Google Drive kan PDFs rechtstreeks openen en converteren naar de Google Docs-indeling, zonder dat er een tool van derden nodig is. Het is ingebouwd in Drive en voor de meeste op tekst gebaseerde PDFs is het resultaat een bewerkbaar document waarmee u onmiddellijk kunt werken.
Hoe het te doen
Ga naar drive.google.com en upload de PDF door deze naar het Drive-venster te slepen of door de optie Nieuw → Bestand uploaden te gebruiken. Eenmaal geüpload, klikt u met de rechtermuisknop op het PDF-bestand in Drive en kiest u Openen met → Google Documenten. Google converteert de PDF en opent deze als een bewerkbaar Google Documenten-document in een nieuw browsertabblad. De originele PDF blijft ongewijzigd in Drive staan.
Dat is het hele proces. Het geconverteerde document wordt automatisch in uw Drive opgeslagen als een Google Docs-bestand, los van de originele PDF.
Hoe het geconverteerde document eruit ziet
Voor eenvoudige tekstdocumenten – een brief, een rapport, een eenvoudig contract – is de conversie meestal accuraat. De tekst is bewerkbaar, kopjes blijven behouden en de basisopmaak blijft behouden. Er kunnen lettertypevervangingen optreden als het origineel lettertypen gebruikt die geen deel uitmaken van de standaardbibliotheek van Google, maar de inhoud correct leest.
Complexere documenten (tabellen, lay-outs met meerdere kolommen, PDFs met strakke tekst- en afbeeldingsindelingen) moeten vaak handmatig worden opgeschoond. Tabellen komen soms als platte tekst over. Kolomindelingen kunnen worden samengevoegd tot één enkele kolom. Afbeeldingen kunnen ontbreken of verplaatst zijn. Voor deze documenten verwerkt een speciale PDF Converter-tool de conversie vaak beter dan de ingebouwde aanpak van Google Docs.
Gescande PDFs werken ook — met beperkingen
Google Documenten kan gescande PDFs openen en voert OCR automatisch uit om de tekst te extraheren. De nauwkeurigheid varieert afhankelijk van de scankwaliteit. Een schone, contrastrijke scan van afgedrukte tekst levert goede conversies op. Een vervaagde scan, handgeschreven inhoud of een afbeelding met een lage resolutie levert meer fouten op die moeten worden gecorrigeerd. Lees na de conversie het document door en corrigeer eventuele OCR-fouten voordat u het gaat bewerken.
Het geconverteerde document delen en exporteren
Eenmaal in Google Documenten kunt u het delen met bijdragers voor realtime bewerking, bewerkingen voorstellen met de commentaarmodus of het terug exporteren naar verschillende formaten. Ga naar Bestand → Downloaden om het als Word .docx-bestand, als gewoon tekstbestand of terug als PDF te downloaden. Als het doel was om de inhoud te bewerken en een nieuwe PDF te maken, is bewerken in Documenten en vervolgens downloaden als PDF de schoonste workflow.
Wanneer de opmaak belangrijker is dan de bewerkbaarheid
Als het uw doel is om kleine wijzigingen aan te brengen in een goed opgemaakt document terwijl de lay-out intact blijft, is het converteren naar Google Documenten riskant. U zult meer tijd besteden aan het herstellen van verloren opmaak dan aan het daadwerkelijk bewerken ervan. In die gevallen is het praktischer om een PDF-editor te gebruiken om tekstwijzigingen rechtstreeks op de PDF te plaatsen. De conversie van Google Documenten werkt het beste als u de inhoud substantieel moet herschrijven of herstructureren en het niet erg vindt om de opmaak daarna opnieuw te maken.