Een PDF-contract gaat via onderhandeling. De klant stuurt voorgestelde wijzigingen door. Je bekijkt ze en accepteert er enkele, wijst andere af en stelt alternatieven voor. Het uiteindelijke document weerspiegelt dit heen en weer, maar de PDF zelf toont alleen de definitieve tekst. Er is niets van de onderhandelingsgeschiedenis zichtbaar. Voor interne documenten, nalevingsdocumentatie of gezamenlijke bewerking heeft u de wijzigingsgeschiedenis nodig. Als u een PDF naar Word converteert terwijl Wijzigingen bijhouden is ingeschakeld, wordt elke bewerking bewaard als zichtbare markering en wordt weergegeven wat er is toegevoegd, verwijderd en gewijzigd, door wie en wanneer.
Wijzigingen bijhouden is een Microsoft Word-functie waarmee documentwijzigingen worden vastgelegd. Wanneer u een PDF naar Word converteert en Wijzigingen bijhouden inschakelt, markeert Word alle wijzigingen die u in het geconverteerde document aanbrengt. De originele PDF-inhoud wordt de basislijn. Uw bewerkingen worden weergegeven als bijgehouden wijzigingen. Deze workflow is waardevol voor de beoordeling van juridische documenten, contractonderhandelingen, nalevingsdocumentatie en elk proces waarbij de evolutie van een document zichtbaar en controleerbaar moet zijn.
De conversie van PDF naar Word levert het bewerkbare document op. Wijzigingen bijhouden registreert de wijzigingen die in dat document zijn aangebracht. De combinatie levert een controleerbare transformatie op van de originele PDF naar de herziene versie.
De workflow: converteren, wijzigingen bijhouden inschakelen, bewerken
Converteer de PDF naar Word met behulp van een browsergebaseerde PDF-naar-Word-converter. Open het geconverteerde Word-bestand. Ga naar het tabblad Controleren en klik op Wijzigingen bijhouden om dit in te schakelen. Vanaf dit punt wordt elke bewerking die u aanbrengt, elke verwijdering, invoeging, opmaakwijziging en commentaar vastgelegd. Breng uw wijzigingen aan in het document. Sla het bestand op. Het opgeslagen bestand bevat zowel de definitieve tekst als de volledige bewerkingsgeschiedenis.
WukongPDF-conversietools produceren bewerkbare Word-documenten van PDF's. De workflow PDF Editor schakelt vervolgens over naar Word voor bijgehouden bewerking. De combinatie van PDF-conversie en Word Track Changes biedt zowel de toegankelijkheid van de inhoud van een bewerkbaar formaat als de audittrail van bijgehouden wijzigingen.
Configureren van wijzigingen bijhouden voor duidelijkheid bij het beoordelen
Wijzigingen bijhouden kan worden geconfigureerd om verschillende soorten markeringen op verschillende manieren weer te geven. Inline markup toont verwijderingen als doorgestreepte tekst en invoegingen als onderstreepte tekst in de hoofdtekst van het document. Ballonopmaak toont verwijderingen en opmaakwijzigingen in ballonnen in de rechtermarge. De inlineweergave is beter voor het lezen van de definitieve tekst waarbij de wijzigingen zichtbaar zijn. De ballonweergave is beter voor het beoordelen van de aard en omvang van wijzigingen. Kies de weergave die past bij het beoordelingsdoel. Een juridische recensent die versies vergelijkt, heeft ballonnen nodig. Een manager die de definitieve tekst beoordeelt, heeft inline nodig.
Vergrendel wijzigingen bijhouden met een wachtwoord om te voorkomen dat de bewerkingsgeschiedenis zonder toestemming wordt uitgeschakeld of geaccepteerd. De vergrendeling voorkomt dat iemand niet-beoordeelde wijzigingen als definitieve tekst laat verschijnen. De uitvoer van PDF Converter is het startpunt. Track Changes registreert de reis.
