Wanneer u een PDF met een wachtwoord beveiligt, realiseert u zich misschien niet dat er eigenlijk twee verschillende soorten PDF-wachtwoorden zijn - en dat ze totaal verschillende dingen doen. Als u de verkeerde voor uw situatie gebruikt, wordt het document te veel beperkt of wordt het minder beschermd dan u had bedoeld. Het begrijpen van het onderscheid duurt twee minuten en bespaart later echte verwarring.
Het openwachtwoord (documentopenwachtwoord / gebruikerswachtwoord)
Een open wachtwoord, ook wel gebruikerswachtwoord of documentopenwachtwoord genoemd, bepaalt wie het bestand überhaupt kan openen. Wanneer een PDF een open wachtwoord heeft, ziet iedereen die het probeert te openen een wachtwoordprompt. Zonder het juiste wachtwoord is het document volledig ontoegankelijk. Er is niets zichtbaar, zelfs niet het aantal pagina's of de metagegevens van de bestandsnaam.
Dit is het type PDF Wachtwoord waar de meeste mensen aan denken als ze "met een wachtwoord beveiligd PDF" horen. Het is encryptie in de ware zin van het woord: de bestandsinhoud is gecodeerd en alleen het juiste wachtwoord ontgrendelt deze.
Gebruik een open wachtwoord wanneer:
- Het document bevat echt gevoelige informatie die alleen door specifieke mensen gelezen mag worden
- U moet bepalen wie toegang heeft tot de inhoud, en niet alleen wat ze ermee kunnen doen
- Het document wordt naar externe partijen gestuurd en onderschepping is een punt van zorg
Het machtigingswachtwoord (eigenaarswachtwoord/beperkingswachtwoord)
Een machtigingswachtwoord, ook wel een eigenaarswachtwoord of beperkingswachtwoord genoemd, doet iets heel anders. Het verhindert niet dat het document wordt geopend. Iedereen kan de PDF openen en lezen zonder enig wachtwoord. Wat het machtigingswachtwoord beperkt, is wat ontvangers met de inhoud kunnen doen nadat ze deze hebben geopend.
Met een machtigingswachtwoord kunt u het volgende beperken:
- Afdrukken: voorkom dat het document wordt afgedrukt of sta alleen afdrukken met een lage resolutie toe
- Kopiëren — voorkom dat tekst en afbeeldingen worden geselecteerd en gekopieerd
- Bewerken — voorkom wijzigingen in de documentinhoud
- Annotaties: voorkom het toevoegen van opmerkingen, het invullen van formulieren of het ondertekenen ervan
Gebruik een machtigingswachtwoord als u wilt dat mensen het document lezen, maar de inhoud niet extraheren of wijzigen: een voorstel waarvan u niet wilt dat het wordt gekopieerd, een rapport dat u verspreidt zonder dat u het wilt laten bewerken, een sjabloon dat u wilt invullen maar niet wilt herstructureren.
Een belangrijke beperking van machtigingswachtwoorden
Machtigingsbeperkingen worden afgedwongen door de PDF viewersoftware, niet door encryptie. Adobe Reader en Acrobat respecteren deze. Veel andere kijkers, waaronder de ingebouwde PDF-viewer van Chrome en verschillende mobiele apps, kunnen deze volledig negeren.
Dit betekent dat machtigingswachtwoorden incidenteel misbruik voorkomen. Iemand die de PDF in Adobe Reader opent en ziet dat kopiëren is uitgeschakeld, zal dat waarschijnlijk respecteren. Ze voorkomen niet dat iemand vastberaden wordt omzeild als hij dezelfde PDF opent in een viewer die de beperkingen negeert. Voor inhoud die echt niet kan worden gekopieerd, is een open wachtwoord met codering de betrouwbaardere bescherming: de inhoud is gecodeerd en ontoegankelijk zonder de sleutel.
Beide wachtwoorden samen gebruiken
Een PDF kan tegelijkertijd zowel een open wachtwoord als een machtigingswachtwoord hebben. Dit is de meest beperkende combinatie: ontvangers hebben het open wachtwoord nodig om überhaupt toegang te krijgen tot het document, en het machtigingswachtwoord bepaalt wat ze eenmaal binnen kunnen doen. De twee wachtwoorden worden onafhankelijk ingesteld en kunnen verschillend zijn.
In de praktijk gebruiken de meeste zakelijke PDF-beveiligingen het een of het ander in plaats van beide. Gevoelige documenten die naar specifieke ontvangers gaan, gebruiken een open wachtwoord. Documenten die breder worden verspreid en waarbij inhoudsbescherming het doel is, gebruiken machtigingsbeperkingen. Beide samen zijn geschikt voor documenten met een hoge gevoeligheid waarbij toegangscontrole en inhoudsbeperking beide van belang zijn.
Elk type instellen
Ga in Adobe Acrobat Pro naar Bestand > Eigenschappen > Beveiliging > Beveiligingsmethode > Wachtwoordbeveiliging. Het dialoogvenster toont twee afzonderlijke secties: één voor het wachtwoord voor het openen van het document en één voor machtigingen, met selectievakjes voor elk beperkingstype.
De tool PDF Beveiliging van WukongPDF op www.wukongpdf.com voegt een open wachtwoord toe aan PDFs zonder dat Acrobat nodig is: upload het bestand, stel het wachtwoord in en download de beveiligde versie. Specifiek voor machtigingsbeperkingen geeft Adobe Acrobat Pro of een vergelijkbare desktoptool de meeste controle over welke specifieke bewerkingen moeten worden toegestaan of geblokkeerd.