U ontvangt een PDF en probeert deze af te drukken, maar de afdrukoptie is grijs. U probeert een alinea tekst te kopiëren om in een e-mail te citeren, maar de kopieeropdracht doet niets. U probeert een opmerking toe te voegen, maar de gereedschappen voor opmerkingen zijn uitgeschakeld. Het bestand wordt geopend en u kunt het lezen, maar de uitgever heeft alle andere functies vergrendeld. Welke beperkingen zijn er feitelijk van kracht en beschermen ze het document daadwerkelijk of zorgen ze alleen maar voor wrijving?
PDF's kunnen een reeks toestemmingsvlaggen bevatten die bepalen wat ontvangers met het bestand kunnen doen. Deze machtigingen worden afgedwongen door de PDF-viewer, niet door codering, wat betekent dat ze een verkeersdrempel vormen en geen muur. Controleren welke machtigingen voor een PDF zijn ingesteld, duurt slechts enkele seconden en vertelt u precies wat de uitgever wilde beperken en wat u daadwerkelijk mag doen.
De twee soorten PDF-beveiliging en hoe ze verschillen
Een open wachtwoord, ook wel een gebruikerswachtwoord genoemd, codeert de PDF-inhoud. Zonder het wachtwoord kan het bestand helemaal niet worden geopend. Dit is echte encryptie. Een machtigingswachtwoord, ook wel een eigenaarswachtwoord genoemd, codeert de inhoud niet. Het stelt vlaggen in die de PDF-viewer vertellen bepaalde functies uit te schakelen: afdrukken, bewerken, tekst kopiëren, pagina's extraheren, opmerkingen toevoegen, formuliervelden invullen. Het bestand wordt geopend om te bekijken. De inhoud is toegankelijk. De kijker krijgt te horen dat je bepaalde dingen niet mag doen.
Het onderscheid is van belang omdat toegangswachtwoorden worden afgedwongen door software en niet door cryptografie. Een PDF-viewer die de machtigingsvlaggen respecteert, voorkomt dat u afdrukt. Met een PDF-viewer die deze vlaggen negeert, of een tool die de machtigingen volledig verwijdert, kunt u zonder beperkingen afdrukken. Dit is de reden waarom PDF-beveiliging, gebaseerd op machtigingen, alleen wachtwoorden moeten worden opgevat als een gemaksbarrière en niet als een veiligheidsmaatregel. Het voorkomt onbedoelde acties van eerlijke gebruikers. Het staat een vastberaden omzeiling niet in de weg.
Controleren welke rechten zijn ingesteld op een PDF
Open in Adobe Acrobat de PDF en kijk naar de titelbalk van het document. Als de bestandsnaam wordt gevolgd door "(BEVEILIGD)" tussen haakjes: er gelden beperkingen voor het bestand. Ga naar Bestand, Eigenschappen en selecteer het tabblad Beveiliging. In het veld Beveiligingsmethode wordt het type beveiliging weergegeven. In het Overzicht Documentbeperkingen wordt elke machtiging en de status ervan vermeld: Afdrukken toegestaan of niet toegestaan, Het wijzigen van het document toegestaan of niet toegestaan, Kopiëren van inhoud toegestaan of niet toegestaan, enzovoort. Elke machtiging heeft een duidelijke status Toegestaan of Niet toegestaan.
In Preview op Mac is de beveiligingsinformatie minder gedetailleerd. Open de PDF, ga naar Extra, Inspecteur tonen en klik op het slotje. In het voorbeeld wordt weergegeven of het bestand met een wachtwoord is beveiligd en of het afdrukken of kopiëren beperkt is, maar het inventariseert niet elke machtigingsmarkering zoals Acrobat dat doet.
WukongPDF biedt een toestemmingscontrole in de documenteigenschappenviewer. Upload de PDF en de tool geeft een toestemmingsoverzicht weer waarin elke beperking en de huidige status ervan worden weergegeven. De browsergebaseerde controle werkt op elk besturingssysteem zonder software te installeren en presenteert de informatie in een duidelijke tabel die gemakkelijker te lezen is dan de compacte dialoog van Acrobat.
Elke toestemmingsvlag begrijpen
Afdrukken kan worden ingesteld op Toegestaan, Niet toegestaan of Alleen toegestaan bij lage resolutie. Afdrukken met een lage resolutie beperkt de uitvoer doorgaans tot 150 DPI, wat voldoende is om te lezen, maar zichtbaar zachte tekst en afbeeldingen produceert in vergelijking met afdrukken met volledige resolutie. Met het kopiëren van inhoud bepaalt u of u tekst kunt selecteren en naar het klembord kunt kopiëren. Het kopiëren van inhoud voor toegankelijkheid, een aparte vlag, bepaalt of schermlezers tekst kunnen extraheren voor ondersteunende technologie. Deze vlag moet altijd toegestaan zijn. Als u het kopiëren van de toegankelijkheid beperkt, wordt het document ontoegankelijk voor gebruikers van schermlezers, wat in strijd kan zijn met de toegankelijkheidswetten.
