U bent klaar met het rapport. Het is klaar om te gaan. Je sleept het naar het venster voor het opstellen van e-mails en de bijlagebalk wordt rood: 34 MB, wat de limiet overschrijdt. Of hij verzendt, maar je krijgt twintig minuten later een bouncemelding. Je hebt het bestand kleiner nodig, en je hebt het nu nodig. Dit is het snelste pad van extra groot naar verzendbaar.
De oplossing van één minuut: online compressie
Voor de meeste documenten is PDF Compressie de snelste route. Ga naar WukongPDF op www.wukongpdf.com, upload het bestand, kies medium compressie en download het resultaat. Voor een typisch rapport van 20-30 MB met grafieken en afbeeldingen brengt gemiddelde compressie u op betrouwbare wijze naar 2-5 MB – ruim binnen elke e-maillimiet – zonder zichtbare kwaliteitsverandering.
Als gemiddelde compressie niet genoeg is, probeer dan een hoge compressie. Controleer het resultaat door in te zoomen op afbeeldingen in de gecomprimeerde PDF. Als de tekst nog steeds scherp is en afbeeldingen op normale grootte leesbaar zijn, is het goed om te verzenden. Als afbeeldingen er duidelijk verslechterd uitzien, heeft het document mogelijk een andere aanpak nodig.
Waarom het bestand groot is — en waarom het ertoe doet
Als u begrijpt wat het bestand groot maakt, bepaalt u hoeveel compressieruimte u heeft. Tekst kan gemakkelijk worden gecomprimeerd en verslechtert niet. Afbeeldingen zijn de belangrijkste oorzaak van zowel de omvang als het potentiële kwaliteitsverlies.
- Document met veel tekst (contract, rapport, brief): al klein of zal aanzienlijk worden gecomprimeerd zonder kwaliteitsverandering. Als het meer dan 5 MB groot is en voornamelijk uit tekst bestaat, wordt het door iets anders opgeblazen: lettertypen, metagegevens of overgebleven gegevens na het bewerken.
- Beeldrijk document (presentatie, brochure, fotorapport): veel compressieruimte. Gemiddelde compressie zal een dramatisch verschil maken.
- Gescand document: doorgaans zeer comprimeerbaar: scanners gebruiken standaard een veel hogere resolutie dan nodig is voor schermlezen of e-mail.
Als compressie alleen niet genoeg is
Sommige PDFs zijn al zwaar gecomprimeerd en zullen niet verder krimpen zonder onaanvaardbaar kwaliteitsverlies. Als dat is waar u zich bevindt, zijn er een paar andere opties:
- Verzend alleen de relevante pagina's: als de ontvanger alleen specifieke secties nodig heeft, extraheer die pagina's dan met behulp van een splitstool en stuur een kleiner bestand. Een uittreksel van vijf pagina's uit een rapport van veertig pagina's is een fractie van de omvang.
- Delen via cloudlink: uploaden naar Google Drive, Dropbox of OneDrive en plak de deellink in de hoofdtekst van de e-mail. Geen bijlagelimiet, onmiddellijke levering en de ontvanger krijgt de versie van volledige kwaliteit.
- Ga terug naar de bron: als het bronbestand beschikbaar is (Word, PowerPoint), verlaag dan de afbeeldingsresolutie voordat u het opnieuw exporteert. Comprimeer in Word afbeeldingen voordat u deze opslaat; vink in PowerPoint Bestand > aan Media comprimeren. Opnieuw exporteren vanuit een geoptimaliseerde bron levert een veel kleinere PDF op dan het comprimeren van een reeds geëxporteerde bron.
De realiteitscontrole van de e-mailgroottelimiet
De limiet van Gmail is 25 MB. Outlook.com is 20 MB groot. Maar dit zijn verzendlimieten: de server van de ontvanger kan lagere limieten opleggen. Zakelijke e-mailsystemen beperken inkomende bijlagen vaak tot 10 MB of minder. En Base64-codering (de manier waarop e-mail binaire bestanden verzendt) voegt grofweg 33% overhead toe, dus een PDF van 19 MB wordt ongeveer 25 MB onderweg.
Het praktische doel voor betrouwbare e-mailbezorging is minder dan 10 MB, rekening houdend met coderingsoverhead en de mogelijkheid dat de ontvanger een strengere limiet heeft dan jij. Als u het resultaat Verklein PDF Grootte onder de 10 MB kunt krijgen, zal het vrijwel elke inbox zonder problemen bereiken.