Het converteren van Excel naar PDF is ingebouwd in Excel zelf, maar om een schoon resultaat te krijgen (een resultaat waarbij de spreadsheet goed op de pagina past, op het juiste aantal pagina's wordt afgedrukt en geen kolommen worden afgekapt) zijn een aantal aanpassingen aan de instellingen vereist die veel mensen overslaan. De standaardexport levert vaak een PDF op waarbij de spreadsheet over meer pagina's loopt dan verwacht of waarbij kolommen aan de rand worden afgekapt.
Het afdrukgebied instellen vóór exporteren
Voordat u gaat exporteren, definieert u het afdrukgebied om precies te bepalen wat er in de PDF terechtkomt. Selecteer de cellen die u wilt opnemen, ga naar Pagina-indeling → Afdrukgebied → Afdrukgebied instellen. Dit vertelt Excel om alleen die selectie te exporteren in plaats van alles op het blad, inclusief lege cellen. Zonder deze stap exporteert Excel vaak een groot leeg gebied rechts of onder de gegevens, waardoor een PDF ontstaat met veel lege pagina's.
Als het werkblad te breed is om op één paginabreedte te passen, ga dan naar Pagina-indeling → Passend schalen en wijzig de instelling Breedte in "1 pagina." Hiermee wordt de inhoud horizontaal geschaald zodat deze binnen één paginabreedte past, terwijl er zoveel rijen per pagina behouden blijven als de gegevens vereisen. Voor brede financiële modellen met veel kolommen is dit vaak het verschil tussen een leesbare PDF en een waarin de helft van de gegevens ontbreekt.
Exporteren vanuit Excel
In Excel voor Windows: Bestand → Exporteren → PDF/XPS maken. Dit levert een goede PDF op met vectortekst en ingesloten lettertypen. U kunt ook Bestand → Afdrukken → de printer wijzigen in Microsoft Afdrukken naar PDF. Beide werken, maar de exportroute levert iets betere uitvoer op voor documenten met diagrammen en afbeeldingen, omdat vectorinhoud netter wordt verwerkt dan het afdrukpad.
In Excel voor Mac: Bestand → Opslaan als → PDF, of Bestand → Exporteren → PDF. De Mac-versie accepteert ook Command+P → Opslaan als PDF via het afdrukvenster. Voor werkmappen met meerdere bladen controleert u of u alleen het actieve blad of alle bladen wilt exporteren. Excel gebruikt standaard het actieve blad, dus als u alle bladen in één PDF wilt, wijzigt u de selectie in het exportdialoogvenster.
Exporteren vanuit Google Spreadsheets
Google Spreadsheets exporteert via Bestand → Downloaden → PDF Document. Het exportdialoogvenster heeft meer lay-outopties dan de meeste mensen beseffen: papierformaat, richting, schaal (aanpassen aan breedte, aanpassen aan hoogte of een aangepast percentage), marges en of rasterlijnen en rij-/kolomkoppen moeten worden opgenomen. Als u een minuut de tijd neemt om deze instellingen te configureren voordat u gaat downloaden, krijgt u een veel bruikbaarder PDF dan het accepteren van de standaardinstellingen.
Voor grote spreadsheets werkt de liggende stand vaak beter dan de portretstand, en "Aanpassen aan breedte" werkt Door te schalen wordt voorkomen dat kolommen worden omwikkeld. Als het blad bevroren koprijen heeft, kunt u 'Bevroren rijen herhalen' inschakelen. in de exportopties worden deze kopteksten naar elke pagina overgebracht, waardoor gegevens over meerdere pagina's veel gemakkelijker te lezen zijn.
Omgaan met de grootte van het uitvoerbestand
Excel PDFs met veel diagrammen, voorwaardelijke opmaak of ingesloten afbeeldingen kunnen verrassend groot zijn. Een werkmap van 2 MB als .xlsx-bestand kan een PDF van meer dan 15 MB opleveren als deze veel diagrammen met hoge resolutie bevat. Het uitvoeren van de geëxporteerde PDF via een PDF Compressie-tool vermindert dit aanzienlijk: grafieken en ingesloten afbeeldingen worden goed gecomprimeerd en de tekstinhoud in cellen blijft scherp. Voor PDFs die worden gemaild of geüpload naar een portal met een maximale grootte, is compressie de extra stap waard.
Als ontvangers de gegevens moeten extraheren in plaats van deze alleen maar te bekijken, overweeg dan of een PDF daadwerkelijk het juiste formaat is. Een PDF van een spreadsheet is een vaste visuele weergave: de cijfers zijn aanwezig, maar kunnen niet aan formules worden gekoppeld, gefilterd of gesorteerd. Voor ontvangers die met de gegevens moeten werken in plaats van alleen maar een rapport te lezen, is het beter om de .xlsx rechtstreeks of via een Google Spreadsheets-link te delen dan te converteren naar PDF.