Het converteren van een PDF naar een Google-spreadsheet bestaat uit twee stappen: Google ondersteunt geen directe import van PDF naar een spreadsheet, maar een combinatie van conversietools en Google Drive maakt het eenvoudig. Hier leest u hoe u dit betrouwbaar kunt doen.
De snelste methode: PDF naar Excel, vervolgens openen in Google Spreadsheets
De meest betrouwbare route is om de PDF eerst naar een Excel-bestand te converteren en dat bestand vervolgens in Google Spreadsheets te openen. Gebruik de tool PDF naar Excel van WukongPDF om uw PDF te uploaden en het resulterende .xlsx-bestand te downloaden. Ga vervolgens naar Google Drive en klik op Nieuw > Bestand uploaden en upload het .xlsx-bestand. Eenmaal geüpload, klikt u met de rechtermuisknop op het bestand en selecteert u Openen met > Google Spreadsheets.
Google Spreadsheets opent het Excel-bestand en converteert het automatisch. Tabellen, getallen en basisopmaak komen netjes over. Sla het op als een Google-spreadsheet door naar Bestand > Opslaan als Google Spreadsheets: op dat moment is het volledig native en niet langer afhankelijk van het Excel-formaat.
De PDF importfunctie van Google Drive gebruiken
Google Drive kan PDFs rechtstreeks in Google Documenten openen, waardoor tabelgegevens soms bruikbaar worden geëxtraheerd. Upload de PDF naar Drive, klik er met de rechtermuisknop op en selecteer Openen met > Google-documenten. Google probeert de PDF-inhoud om te zetten in een bewerkbaar document.
Tabellen uit eenvoudige PDFs komen vaak over als bewerkbare Google Documenten-tabellen, die u vervolgens kunt kopiëren en plakken in een Google-spreadsheet. Dit werkt goed voor eenvoudige documenten met één tabel, maar heeft moeite met PDFs met meerdere tabellen of met complexe opmaak. Voor hen levert de PDF-naar-Excel-route schonere resultaten op.
Gescande PDFs converteren naar Google Spreadsheets
Gescande PDFs hebben OCR-verwerking nodig voordat de tabelgegevens kunnen worden geëxtraheerd. Voer het bestand door een OCR PDF-tool om een tekstlaagversie te maken, converteer die vervolgens naar Excel en open het Excel-bestand in Google Spreadsheets zoals hierboven beschreven. Zonder de OCR-stap ziet elk conversieprogramma een afbeelding in plaats van gegevens en kan het geen spreadsheetcellen vullen.
De eigen OCR van Google Drive kan dit ook aan: wanneer u een gescande PDF opent met Google Docs, wordt OCR automatisch uitgevoerd. De kwaliteit varieert, maar voor schone scans is deze vaak goed genoeg voor eenvoudige tabelextractie.
Wat u moet controleren na de conversie
Zodra de gegevens in Google Spreadsheets staan, zijn een aantal zaken de moeite waard om te verifiëren voordat u ze gebruikt. Controleer of numerieke kolommen worden herkend als getallen en niet als tekst. Klik op een cel met een getal en kijk of de formulebalk een gewone waarde of een tekstreeks met extra tekens weergeeft. Valutakolommen worden soms geïmporteerd met het daarin opgenomen symbool, wat rekenkunde verhindert.
Datums zijn een ander veel voorkomend probleem. Datums uit PDFs komen vaak binnen als tekenreeksen in regionale indelingen die Google Spreadsheets niet automatisch parseert. Gebruik de functie DATUMWAARDE of noteer > Nummer > Datum om ze om te zetten in de juiste datumwaarden die door sorteren en filteren correct worden herkend.
Het Google-spreadsheet bijgewerkt houden wanneer de PDF verandert
De conversie van PDF naar spreadsheet is een eenmalige momentopname: als de bron PDF wordt bijgewerkt, wordt de Google-spreadsheet niet automatisch bijgewerkt. Voor rapporten of gegevensexports die u regelmatig ontvangt, zorgt het instellen van een consistente conversieworkflow (PDF naar PDF naar Excel, openen in Spreadsheets, plakken in een hoofdblad) ervoor dat alles beheersbaar blijft zonder dat u elke keer opnieuw hoeft te formatteren.