Een urenstaat of factuur arriveert als PDF. Gewerkte uren, datums, projectcodes, allemaal vergrendeld in een formaat dat niet kan worden opgeteld, gesorteerd of geanalyseerd. Handmatig gegevens in een spreadsheet typen werkt voor een paar gegevens, maar wordt een volledige gegevensinvoertaak voor een maand aan urenstaten. Door gegevens te extraheren, verandert de PDF automatisch van een doodlopend document in een bron die de spreadsheet voedt.
Elk handmatig getypt uur is een uur dat niet wordt gefactureerd. Automatische extractie zet gegevens die zijn vastgelegd in PDF's om in factureerbare tijd.
Voor het extraheren van uren en datums uit een urenstaat of factuur van PDF naar Excel is een conversietool nodig die de tabelstructuur behoudt, gevolgd door opschoning om de datum- en tijdformaten te standaardiseren. De OCR PDF en conversietools van WukongPDF verzorgen de extractie, en de onderstaande workflow verandert een stapel urenstaat-PDF's in een geconsolideerd factureringsspreadsheet.
De urenstaat-pdf converteren naar een gestructureerd spreadsheet
Urenstaten en facturen zijn per definitie tabellen. Elke rij is een tijdinvoer met datum, uren, projectcode en beschrijving. Een conversietool met tabelstructuurdetectie brengt deze rijen en kolommen rechtstreeks in spreadsheetcellen in kaart. Bij de conversie blijft het raster behouden, wat het moeilijkste deel is. Door het opruimen worden de gegevens gestandaardiseerd, wat het mechanische deel is.
Voer de conversie uit en open de uitvoer. Controleer of elke PDF-rij wordt weergegeven als een spreadsheetrij. Controleer of datums, uren en projectcodes elk hun eigen kolom innemen. Samengevoegde of gesplitste kolommen geven aan dat tabeldetectie in die lay-out is mislukt en dat voor die specifieke cellen een ander hulpmiddel of handmatige aanpassing nodig is.
Datumformaten standaardiseren na conversie
Datums in PDF's en datums in spreadsheets zijn het zelden eens over het formaat. In geconverteerde spreadsheets kunnen datums zijn opgeslagen als tekenreeksen, datums in DD/MM/JJJJ die Excel verkeerd leest als MM/DD/JJJJ, of datums ontbreken volledig omdat de datumkolom tijdens de conversie als algemene tekst werd behandeld. Leg eerst de datums vast, want elke volgende analyse is afhankelijk van de juiste datums.
De wizard Tekst naar kolommen van Excel converteert tekstdatums in één handeling naar echte datums. Selecteer de datumkolom, open Tekst naar kolommen, kies Gescheiden en selecteer in de derde stap Datum met de bronnotatie. Excel herinterpreteert de hele kolom. Wanneer de notatie inconsistent is tussen de rijen, gebruikt u een formule die elke datum afzonderlijk analyseert op basis van welke posities waarden groter dan 12 bevatten.
Uren en minuten omzetten in decimale tijd
Urenstaten registreren uren vaak in het formaat UU:MM, waarbij 7:30 zeven uur en dertig minuten betekent. Spreadsheetberekeningen hebben decimale uren nodig, 7,5 betekent zeven en een half. Converteer HH:MM naar decimaal door de tijdswaarde met 24 te vermenigvuldigen. Een cel met 7:30 vermenigvuldigd met 24 is gelijk aan 7,5.
