Voor het maken van een invulbare PDF – een waarin ontvangers op velden kunnen klikken en rechtstreeks kunnen typen in plaats van afdrukken en handschrift – was voorheen Acrobat Pro nodig. Dat is niet langer waar. Er zijn gratis tools die interactieve formuliervelden toevoegen aan een bestaande PDF, en er zijn er een paar waarmee je er een helemaal opnieuw kunt bouwen.
Wat een invulbare PDF eigenlijk is
Een invulbare PDF heeft interactieve formuliervelden (tekstvakken, selectievakjes, vervolgkeuzemenu's, keuzerondjes) die in het document zijn ingebed. Wanneer iemand het in een PDF-viewer opent, kan hij of zij in deze velden klikken en waarden typen of selecteren. De ingevulde informatie wordt opgeslagen wanneer ze het bestand opslaan. Dit is anders dan het achteraf toevoegen van tekstoverlays; de velden maken deel uit van de PDF-structuur en werken consistent voor alle kijkers.
Het is de moeite waard om te weten dat eenvoudige tekstoverlays (waarbij iemand de PDF opent en een tekstvak plaatst op de plek waar hij of zij moet typen) een vergelijkbaar resultaat kunnen bereiken zonder dat er überhaupt formuliervelden nodig zijn. Voor een formulier dat intern wordt gebruikt door mensen die bekend zijn met PDF-tools, is deze aanpak vaak sneller dan het bouwen van de juiste formuliervelden. Juiste invulbare velden zijn belangrijker wanneer het formulier wordt verzonden naar mensen die het niet prettig vinden om tekstelementen handmatig te plaatsen.
Op browser gebaseerde formulieren maken
Met de PDF Editor van WukongPDF kunt u tekstvelden, selectievakjes en andere formulierelementen toevoegen aan een bestaande PDF in de browser. Upload het document, schakel over naar de formulierveldmodus en klik op de plaats waar u elk veld wilt plaatsen. U kunt veldnamen en standaardwaarden instellen en aangeven of een veld vereist is. Download het resultaat en het is een volledig functionele invulbare PDF die werkt in Adobe Reader, Preview en de meeste andere viewers.
Voor een eenvoudig formulier (een paar tekstvelden, misschien enkele selectievakjes) duurt dit ongeveer tien minuten. Voor complexere formulieren met veel velden, voorwaardelijke logica (toon deze sectie alleen als dit selectievakje is aangevinkt) of berekende velden is speciale software voor het maken van formulieren nodig, maar deze vereisten zijn ongebruikelijk voor alledaagse zakelijke formulieren.
PDF-XChange Editor: sterke gratis laag op Windows
De gratis versie van PDF-XChange Editor bevat tools voor het maken van formuliervelden die beter in staat zijn dan de meeste browsergebaseerde opties. U krijgt tekstvelden, selectievakjes, keuzerondjes, vervolgkeuzelijsten, keuzelijsten en handtekeningvelden. Open de PDF, ga naar de werkbalk Formulieren, selecteer het gewenste veldtype en teken het op de pagina. Elk veld kan worden geconfigureerd met een naam, knopinfo, standaardwaarde en opmaak. De gratis versie voegt een watermerk toe aan pagina's waarop u bepaalde betaalde functies hebt gebruikt, maar de formuliervelden zelf activeren dit niet.
Beginnen vanuit een Word-document
Als u een formulier helemaal opnieuw bouwt in plaats van een bestaande PDF invulbaar te maken, kunt u door in Word te beginnen en de ingebouwde formulierbesturingselementen van Word te gebruiken (onder het tabblad Ontwikkelaars) een betere ontwerpervaring krijgen. U kunt de visuele lay-out opbouwen met de opmaakhulpmiddelen van Word, formuliervelden toevoegen en exporteren naar PDF. De interactieve velden worden bij het exporteren overgedragen naar de PDF en je krijgt een document dat er gepolijst uitziet omdat het is ontworpen in een goede tekstverwerker in plaats van door over een bestaande PDF te klikken.
Om het tabblad Ontwikkelaars in Word weer te geven: Bestand → Opties → Lint aanpassen → vink Ontwikkelaar aan. De formulierbesturingselementen bevinden zich op het ontwikkelaarslint onder Besturingselementen. Gebruik inhoudsbesturingselementen voor velden die zowel in Word als in PDF werken, en test de geëxporteerde PDF in Adobe Reader om te controleren of de velden zich gedragen zoals verwacht.
Testen vóór verzending
Test een invulbare PDF altijd in ten minste twee verschillende viewers voordat u deze distribueert. Velden die werken in de browsertool die u hebt gebruikt om ze te maken, gedragen zich soms anders in Adobe Reader, Preview of mobiele viewers. Veelvoorkomende problemen: tekstvelden die te klein zijn voor de lettergrootte, selectievakjes die hun status niet opslaan en velden die op het scherm verschijnen maar niet worden weergegeven op papier. Een snelle testvulling op uw eigen apparaat voordat u deze verzendt, vangt deze op voordat ze een probleem voor de ontvanger worden.