Kruisverwijzingen in een Word-document, zoals koppelingen naar koppen, figuren, tabellen en paginanummers, zijn dynamische velden die worden bijgewerkt wanneer het document verandert. Bij het converteren van het document naar PDF moeten deze verwijzingen behouden blijven als klikbare koppelingen, maar de standaard exportinstellingen van Word naar PDF breken deze vaak. Een kruisverwijzing met de tekst "Zie sectie 3.2 op pagina 14" in Word wordt statische tekst in de PDF. De referentietekst is aanwezig, maar de link is dood. Het behouden van actieve kruisverwijzingen tijdens het exporteren van PDF's vereist specifieke instellingen en, in sommige gevallen, verificatie en reparatie na het exporteren. Dit zorgt voor consistente resultaten bij elke exportoperatie.
Belangrijkste punten
Woordkruisverwijzingen zijn afhankelijk van interne veldcodes die verwijzen naar andere delen van het document. Voor het converteren naar PDF met actieve kruisverwijzingen is exporteren nodig waarbij de documentstructuurtags zijn ingeschakeld en de koppelingen behouden zijn. De functie Exporteren naar PDF in Word bevat deze opties, maar deze zijn niet standaard ingeschakeld in de standaardwerkstroom Opslaan als PDF. Hyperlinks, die naar externe URL's verwijzen, worden betrouwbaarder bewaard dan interne kruisverwijzingen.
Waarom kruisverwijzingen naar woorden breken tijdens PDF-export
Een Word-kruisverwijzing is een veldcode en geen statische tekst. De veldcode bevat instructies zoals "voeg het paginanummer in van de bladwijzer met de naam SectionThree." Wanneer Word het document rendert voor PDF-export, moet het elke veldcode omzetten naar de huidige waarde en de opgeloste tekst converteren naar de PDF-inhoudsstroom. De conversie heeft twee taken: de zichtbare tekst weergeven en een klikbare link maken van die tekst naar de locatie waarnaar wordt verwezen. De weergave van zichtbare tekst lukt bijna altijd omdat hiervoor alleen de veldcode moet worden omgezet in een tekstwaarde. Het maken van de koppeling mislukt wanneer de PDF-exportengine het doel van de veldcode niet toewijst aan een bestemming voor een PDF-koppeling.
De technische reden voor het falen is dat het veldcodesysteem van Word en het bestemmingssysteem voor PDF-links verschillende interne adressen gebruiken. Een Word-veldcode verwijst naar een ander deel van het document met behulp van een bladwijzernaam of een kop-ID. Het PDF-linksysteem verwijst naar een locatie met behulp van een paginanummer en een positie op die pagina. De exportengine moet de Word-bladwijzerreferentie vertalen naar een PDF-paginacoördinaat. Wanneer deze vertaling mislukt, wordt de zichtbare tekst correct weergegeven, maar ontbreekt de link. Deze mislukking is stil. De geëxporteerde PDF ziet er correct uit en je ontdekt de verbroken kruisverwijzingen pas als jij of een ontvanger op een referentie klikt en er niets gebeurt.
Exportinstellingen die kruisverwijzingen behouden als PDF-koppelingen
Als kruisverwijzingen naar figuren niet werken maar kruisverwijzingen naar koppen wel werken, ligt het probleem waarschijnlijk bij de nummering van de bijschriften van de figuren in het Word-document. Word slaat de nummers van de bijschriften van figuren op als SEQ-velden, die verschillen van de kopreferentievelden. Door alle velden in het document vóór het exporteren bij te werken, door op Ctrl+A en vervolgens op F9 te drukken, worden de meeste gevallen opgelost waarin kruisverwijzingen naar figuren tijdens het exporteren worden verbroken.
Om kruisverwijzingen als klikbare koppelingen te behouden, gebruikt u Bestand, Opslaan als, PDF en klikt u op de knop Opties. In het dialoogvenster Opties vinkt u 'Bladwijzers maken met koppen' aan. om een PDF-bladwijzerstructuur te genereren op basis van de kopstijlen van het document. Controleer "Documentstructuurtags voor toegankelijkheid" om de gestructureerde navigatiegegevens op te nemen die kruisverwijzingen nodig hebben. Onder 'Optimaliseren voor', selecteer "Standaard (online publiceren en afdrukken)" in plaats van "Minimale maat." De optie Standaard bevat gegevens over de linkbestemming, maar de optie Minimale grootte verwijdert deze.