Voor urenstaten met een begin- en eindtijd in plaats van een duur, trekt u begin van eind af. Als het resultaat als tijd wordt weergegeven, noteert u het als een getal en vermenigvuldigt u dit met 24 voor decimale uren. Een dienst van 09.00 tot 17.30 uur bedraagt 8,5 uur. De berekening verwerkt de conversie automatisch zodra de cellen correct zijn opgemaakt.
| Gegevenstype | Veelvoorkomend conversieprobleem | Fixeren in Excel |
|---|---|---|
| Datum (DD/MM/JJJJ) | Geïnterpreteerd als MM/DD/JJJJ, waarbij maand en dag worden verwisseld | Tekst naar kolommen met het juiste bronformaat |
| Tijd (UU:MM) | Opgeslagen als tekst, niet herkend als tijd | Gebruik de functie TIMEVALUE() om tekst naar tijd te converteren |
| Urenduur (7:30) | Decimaal nodig voor berekeningen (7.5) | Vermenigvuldig de tijdswaarde met 24, noteer als getal |
| Projectcode | Voorloopnullen verwijderd (001 wordt 1) | Formatteer de kolom als tekst voordat u deze plakt, of gebruik de aangepaste notatie '000' |
| Valutabedragen | Valutasymbool opgeslagen in cel, waardoor wiskunde wordt voorkomen | Zoek en vervang het stripsymbool en converteer het vervolgens naar een getal |
Meerdere urenstaat-pdf's consolideren in één spreadsheet
Elke urenstaat-PDF wordt geconverteerd naar een eigen spreadsheet. Om een maand aan urenstaten te consolideren, importeert u alle geconverteerde spreadsheets in een hoofdwerkmap. Excel's Power Query importeert automatisch gegevens uit alle bestanden in een map. Plaats alle geconverteerde spreadsheets in één map, gebruik Power Query om ze te laden en voeg ze toe aan één tabel. Consolidatie wordt binnen enkele seconden uitgevoerd, ongeacht het aantal bestanden.
Voeg een kolom met de bronbestandsnaam toe, zodat elke rij teruggaat naar de originele urenstaat-PDF. Power Query neemt automatisch de bronbestandsnaam op bij het laden vanuit een map. Deze traceerbaarheid is van belang bij factureringsgeschillen. Een klant die vragen heeft over een specifiek urentotaal, moet weten uit welke urenstaat dit komt en wanneer het is ingediend.
Omgaan met overuren en verschillende loontarieven
Urenstaten met meerdere loontarieven, vaste uren, overuren en weekendtarieven hebben tariefbewuste urenberekeningen nodig. Scheid de geconverteerde gegevens in kolommen op tarieftype. Pas op elke kolom het juiste uurtarief toe. Tel binnen elke tariefcategorie en vervolgens over de categorieën heen voor het totale te betalen bedrag. Een opzoektabel die projectcodes of dagtypen toewijst aan tariefvermenigvuldigers automatiseert de tarieftoewijzing.
Bouw de tarieflogica één keer op en pas deze toe op elke volgende urenstaat. De conversie- en opschoonstappen produceren gestandaardiseerde gegevens. De tariefberekeningsformules verwerken de gestandaardiseerde gegevens elke periode op identieke wijze. Fouten bij het handmatig opzoeken van tarieven, waarbij de verkeerde vermenigvuldiger wordt toegepast op een vakantiedienst, verdwijnen omdat de formule de regels elke keer consequent toepast.
De maandelijkse urenstaatworkflow automatiseren
De maandelijkse stroom volgt een herhaalbaar patroon: verzamel pdf's, converteer naar spreadsheets, consolideer, standaardiseer datums en uren, genereer een factureringsrapport. Elke stap is automatiseerbaar. Power Query zorgt voor consolidatie en standaardisatie. Excel-sjablonen verwerken het factureringsrapport. De enige handmatige stap is het verzamelen van PDF's, en een controlemap die de conversie van nieuwe bestanden activeert, kan zelfs dat automatiseren.
Documenteer de workflow voor degene die deze volgende maand uitvoert, of voor uzelf als u de stappen bent vergeten. Een checklist van één pagina met de volgorde, hulpmiddelen en instellingen per stap maakt van een maandelijkse strijd een maandelijkse routine. Documentatie is het verschil tussen een workflow die afhankelijk is van het onthouden door één persoon, en een workflow die personeelswisselingen en geheugenverlies overleeft.