Documentsamenstelling bepaalt of pagina's kunnen worden ingevoegd, verwijderd of geroteerd. Opmerkingen bepalen of annotaties kunnen worden toegevoegd. Het invullen van formuliervelden bepaalt of invulbare formuliervelden actief zijn. Ondertekening bepaalt of digitale handtekeningen kunnen worden toegepast. Pagina-extractie bepaalt of afzonderlijke pagina's als afzonderlijke PDF's kunnen worden uitgetrokken. Elke vlag is onafhankelijk. Van een document kan afdrukken worden toegestaan, maar de bewerking ervan wordt beperkt. Of laat kopiëren toe, maar beperk het afdrukken. De combinatie van vlaggen vertelt je precies wat de uitgever bedoelde.
Wat te doen als machtigingen legitiem gebruik blokkeren
Als u een legitieme behoefte hebt om een PDF met beperkende machtigingen af te drukken, te kopiëren of te bewerken en u het recht hebt om het document te gebruiken, is het verwijderen van het machtigingswachtwoord een technische oplossing. Hulpprogramma's voor het verwijderen van machtigingen verwijderen het eigenaarswachtwoord en zetten alle machtigingsvlaggen terug naar toegestaan. De inhoud wordt niet gedecodeerd omdat deze nooit is gecodeerd. Alleen de beperkingsvlaggen worden gewist.
De verwijderingstool PDF Encryption van WukongPDF zorgt voor het verwijderen van toestemming wanneer u recht heeft op toegang tot de volledige functionaliteit van het document. Upload de pdf. De tool detecteert het machtigingswachtwoord en verwijdert het. De resulterende PDF is onbeperkt. Dit is geschikt wanneer u de beoogde ontvanger van het document bent en het moet gebruiken op manieren die door het machtigingswachtwoord worden voorkomen, zoals het afdrukken van een contract ter ondertekening of het kopiëren van tekst voor een offerte. Het is niet geschikt voor documenten waarvoor u geen toestemming heeft om deze te wijzigen.
Als u de uitgever bent die machtigingen voor uw eigen PDF's instelt, kiest u machtigingen die een doel dienen. Het is redelijk om het afdrukken te beperken op een document dat bedoeld is om op het scherm te worden gelezen. Het beperken van het afdrukken op een belastingformulier dat de ontvanger moet afdrukken, ondertekenen en opsturen is contraproductief. Machtigingen moeten overeenkomen met het beoogde gebruik van het document. Een deken instellen "alles verbieden" beleid voor elke PDF zonder rekening te houden met wat de ontvanger eigenlijk met het bestand moet doen, zorgt voor onnodige wrijving en ondersteuningsverzoeken. Een doordachte machtigingenset beschermt uw inhoud zonder de mensen met wie u deze deelt te frustreren.
Een veelvoorkomend verwarringspunt voor PDF-gebruikers: het verschil tussen machtigingen die in de documenteigenschappen als beperkt worden weergegeven, versus machtigingen die actief worden afgedwongen. Als de beveiligingsmethode van een PDF 'Geen beveiliging' aangeeft, in de documenteigenschappen, maar de afdruk- of kopieerfuncties zijn nog steeds grijs weergegeven in uw viewer, de beperking komt van uw specifieke PDF-viewertoepassing en niet van het bestand zelf. Sommige zakelijke PDF-viewers dwingen organisatiebeleid af dat de eigen machtigingen van het bestand overschrijft. Een door het bedrijf geconfigureerde versie van Adobe Acrobat kan bijvoorbeeld het afdrukken uitschakelen voor alle PDF's die vanuit externe bronnen worden geopend, ongeacht de daadwerkelijke toestemmingsvlaggen van het bestand. Hetzelfde bestand dat in een andere viewer of op een persoonlijk apparaat wordt geopend, kan zonder beperkingen worden afgedrukt. Voordat u problemen met het bestand gaat oplossen, controleert u of de beperking op bestandsniveau van toepassing is door het tabblad Beveiliging in de documenteigenschappen te controleren, of op toepassingsniveau door het bestand in een andere viewer te testen. Beperkingen op bestandsniveau worden weergegeven op het tabblad Beveiliging. Beperkingen op applicatieniveau zijn niet aangegeven in de bestandseigenschappen.