Elke PDF bevat PDF Tools verborgen tijdstempels die vastleggen wanneer de pdf is gemaakt en voor het laatst is gewijzigd. Deze datums worden opgeslagen in de PDF Metadata en kunnen u vertellen wanneer een document oorspronkelijk is geproduceerd, wat handig is voor het verifiëren van documentversies, het vaststellen van tijdlijnen en het bevestigen of u naar de meest recente versie kijkt. Het vinden van de aanmaakdatum duurt een paar seconden via het documenteigenschappenpaneel van een PDF-lezer. Het begrijpen van de documentchronologie is essentieel voor versiebeheer, audittrails en om te bevestigen dat u met het meest recente bestand werkt. De aanmaakdatum is ook handig bij het oplossen van documentproblemen. Als een PDF die vorige week correct werkte nu fouten vertoont, kunt u aan de wijzigingsdatum zien of het bestand tussen toen en nu is gewijzigd. Een onverwachte recente wijzigingsdatum voor een document dat u al maanden niet hebt geopend, geeft aan dat iemand anders of een geautomatiseerd proces het bestand heeft gewijzigd. Dit diagnostische gebruik van documentdatums is een van de meest praktische toepassingen van de metadatavaardigheden die in dit artikel worden beschreven. Begrijpen wanneer een document is gemaakt, helpt ook bij het beleid voor het bewaren van documenten. Veel organisaties vereisen dat documenten gedurende een bepaald aantal jaren vanaf de aanmaakdatum worden bewaard. De aanmaakdatum van de PDF biedt een objectief referentiepunt voor het berekenen van bewaartermijnen en het bepalen wanneer documenten kunnen worden gearchiveerd of verwijderd.
Belangrijkste punten
Datums voor het maken en wijzigen van PDF's worden opgeslagen in het documentinformatiewoordenboek en in XMP-metagegevens. De aanmaakdatum legt vast wanneer de PDF voor het eerst werd gegenereerd. De wijzigingsdatum registreert de laatste keer dat het bestand is opgeslagen. Beide datums kunnen worden bekeken via Bestandseigenschappen in elke PDF-lezer. De datums kunnen worden bewerkt, dus ze mogen niet worden behandeld als fraudebestendig bewijsmateriaal, maar voor normale zakelijke documenten zijn het betrouwbare documenten over de documentchronologie.
Aanmaak- en wijzigingsdatums van PDF bekijken
Als de aanmaakdatum leeg is of een duidelijk verkeerde waarde bevat, zoals een datum in 1970, neem dan contact op met de maker van het document en vraag om een gecorrigeerde versie. Lege datums geven meestal aan dat de gemaakte software de velden niet heeft ingevuld, en niet dat het document verdacht is. Om juridische of nalevingsdoeleinden kan een document met ontbrekende metagegevens voor de creatie echter niet worden geaccepteerd. Het opvragen van een gecorrigeerde versie bij de bron is de eenvoudigste oplossing.
Open de PDF en druk op Ctrl+D of selecteer Bestand, Eigenschappen. Op het tabblad Beschrijving worden onder aan het paneel de aanmaakdatum en wijzigingsdatum weergegeven. De datums worden weergegeven in een standaardformaat. Als de datums onbekend lijken, geeft de PDF-lezer ze mogelijk in UTC weer in plaats van in uw lokale tijdzone. Sommige PDF-tools geven datums weer in de tijdzone waarin het document is gemaakt, en het verschil tussen UTC en uw lokale tijd kan ervoor zorgen dat een document een dag eerder of later lijkt te zijn gemaakt dan verwacht.
De sectie Geavanceerde metagegevens, toegankelijk via de knop Aanvullende metagegevens op het tabblad Beschrijving, toont meer gedetailleerde datuminformatie. De XMP-metagegevens kunnen een documentaanmaakdatum bevatten die afwijkt van de basisaanmaakdatum als het document vanuit een ander formaat is geconverteerd. Een PDF die is gemaakt op basis van een Word-document kan de oorspronkelijke aanmaakdatum van het Word-document bevatten in de XMP-metagegevens en de PDF-conversiedatum in de basisdocumentinformatie. De aanmaakdatum van XMP is doorgaans de meest betekenisvolle datum om te begrijpen wanneer de inhoud oorspronkelijk is geschreven.
