Als u een Excel-diagram naar PDF exporteert, wordt meestal het hele werkblad meegenomen. Het diagram bevindt zich op een pagina omringd door de gegevenstabel, rasterlijnen en andere werkbladelementen. Als u het diagram alleen als zelfstandige afbeelding nodig heeft, levert het exporteren van het diagram op zichzelf een schonere, meer gerichte PDF op die in rapporten, presentaties en documenten kan worden ingevoegd zonder de warboel van de brongegevens. Excel naar PDF exportinstellingen omvatten een optie voor alleen diagrammen, maar het is niet altijd duidelijk hoe u deze kunt openen.
Belangrijkste punten
Excel-diagrammen kunnen als zelfstandige afbeeldingen naar PDF worden geëxporteerd door het diagram te selecteren voordat u het exporteert en 'Geselecteerd diagram' te kiezen. in de PDF-opties. Dit levert een PDF van één pagina op die alleen het diagram bevat, op maat gemaakt om op de pagina te passen. De gegevens van het diagram zijn niet opgenomen in de PDF, wat zowel een voordeel is voor de visuele duidelijkheid als een beperking als de ontvanger de onderliggende cijfers nodig heeft. Voor diagrammen die na het exporteren bewerkbaar moeten zijn, is converteren naar PDF niet de juiste keuze, omdat het diagram een statische afbeelding wordt.
Eén diagram exporteren met behulp van de selectieoptie
Als het diagram een titel bevat die als afzonderlijk tekstvak is toegevoegd in plaats van via het diagramtitelelement, wordt deze mogelijk niet opgenomen in de selectie-export. Tekstvakken in de buurt van het diagram maken geen deel uit van het diagramobject. Controleer voordat u gaat exporteren of de diagramtitel, aslabels en gegevenslabels oorspronkelijke diagramelementen zijn en geen handmatig geplaatste tekstvakken. Native diagramelementen worden met het diagram geëxporteerd. Handmatige tekstvakken ontbreken niet in de PDF en zullen ook ontbreken.
Klik op het diagram om het te selecteren. Het diagramgebied wordt gemarkeerd met selectiehandvatten aan de hoeken en randen. Ga naar Bestand, Opslaan als, selecteer PDF in de vervolgkeuzelijst met indelingen en klik op de knop Opties. In het dialoogvenster Opties, onder "Publiceren wat" selecteer "Selectie." Alleen het geselecteerde diagram wordt geëxporteerd. Alle andere werkbladinhoud is uitgesloten. Klik op OK en sla op. De resulterende PDF bevat één pagina met het diagram in het midden.
Het geëxporteerde diagram gebruikt de huidige weergave van het diagram in Excel. Alle opmaak, kleuren, gegevenslabels en astitels die op het scherm zichtbaar zijn, verschijnen in de PDF. Pas vóór het exporteren de grootte en opmaak van het diagram aan, zodat deze er het beste uitziet op het PDF-paginaformaat. Een diagram dat er goed uitziet, ingebed in een werkblad van enkele centimeters breed, kan er schaars uitzien als het wordt geschaald om een volledige PDF-pagina in Letter-formaat te vullen. Pas het formaat van het diagram in Excel aan tot ongeveer de afmetingen die het in de PDF zal hebben, of stel het diagramgebied in op een specifieke pixelgrootte met behulp van het paneel Diagramgebied opmaken.
Meerdere diagrammen exporteren naar een PDF met meerdere pagina's
Als uw diagrammen verschillende gegevensbronnen gebruiken maar dezelfde opmaak delen, maakt u een diagramsjabloon van het best opgemaakte diagram en past u dit toe op alle andere diagrammen voordat u het exporteert. Klik met de rechtermuisknop op het opgemaakte diagram, kies Opslaan als sjabloon, klik vervolgens met de rechtermuisknop op elk ander diagram, kies Diagramtype wijzigen en selecteer de opgeslagen sjabloon. Door de consistente opmaak van alle diagrammen in de geëxporteerde PDF ziet het document er professioneel ontworpen en samenhangend uit.