Vergelijk het geconverteerde Word-document met de originele PDF
Controleer vóór het bewerken of de Word-conversie de originele PDF nauwkeurig weergeeft. Vergelijk de geconverteerde tekst pagina voor pagina met de PDF gedurende de eerste paar pagina's. Controleer of tabellen, opmaak en speciale tekens correct zijn omgezet. Als de conversie fouten met zich meebracht, verschijnen deze fouten in de opmaak van Wijzigingen bijhouden alsof ze deel uitmaakten van het origineel, wat niet het geval was. Herstel conversiefouten voordat u Wijzigingen bijhouden inschakelt. De bijgehouden wijzigingen mogen alleen uw opzettelijke bewerkingen weerspiegelen, en geen conversieartefacten.
Na het voltooien van de bewerkingen met Wijzigingen bijhouden kunt u elke wijziging accepteren of afwijzen om het definitieve schone document te produceren. De bijgehouden versie dient als auditrecord. De geaccepteerde versie dient als uiteindelijke uitvoer. Bewaar beide. De bijgehouden versie documenteert het proces. De geaccepteerde versie is het resultaat.
Wijzigingen voor het definitieve document accepteren en afwijzen
Na bewerking met Wijzigingen bijhouden ingeschakeld, bevat het document de definitieve tekst plus de bewerkingsgeschiedenis. Om de schone definitieve versie te produceren, moet u elke wijziging beoordelen en deze accepteren of afwijzen. Als u een wijziging accepteert, wordt deze onderdeel van het definitieve document en worden de markeringen verwijderd. Als u een wijziging verwerpt, wordt deze teruggezet naar de oorspronkelijke tekst. Wanneer alle wijzigingen zijn opgelost, is het document schoon.
Sla de bijgehouden versie op als auditrecord voordat u wijzigingen accepteert. Na acceptatie is de bewerkingsgeschiedenis verdwenen. De bijgehouden versie behoudt deze. De geaccepteerde versie is de uiteindelijke uitvoer. Bewaar beide bestanden. De conversie van PDF naar Word vormt het bewerkbare startpunt. Track Changes legt het bewerkingsproces vast.
Vergelijking van twee versies van een PDF met behulp van Word-vergelijking
Als u een herziene PDF ontvangt en wilt weten wat er is gewijzigd ten opzichte van de vorige versie, converteert u beide PDF's naar Word. Open beide geconverteerde bestanden in Word. Gebruik de functie Vergelijken onder het tabblad Beoordelen. Selecteer de originele versie als het originele document en de herziene versie als het herziene document. Word genereert een nieuw document waarin elk verschil tussen de twee versies wordt weergegeven met de opmaak 'Wijzigingen bijhouden'.
De vergelijking toont toevoegingen, verwijderingen en opmaakwijzigingen. Het is de snelste manier om vast te stellen wat er tussen twee versies is veranderd zonder beide documenten woord voor woord te lezen. De conversie van PDF naar Word maakt de vergelijking mogelijk. Woordvergelijking identificeert de verschillen. De combinatie is een krachtige tool voor documentbeoordeling.
Beperkingen bij het bijhouden van wijzigingen in geconverteerde PDF-inhoud
Wijzigingen bijhouden registreert bewerkingen die na de conversie in het Word-document zijn aangebracht. Er worden geen wijzigingen met terugwerkende kracht geïdentificeerd die vóór de conversie in de PDF hebben plaatsgevonden. Als de PDF zelf revisies heeft ondergaan voordat u deze ontving, zijn deze revisies onzichtbaar voor Track Changes omdat ze in de PDF-inhoud zijn ingesloten. Wijzigingen bijhouden toont alleen de bewerkingen die u aanbrengt nadat u deze hebt ingeschakeld. Het is een instrument dat naar de toekomst kijkt, en niet naar het verleden.
Voor documenten waarin u wijzigingen moet identificeren die zijn aangebracht voordat u de PDF ontving, gebruikt u de hierboven beschreven Word-vergelijkingsmethode tussen twee versies. Wijzigingen bijhouden registreert uw toekomstige bewerkingen. Vergelijken onthult bewerkingen die eerder hebben plaatsgevonden. De workflow PDF Editor gebruikt beide tools voor verschillende fasen van de documentlevenscyclus.