifieerbaar.
Wanneer u niet namens iemand anders moet tekenen
Teken niet namens iemand anders als u niet over een duidelijke, gedocumenteerde machtiging beschikt. Onderteken niet als het document notariële bekrachtiging vereist en u niet als gevolmachtigde voor een notaris verschijnt. Onderteken niet als het document specifiek de persoonlijke handtekening van de opdrachtgever vereist en ondertekening door een bureau niet is toegestaan. Deze situaties vereisen dat de opdrachtgever persoonlijk tekent. Uw handtekening, zelfs met toestemming, voldoet niet aan de vereiste.
De workflow van het bureau Sign PDF is rechtsgeldig als deze op de juiste manier is geautoriseerd en op de juiste manier is opgemaakt. Het is juridisch riskant als het wordt gedaan zonder toestemming of met een handtekeningformaat dat de relatie met het agentschap vertroebelt.
Bedrijfsondertekenbevoegdheid en delegatiebeleid
De meeste organisaties hebben beleid waarin wordt bepaald wie wat kan ondertekenen. Een CEO kan alles ondertekenen. Een afdelingshoofd kan binnen zijn afdeling documenten ondertekenen. Een manager kan routinematige operationele documenten ondertekenen. Het beleid moet gedocumenteerd en toegankelijk zijn. Wanneer u namens iemand anders tekent, vloeit uw bevoegdheid voort uit dit beleid. Als u wordt betwist, kunt u verwijzen naar het beleid dat u heeft geautoriseerd.
Als uw organisatie geen beleid voor ondertekeningsbevoegdheid heeft, vraag dan om er een te creëren. Het PDF Legal-framework voor ondertekening door bedrijven is gebaseerd op gedelegeerde autoriteit. Het beleid documenteert de delegatie.
Vereisten voor elektronische handtekeningen versus natte inkt per documenttype
Sommige documenten vereisen wettelijk een handtekening met natte inkt, ongeacht de wetgeving inzake elektronische handtekeningen. Vastgoedakten in veel rechtsgebieden. Testamenten en trusts. Bepaalde familierechtelijke documenten. Deze documenten kunnen niet elektronisch, door een agent of door de opdrachtgever worden ondertekend. Controleer de vereisten voor uw specifieke documenttype en rechtsgebied voordat u een elektronische handtekening gebruikt.
De workflow Sign PDF is geen universele vervanging voor fysieke handtekeningen. Weet welke documenten inkt vereisen voordat u een elektronische handtekening toepast.
Het verschil tussen autorisatie en ratificatie
Autorisatie is toestemming die wordt gegeven voordat u tekent. Bekrachtiging is goedkeuring die wordt gegeven nadat u heeft getekend. Als u tekent zonder voorafgaande toestemming, maar de opdrachtgever uw handtekening later bekrachtigt, kan de handtekening met terugwerkende kracht rechtsgeldig worden. Ratificatie is echter niet gegarandeerd. De opdrachtgever kan ervoor kiezen om het niet te ratificeren, waardoor u persoonlijk wordt blootgesteld aan ondertekening zonder toestemming.
Vraag toestemming voordat u ondertekent. Vertrouw niet op ratificatie achteraf. Het PDF Legal-framework voor ondertekening door agentschappen is gebaseerd op voorafgaande toestemming. Ratificatie is een vangnet voor noodsituaties, en geen standaardworkflow.
Ondertekenen namens een organisatie versus een individu
Tekenen voor een bedrijf is anders dan tekenen voor een persoon. Een onderneming handelt via haar bevoegde vertegenwoordigers. Uw handtekening is bindend voor het bedrijf als u de juiste functie bekleedt of als u tekenbevoegdheid heeft gekregen. Voor het tekenen voor een individu is die individuele specifieke toestemming vereist, meestal via een volmacht. De wettelijke norm voor corporate agency is over het algemeen flexibeler dan voor personal agency.
Controleer of u tekent voor een organisatie of een individu. De machtigingsvereisten van Sign PDF verschillen tussen de twee. Ondertekening door bedrijven wordt bepaald door het beleid van de organisatie. Voor individuele ondertekening is persoonlijke toestemming vereist.