Een klant stuurt een PDF die hij moet bijwerken: een voorstel dat u zes maanden geleden hebt geschreven, een contractsjabloon dat hij wil herzien, een rapport waaraan nieuwe gegevens moeten worden toegevoegd. Je opent het, probeert op de tekst te klikken en er gebeurt niets. Het document is vergrendeld. Ze hebben het originele bestand niet. Je hebt een deadline. Hier ziet u hoe u dit kunt aanpakken.
Begrijp eerst waarom het niet kan worden bewerkt
Niet alle niet-bewerkbare PDFs zijn in dezelfde situatie, en de juiste aanpak hangt af van de PDFs waarmee u te maken heeft.
- Het is een gescand document: de PDF is een afbeelding van een fysiek document. Er is geen selecteerbare tekst, alleen pixels. Ergens klikken levert niets op.
- Het heeft machtigingsbeperkingen: de PDF bevat echte tekst, maar bewerken is uitgeschakeld door een machtigingswachtwoord. Je kunt het lezen, maar er niets aan veranderen.
- Het is een standaard PDF zonder bewerkingstools: er zijn geen beperkingen, je hebt alleen geen PDF-editor geopend. Dit is het gemakkelijkste geval: open het in een editor en je bent klaar.
Snelle test: probeer te klikken en te slepen om een woord te markeren. Als je tekst kunt selecteren, bevat het document echte tekst en wordt het niet beperkt door een machtigingsvergrendeling. Je hebt alleen het juiste gereedschap nodig. Als er niets opvalt, heb je te maken met een scan of een bestand met beperkte rechten.
Optie 1: Converteer het naar Word en bewerk het daar
Voor op tekst gebaseerde PDFs waarvan de inhoud selecteerbaar is, is converteren naar Word meestal het schoonste pad. U krijgt een volledig bewerkbaar document, de bekende bewerkingshulpmiddelen van Word, de mogelijkheid om Wijzigingen bijhouden te gebruiken voor klantbeoordeling en een gemakkelijke route terug naar PDF zodra de bewerkingen zijn voltooid.
De conversie zal niet altijd pixel-perfect zijn (lettertypen kunnen vervangen, sommige lay-outelementen kunnen verschuiven), maar voor documenten met veel tekst, zoals voorstellen, contracten en rapporten, is de uitvoer helder genoeg om er direct mee te werken. De PDF naar Word-tool van WukongPDF op www.wukongpdf.com voert de conversie uit zonder dat enige software-installatie vereist is.
Nadat u de wijzigingen in Word heeft aangebracht, exporteert u terug naar PDF voordat u het terugstuurt naar de client. Ze hebben je een PDF gestuurd; ze verwachten waarschijnlijk een PDF terug.
Optie 2: rechtstreeks bewerken in een PDF Editor
Als de wijzigingen klein zijn (een datumupdate, een naamcorrectie, het omwisselen van een cijfer) is het converteren naar Word en terug meer stappen dan de bewerking rechtvaardigt. Met een PDF-editor kunt u rechtstreeks op tekst klikken en deze wijzigen zonder het PDF-formaat te verlaten.
De beperking is dat PDF-editors het beste werken voor kleine, gelokaliseerde bewerkingen. Het toevoegen van een alinea, het substantieel herstructureren van de inhoud of het veranderen van iets dat de lay-out van meerdere pagina's beïnvloedt, is lastig in een PDF-editor vergeleken met Word. Gebruik het voor gerichte correcties; gebruik Word-conversie voor alles waarbij aanzienlijk herschreven moet worden.
Optie 3: Voer eerst OCR uit als het een gescand document is
Als de PDF een scan is (geen selecteerbare tekst ergens in het document), moet u tekst maken voordat u deze kunt bewerken. OCR (Optical Character Recognition) leest de afbeelding en zet deze om in echte, selecteerbare tekst, ingebed in de PDF.
Na OCR heeft het document echte tekst en kan het worden geconverteerd naar Word of worden bewerkt in een PDF-editor. De OCR-uitvoer zal niet perfect zijn (nauwkeurigheid hangt af van de scankwaliteit), dus plan een proefleesbeurt voordat het document teruggaat naar de klant. Voor alles met cijfers moet u elk cijfer vergelijken met de originele scan.
Vóór dit alles: vraag naar het bronbestand
Het is de moeite waard om de klant te vragen of hij nog over het originele Word-, Excel- of InDesign-bestand beschikt voordat hij het PDF-bewerkingsproces doorloopt. Veel klanten sturen uit gewoonte PDFs zonder na te denken of de bewerkbare versie nog bestaat. Als ze het bronbestand wel hebben, gaat het bewerken en opnieuw exporteren sneller en levert het een schoner resultaat op dan het werken via PDF-conversie.
Een snelle vraag 'Heeft u het originele bewerkbare bestand?' e-mailen duurt dertig seconden en kan een uur aan opruimwerk besparen. Het is de eerste vraag die u moet stellen voordat u een conversietool opent.
Terug naar die deadline
In volgorde: vraag eerst naar het bronbestand. Als deze niet beschikbaar is, controleer dan of de tekst selecteerbaar is. Als dit het geval is, converteer dan naar Word via de tool PDF naar Word van WukongPDF, breng de wijzigingen aan en exporteer terug naar PDF. Als de tekst niet selecteerbaar is, voer dan eerst OCR uit en converteer vervolgens. Het hele proces – OCR, conversie, bewerken, opnieuw exporteren – duurt voor een standaarddocument vijftien tot dertig minuten. Jij haalt de deadline.