Open na het exporteren de PDF en test verschillende kruisverwijzingen uit verschillende secties van het document. Klik op een verwijzing naar een figuur, een verwijzing naar een paragraafkop en een verwijzing naar een paginanummer. Iedereen moet naar de juiste locatie navigeren. Als sommige verwijzingen werken en andere niet, ligt het probleem waarschijnlijk bij specifieke veldcodes in het Word-document en niet bij de exportinstellingen. Kruisverwijzingen naar koppen die de ingebouwde kopstijlen van Word gebruiken, zijn het meest betrouwbaar. Kruisverwijzingen naar aangepaste bladwijzers of naar genummerde items met behulp van aangepaste lijststijlen zijn minder betrouwbaar en moeten na het exporteren mogelijk opnieuw in de PDF worden gemaakt. De Word-naar-PDF-converter van WukongPDF behoudt de bestemmingen van kruisverwijzingen door Word-bladwijzers toe te wijzen aan bestemmingen met een PDF-naam, een directere vertaling dan de standaard, op coördinaten gebaseerde benadering.
Verbroken kruisverwijzingen herstellen na exporteren
Als kruisverwijzingen na het exporteren worden verbroken, is de meest betrouwbare oplossing het handmatig toevoegen van PDF-linkbestemmingen aan de locaties waarnaar wordt verwezen en de referentietekst aan die bestemmingen koppelen. In Adobe Acrobat Pro gebruikt u het gereedschap Koppeling om een rechthoek rond de referentietekst te tekenen en stelt u de koppelingsactie in op "Ga naar een paginaweergave". Navigeer naar de locatie waarnaar wordt verwezen en stel de bestemming in. Dit is handmatig werk, maar elke koppeling duurt slechts enkele seconden. Voor documenten waarbij de nauwkeurigheid van kruisverwijzingen van cruciaal belang is en het aantal verbroken koppelingen klein is, is handmatig koppelen sneller dan het oplossen van exportinstellingen.
Voor documenten met veel gebroken kruisverwijzingen kunt u overwegen of het document geschikt is voor koppelingen op patroon. Als alle kruisverwijzingen een consistent formaat volgen, zoals "Zie Sectie X.Y" waarbij X.Y een sectienummer is dat als kop in het document verschijnt, kunnen geautomatiseerde tools de PDF op dit patroon scannen en koppelingen naar de overeenkomende kopjes maken. Op patronen gebaseerde koppelingshulpmiddelen zijn beschikbaar in sommige PDF-bewerkingssuites en kunnen binnen enkele seconden honderden kruisverwijzingen verwerken.
Voorkomen van kruisverwijzingsproblemen in toekomstige documenten
Nadat u de juiste exportconfiguratie heeft ingesteld, slaat u deze op als een aangepaste PDF-voorinstelling in Word. Ga naar Bestand, Opslaan als, PDF, klik op Opties, configureer alle instellingen voor het behoud van kruisverwijzingen en sla de combinatie vervolgens op als een aangepaste voorinstelling met een beschrijvende naam. De voorinstelling verschijnt in de vervolgkeuzelijst PDF-exportopties voor alle toekomstige exports en elimineert de noodzaak om de instellingen elke keer opnieuw te configureren.
Test de exportinstellingen op een kort voorbeelddocument voordat u een lang document verwerkt. Maak een Word-document van twee pagina's met één kop en één kruisverwijzing naar die kop. Exporteer het met de door u gekozen instellingen en controleer of de kruisverwijzingen in de PDF werken. Na bevestiging past u dezelfde instellingen toe op het volledige document. De voorbeeldtest duurt twee minuten en voorkomt de frustratie van het ontdekken van verbroken kruisverwijzingen na het exporteren van een document van 200 pagina's.