Begrijp het verschil tussen de twee datumvelden
De aanmaakdatum wordt ingesteld wanneer de PDF voor het eerst wordt gegenereerd. Een document dat in Word is gemaakt en op 1 maart als PDF is opgeslagen, heeft als PDF-aanmaakdatum 1 maart. De wijzigingsdatum wordt elke keer bijgewerkt wanneer het document wordt opgeslagen. Als u de pdf op 15 maart opent, een opmerking toevoegt en opslaat, verandert de wijzigingsdatum naar 15 maart. De aanmaakdatum blijft 1 maart. Als het document digitaal is ondertekend, biedt de tijdstempel van de handtekening een derde datum die cryptografisch is geverifieerd en betrouwbaarder is dan de bewerkbare aanmaak- en wijzigingsdatums.
Wanneer u twee versies van hetzelfde document vergelijkt, kunt u aan de wijzigingsdatum zien welke versie nieuwer is. De aanmaakdatum geeft aan wanneer het origineel is geproduceerd. Als zowel de aanmaak- als de wijzigingsdatum hetzelfde zijn, is het document na de eerste aanmaak nooit meer gewijzigd. Als ze verschillen, is het document minstens één keer bewerkt. De grootte van de kloof tussen de aanmaak- en wijzigingsdatum geeft aan hoe lang het document actief is gebruikt.
Controleren of de data zijn gewijzigd
Digitale handtekeningen voegen een extra laag van datumverificatie toe. Een digitaal ondertekende PDF bevat een tijdstempel van de ondertekenende certificeringsinstantie die cryptografisch is geverifieerd. De tijdstempel van de handtekening is betrouwbaarder dan de aanmaakdatum van het document, omdat deze niet kan worden bewerkt zonder de handtekening ongeldig te maken. Wanneer zowel een aanmaakdatum als een handtekeningtijdstempel aanwezig zijn, is de handtekeningtijdstempel de betrouwbaardere indicator van wanneer het document is afgerond.
PDF-metagegevens-datums kunnen worden bewerkt. Iedereen met een PDF-metagegevenseditor kan de aanmaak- en wijzigingsdatums naar elke gewenste waarde wijzigen. Voor routinematige bedrijfsdocumenten is er zelden een reden om datums te vervalsen, en de datums kunnen worden vertrouwd. Voor juridische, regelgevende of onderzoekscontexten waarin de authenticiteit van data van belang is, zoekt u naar ondersteunend bewijsmateriaal. Een digitaal ondertekende PDF heeft een tijdstempel die niet kan worden gewijzigd zonder de handtekening ongeldig te maken. De aanmaakdatum van het bestandssysteem van het PDF-bestand, zichtbaar in Verkenner, wordt ingesteld door het besturingssysteem en is moeilijker te vervalsen dan de interne PDF-datums.
E-mailbijlagen bevatten extra datumbewijs. De verzenddatum van de e-mail, de datums van het bestandssysteem van de bijlage en de interne datums van de PDF moeten allemaal consistent zijn. Als de pdf beweert in juni te zijn gemaakt, maar de doorgestuurde e-mail in mei is verzonden, is een van de datums onjuist. Door meerdere datumbronnen te vergelijken, ontstaat een betrouwbare tijdlijn, zelfs als individuele datums hadden kunnen worden bewerkt.
Veelgestelde vragen
Kan ik achterhalen wanneer elke afzonderlijke pagina van een PDF is gemaakt? PDF's houden niet standaard de aanmaakdatums per pagina bij in de standaardmetagegevens. Sommige PDF-samensteltools sluiten aangepaste metagegevens in op paginaniveau, maar dit is niet standaard en vereist een gespecialiseerde metagegevensviewer om toegang te krijgen. Voor praktische doeleinden is de aanmaakdatum op documentniveau het enige datumveld dat betrouwbaar beschikbaar is in alle PDF-lezers.
