"Het bestand is beschadigd en kan niet worden gerepareerd" is een van de meest ontmoedigende foutmeldingen die een PDF-viewer kan weergeven. Voordat u ervan uitgaat dat het bestand permanent verloren is gegaan, is het de moeite waard om een paar controles uit te voeren; veel bestanden die deze fout veroorzaken, kunnen worden hersteld en sommige zijn helemaal niet beschadigd.
Probeer andere kijkers voordat u iets anders doet
De "beschadigde" foutmelding is niet universeel: verschillende PDF-viewers hebben verschillende toleranties voor structurele onregelmatigheden. Een bestand dat Adobe Reader weigert te openen, wordt mogelijk prima weergegeven in Chrome, of in Preview op Mac, of in Foxit Reader. De PDF-specificatie is in de loop van de tijd geëvolueerd en sommige kijkers zijn strenger dan anderen over wat zij als geldig beschouwen. Probeer drie of vier verschillende viewers voordat u tot de conclusie komt dat het bestand kapot is. Als een van hen het kan openen, is het bestand in orde en heeft u eerder een probleem met de compatibiliteit van de viewer gevonden dan dat er sprake is van daadwerkelijke schade.
Onvolledige download is de meest voorkomende oorzaak
Een zeer groot deel van de "beschadigde" PDFs zijn eigenlijk gewoon onvolledige downloads. Het PDF-formaat slaat de kruisverwijzingstabel op, die de kijker vertelt waar hij de inhoud van elke pagina kan vinden, aan het einde van het bestand. Als de download werd onderbroken voordat het overgedragen bestand was voltooid, ontvangt de kijker een bestand waarvan de index ontbreekt en kan het niet lezen, waardoor de fout in het beschadigde bestand ontstaat.
Controleer de bestandsgrootte ten opzichte van wat deze zou moeten zijn. Als u een PDF van een website hebt gedownload en deze zou 4 MB moeten zijn, maar het bestand op uw computer is 800 KB, dan is de download vroegtijdig gestopt. Verwijder het gedeeltelijke bestand en download opnieuw. Gebruik een bekabelde verbinding of stabiele Wi-Fi in plaats van mobiele data, en schakel niet tussen netwerken tijdens het downloaden. Voor zeer grote PDFs is het de moeite waard om een downloadmanager te gebruiken die hervatbare downloads ondersteunt.
Corruptie en coderingsproblemen met e-mail
PDFs die als e-mailbijlage worden verzonden, raken af en toe beschadigd tijdens het transport, vooral via oudere mailservers of wanneer ze via meerdere e-mailrelaysystemen gaan. Dit komt minder vaak voor dan vroeger, maar gebeurt nog steeds. Als een PDF correct wordt geopend wanneer de afzender deze bekijkt, maar beschadigd bij u aankomt, vraag de afzender dan om deze te delen via Google Drive, Dropbox of een andere cloudservice in plaats van als e-mailbijlage. Bestandsoverdracht via cloudopslag is betrouwbaarder dan e-mail voor binaire bestanden.
Nog een e-mailgerelateerde oorzaak: sommige beveiligingsscansystemen die e-mailbijlagen inspecteren op malware beschadigen af en toe het bestand tijdens het proces, vooral als ze de inhoud van de bijlage herschrijven. Als uw organisatie e-mail doorstuurt via een gateway voor inhoudsinspectie, kan dit de boosdoener zijn. Een cloudlink omzeilt het scannen van bijlagen volledig.
Proberen te herstellen
Als het bestand echt beschadigd lijkt te zijn en u geen nieuw exemplaar kunt krijgen, proberen de PDF-reparatietools leesbare inhoud van beschadigde bestanden te reconstrueren. Online PDF-reparatieservices accepteren een upload en proberen structurele fouten in het bestand te herstellen door de kruisverwijzingstabel opnieuw te genereren, pagina-inhoud van beschadigde secties te herstellen en een gerepareerde versie te produceren om te downloaden. Het slagingspercentage hangt sterk af van wat beschadigd is: indexcorruptie (herstelbaar) versus schade aan de inhoudsstroom (moeilijker) versus bestandsafkapping (vaak herstelbaar als de inhoudspagina's intact zijn).
Adobe Acrobat Pro heeft een ingebouwde reparatiefunctie die automatisch wordt uitgevoerd wanneer er een beschadigd bestand wordt aangetroffen. Als Acrobat het bestand gedeeltelijk kan herstellen, wordt weergegeven wat het kan en aanbiedt om de herstelde inhoud op te slaan. Dit is het proberen waard, zelfs als Reader het opgaf; het herstel van Acrobat is robuuster dan dat van Reader.
Wanneer het bestand niet kan worden hersteld
Sommige bestanden zijn zo ernstig beschadigd dat geen enkel hulpmiddel nuttige inhoud kan herstellen. Als de inhoudsgegevens zelf (en niet alleen de index) zijn overschreven of beschadigd, valt er niets meer te herstellen. De enige weg vooruit is het verkrijgen van een nieuwe kopie van de originele bron: opnieuw downloaden, de afzender om een nieuwe versie vragen of het bestand opnieuw genereren als je het hebt gemaakt.
Dit is het argument om kopieën van belangrijke PDFs in cloudopslag met versiegeschiedenis te bewaren. Google Drive, Dropbox en OneDrive behouden allemaal eerdere versies van bestanden gedurende 30 dagen of langer. Als een PDF op één apparaat beschadigd raakt, is de cloudkopie van vóór de schade nog steeds toegankelijk. Voor echt cruciale documenten (contracten, juridische documenten, financiële overzichten) is het opzettelijk bewaren van een reservekopie geen paranoia, maar gewoon een goede gewoonte.