Als de diagrammen dezelfde asschalen en opmaak hebben, zorgt het standaardiseren ervan vóór het exporteren voor een professionelere PDF met meerdere diagrammen. Gebruik dezelfde grafieksjabloon voor alle grafieken in de reeks. Consistente diagramafmetingen, kleuren en lettergroottes op alle pagina's zorgen ervoor dat de PDF aanvoelt als een samenhangend rapport in plaats van als een verzameling niet-gerelateerde diagrammen. De grafieksjabloonfunctie van Excel slaat de opmaak van een grafiek op als een herbruikbare sjabloon.
Als u meerdere diagrammen als afzonderlijke pagina's in één PDF wilt exporteren, plaatst u elk diagram op een eigen werkblad. Selecteer het eerste werkbladtabblad, houd vervolgens Ctrl ingedrukt en selecteer de extra werkbladtabbladen om een selectie met meerdere bladen te maken. Ga naar Bestand, Opslaan als, PDF en selecteer in het dialoogvenster Opties 'Actieve werkbladen'. Elk geselecteerd werkblad wordt een pagina in de PDF. Als elk werkblad alleen een diagram bevat, bevat de PDF één diagram per pagina zonder gegevenstabellen.
Voor grafieken met een gemeenschappelijk thema, zoals maandelijkse verkoopgrafieken voor een jaarverslag aan het einde van het jaar, levert deze methode met meerdere bladen een overzichtelijke PDF Charts-portfolio op. Geef elk werkblad een beschrijvende naam voordat u het exporteert. De werkbladnamen worden de PDF-paginalabels in het paginanavigatiepaneel van de lezer, dus een werkblad met de naam "Januariverkoop" wordt een paginalabel waarmee de ontvanger rechtstreeks naar dat diagram kan navigeren. Deze kleine organisatorische stap maakt de PDF met meerdere diagrammen veel bruikbaarder.
Diagramkwaliteit behouden bij exporteren naar PDF
Deze twee kwaliteitscontroles voegen slechts enkele seconden toe aan de exportworkflow.
Sluit de lettertypen in die in het diagram worden gebruikt voordat u deze exporteert. Excel-diagrammen gebruiken standaard systeemlettertypen. Als de PDF wordt geopend op een systeem waarop het diagramlettertype niet is geïnstalleerd, vervangt de PDF-viewer een ander lettertype, waardoor de tekstpositie in het diagram kan veranderen. Het insluiten van lettertypen tijdens de PDF-export zorgt ervoor dat de diagramtekst overal identiek wordt weergegeven.
Voor diagrammen die worden afgedrukt in plaats van op het scherm te worden bekeken, converteert u de diagramkleuren van RGB naar CMYK voordat u deze exporteert als de PDF bestemd is voor een professionele drukkerij. Excel-diagrammen gebruiken standaard RGB-kleuren, die kunnen verschuiven wanneer ze op een CMYK-pers worden afgedrukt. De kleurverschuiving is meestal subtiel, maar kan merkbaar zijn in merkgrafieken waar specifieke kleuren deel uitmaken van de visuele identiteit van het bedrijf. Gebruik het paneel Diagramgebied opmaken om kleuren in te stellen met behulp van CMYK-waarden als uw versie van Excel dit ondersteunt.
Excel-diagrammen zijn vectorafbeeldingen. Wanneer ze naar PDF worden geëxporteerd met de instelling Standaardoptimalisatie, blijven ze als vectorafbeeldingen in de PDF staan. Dit betekent dat de grafiek zonder pixelvorming naar elk formaat kan worden geschaald. Lijnen blijven scherp, tekst blijft leesbaar en het diagram ziet er professioneel uit wanneer het op groot formaat wordt afgedrukt. De instelling voor optimalisatie van minimale grootte kan het diagram omzetten in een bitmapafbeelding, waardoor de bestandsgrootte kleiner wordt, maar pixelvorming ontstaat wanneer de PDF wordt ingezoomd of groot wordt afgedrukt.