Heeft de volgorde waarin PDF-pagina's zijn gemaakt invloed op de aanmaakdatum op documentniveau? Nee. De aanmaakdatum op documentniveau geeft aan wanneer het PDF-bestand voor het eerst is gegenereerd, niet wanneer afzonderlijke pagina's zijn gemaakt. Een PDF die is samengesteld uit pagina's die op verschillende tijdstippen zijn gemaakt, vermeldt de montagedatum als de aanmaakdatum in de documenteigenschappen. De individuele aanmaakdatums van de pagina's, als ze al bestaan, worden opgeslagen in metagegevens op paginaniveau die niet worden weergegeven in het standaardeigenschappenvenster.
Kan ik bepalen of een PDF is gemaakt van een gescand papieren document of digitaal is gegenereerd? Een digitaal gegenereerde PDF heeft doorgaans selecteerbare tekst, ingesloten lettertypen en vectorafbeeldingen. Een gescande PDF bevat paginaafbeeldingen met een optionele OCR-tekstlaag. Het veld Producent van documenteigenschappen kan aangeven of de PDF is gemaakt door een scannertoepassing, zoals 'Canon Scanner' of 'HP Scan', of door een hulpmiddel voor het maken van digitale bestanden, zoals 'Microsoft Word'. De aanwezigheid van scannersoftware in het veld Producent bevestigt een gescande oorsprong.
Kan ik erachter komen welke specifieke software een PDF heeft gemaakt?
Ja. Het documenteigenschappenpaneel bevat een "Creator" veld dat de toepassing identificeert die oorspronkelijk de PDF heeft geproduceerd, zoals Microsoft Word of Adobe InDesign. De "Producent" veld identificeert de applicatie die het voor het laatst heeft gewijzigd. Deze velden worden automatisch ingesteld en kunnen niet worden bewerkt via standaard metadatapanelen. Het zijn betrouwbare indicatoren voor de herkomst van de PDF en kunnen nuttig zijn bij het oplossen van compatibiliteitsproblemen. Het paneel met documenteigenschappen van WukongPDF geeft aanmaak-, wijzigings- en XMP-metagegevensdatums weer in één enkele weergave, waardoor het gemakkelijk wordt om de chronologie van een document in één oogopslag te verifiëren.
De XMP-metagegevenssectie kan ook een document-ID bevatten. Dit is een unieke identificatie die is toegewezen toen de PDF werd gemaakt. De document-ID codeert niet rechtstreeks de aanmaakdatum, maar kan worden vergeleken met een documentbeheersysteem dat registreert wanneer elke ID is uitgegeven. Voor documenten die in een beheerd systeem zijn opgeslagen, biedt de document-ID een verifieerbaar tijdstempel voor het maken van documenten die niet kan worden bewerkt zonder ook de ID te wijzigen, waardoor de koppeling met het beheersysteem zou worden verbroken.
Waarom tonen sommige pdf's de aanmaakdatum 1 januari 1970?
Dit is een standaarddatum die wordt gebruikt wanneer de aanmaaktoepassing het veld voor de aanmaakdatum niet heeft ingesteld. Het komt overeen met het Unix-tijdperk en geeft aan dat het datumveld leeg is of nooit is ingevuld. De pdf-inhoud stamt niet uit 1970. Het datumveld is simpelweg nooit ingevuld door de software die de pdf heeft gemaakt.
Kan ik de aanmaakdatum verwijderen of verbergen voordat ik een PDF deel?
Ja. Een tool voor het verwijderen van metagegevens kan de aanmaak- en wijzigingsdatums uit de PDF verwijderen. De datums worden blanco weergegeven wanneer de ontvanger de documenteigenschappen bekijkt. Sommige PDF-tools bieden ook een "sanitize" functie die alle metagegevens verwijdert. Houd er rekening mee dat het verwijderen van datums het document verdacht kan doen lijken als de ontvanger standaardmetagegevens verwacht.