De meest effectieve preventie is het gebruik van de ingebouwde kopstijlen en het ingebouwde dialoogvenster voor kruisverwijzingen van Word voor alle interne verwijzingen. Vermijd het handmatig typen van referentietekst zoals "Zie pagina 12" als statische tekst. De ingebouwde kruisverwijzingsfunctie voegt een veldcode in die de PDF-exportengine kan vertalen naar een linkbestemming. Handmatig getypte referentietekst heeft geen veldcode en kan geen link worden, ongeacht de exportinstellingen.
Werk alle velden in het document onmiddellijk bij voordat u naar PDF exporteert. Druk op Ctrl+A om het hele document te selecteren en druk vervolgens op F9 om alle velden bij te werken. Dit zorgt ervoor dat paginanummers in kruisverwijzingen de uiteindelijke paginering weerspiegelen die de PDF-export zal opleveren. Een verouderde veldcode die verwijst naar een paginanummer uit een eerdere bewerkingssessie zal verkeerd zijn in de PDF, zelfs als de link werkt. De combinatie van bijgewerkte velden en correcte exportinstellingen levert PDF-kruisverwijzingen op die zowel nauwkeurig als klikbaar zijn.
Veelgestelde vragen
Zullen kruisverwijzingen overleven als de PDF later wordt gecomprimeerd of geoptimaliseerd? Kruisverwijzingslinks worden opgeslagen als PDF-annotaties, die de meeste compressietools ongemoeid laten. Agressieve optimalisatie die de documentstructuur verwijdert, kan echter linkannotaties verwijderen. Nadat u een PDF met kruisverwijzingen hebt gecomprimeerd, controleert u een paar links om te bevestigen dat ze bewaard zijn gebleven. Als koppelingen na compressie worden verbroken, exporteer dan opnieuw vanuit het originele Word-document en gebruik een compressietool die expliciet koppelingsannotaties behoudt.
Kan ik kruisverwijzingen toevoegen aan een PDF die is gemaakt op basis van een gescand document? Gescande PDF's zijn afbeeldingen en bevatten geen koppelbare tekst in de traditionele zin van het woord. U moet eerst OCR uitvoeren om een tekstlaag te maken en vervolgens handmatig koppelingsbestemmingen en annotaties toevoegen. Het proces is volledig handmatig en alleen praktisch voor korte documenten. Voor gescande documenten kunt u overwegen een voorblad toe te voegen met een handmatig gemaakte inhoudsopgave, in plaats van te proberen kruisverwijzingen in de hele tekst toe te voegen.
Bestaan kruisverwijzingen als ik afdruk naar PDF in plaats van Opslaan als te gebruiken?
De Microsoft Print to PDF virtuele printer bewaart doorgaans geen koppelingen, inclusief kruisverwijzingen en hyperlinks. Het printpad vlakt alle interactieve elementen af. Gebruik altijd Opslaan als PDF voor documenten waarbij het behoud van links belangrijk is.
Kan ik kruisverwijzingen toevoegen aan een PDF die niet vanuit Word is gemaakt?
Ja. Met de meeste PDF-editors kunt u koppelingsannotaties maken die naar specifieke pagina's of benoemde bestemmingen in het document navigeren. Deze handmatig gemaakte koppelingen functioneren op dezelfde manier als bewaarde kruisverwijzingen. Het proces is hetzelfde als het herstellen van verbroken kruisverwijzingen na het exporteren.
Waarom werken mijn kruisverwijzingen in de PDF op mijn computer, maar niet op de computer van een collega?
PDF-linkbestemmingen worden in het bestand opgeslagen en zijn lezeronafhankelijk. Als koppelingen in de ene reader wel werken, maar in de andere niet, ligt het probleem bij de reader en niet bij het bestand. Mogelijk is de linknavigatie uitgeschakeld voor de PDF-lezer van de collega, of ondersteunt de lezer mogelijk niet het specifieke type linkbestemming dat in de PDF wordt gebruikt. Door een referentiedocument met de juiste exportconfiguratie bij te houden, wordt een consistente uitvoerkwaliteit gegarandeerd voor alle teamleden die PDF's vanuit Word produceren.