Controleer het geëxporteerde diagram in de PDF met een zoomfactor van 200 procent om te verifiëren dat het als vectorgegevens is geëxporteerd. Scherpe, vloeiende lijnen bij hoge zoom bevestigen vectorexport. Gekartelde of korrelige lijnen geven bitmap-export aan. Als het diagram als bitmap is geëxporteerd, ga dan terug naar Excel en wijzig de PDF-optimalisatie-instelling van "Minimumgrootte" naar "Standaard." Controleer ook of het diagram geen bitmapelementen bevat, zoals geïmporteerde logo-afbeeldingen, die ongeacht de exportinstelling worden gerasterd. De vectordelen van de kaart zijn scherp; alleen de bitmapelementen hebben een resolutiebeperking. De Excel-naar-PDF-converter van WukongPDF bewaart standaard kaartvectorgegevens, zodat grafieken op elk zoomniveau scherp blijven.
Veelgestelde vragen
Kan ik een diagram naar PDF exporteren met bewerkbare gegevens erachter, zodat de ontvanger de cijfers kan zien? Het diagram dat als PDF wordt geëxporteerd, is een statische afbeelding. De onderliggende gegevens zijn niet opgenomen in de PDF-inhoud. Als u zowel het diagram als de gegevens wilt delen, exporteert u het diagram naar PDF en deelt u ook het Excel-bestand of een CSV van de gegevens. Sommige PDF-tools kunnen het brongegevensbestand als ingesloten bijlage aan de PDF toevoegen, waardoor de ontvanger toegang heeft tot de gegevens zonder de grafiekpagina onoverzichtelijk te maken.
Wat is de snelste manier om een diagram als afbeelding te exporteren voor gebruik buiten PDF? Kopieer het diagram in Excel, plak het in een afbeeldingseditor en sla het op in de gewenste indeling. Dit omzeilt de PDF-export volledig en is sneller als u een PNG- of JPEG-bestand van het diagram nodig heeft in plaats van een PDF. Het geplakte diagram is een Windows-metabestand of een bitmap, afhankelijk van hoe Excel het op het klembord plaatst. Plakken speciaal geeft u controle over het plakformaat.
Kan ik een diagram exporteren naar PDF met bewerkbare tekst?
Nee. Een diagram dat naar PDF wordt geëxporteerd, wordt een statische afbeelding. De aslabels, gegevenslabels en titeltekst kunnen niet worden bewerkt in de PDF. Als de ontvanger de grafiektekst moet bewerken, exporteert u de grafiek als afbeelding en voegt u deze in een Word- of PowerPoint-bestand in waar tekstvakken over elkaar heen kunnen worden geplaatst, of deelt u het originele Excel-bestand naast de PDF.
Waarom ziet mijn diagram er in de PDF anders uit dan in Excel?
Verschillen in de weergave van diagrammen tussen Excel en de PDF-exportengine kunnen subtiele wijzigingen veroorzaken. De meest voorkomende verschillen zijn de weergave van lettertypen, waarbij de PDF een iets andere versie van het diagramlettertype kan vervangen, en de kleurweergave, waarbij de schermkleuren van Excel mogelijk niet exact overeenkomen met de afdrukgerichte kleurruimte van de PDF. Deze verschillen zijn doorgaans klein. Als exacte kleurafstemming van belang is, stelt u de diagramkleuren in met behulp van RGB-waarden in plaats van themakleuren, die consistenter worden weergegeven in alle exportformaten.
Kan ik een PDF met alleen een diagram met een wachtwoord beveiligen?
Ja. Nadat u het diagram naar PDF heeft geëxporteerd, opent u het bestand in een PDF-beveiligingstool en past u een wachtwoord toe. De bescherming geldt voor de gehele PDF. De inhoud van het diagram wordt samen met de rest van het bestand beveiligd. Er is geen manier om alleen het diagram te beschermen en andere PDF-inhoud onbeschermd te laten, omdat de PDF met alleen het diagram niets anders bevat.