Het archiveren van een PDF is niet hetzelfde als het opslaan ervan. Een opgeslagen PDF bevindt zich op uw harde schijf, ongeacht de staat waarin deze voor het laatst is gebruikt. Een gearchiveerde PDF wordt opgeschoond, gecomprimeerd en geformatteerd voor langdurige opslag: tientallen jaren leesbaar, vrij van onnodige opschudding en zo georganiseerd dat het juiste document kan worden gevonden wanneer dat nodig is. Het verschil is nu een paar minuten voorbereiding versus urenlange frustratie later.
Het opschoonproces voor archivering is op drie dingen gericht: bestandsgrootte, voor efficiënte opslag. Metadata en structuur, voor vindbaarheid. En conformiteit met het formaat, voor toekomstige leesbaarheid. Elk doel heeft specifieke stappen die de PDF voorbereiden op een lange levensduur bij opslag.
In de onderstaande tabel worden de opruimstappen, het doel ervan en de aanbevolen volgorde beschreven.
| Stap | Actie | Doel | Gereedschap vereist |
|---|---|---|---|
| 1 | Comprimeren tot archiefkwaliteit: verliesloze compressie die alle inhoud behoudt, maar de bestandsgrootte verkleint door structurele optimalisatie | Verklein de opslagvoetafdruk zonder dat dit ten koste gaat van de leesbaarheid | Compressie gereedschap |
| 2 | Metagegevens toevoegen of bijwerken: titel, auteur, onderwerp, trefwoorden en aanmaakdatum | Maak het bestand vindbaar via zoeken; leg uit wat het document is aan iemand die het jaren later vindt | PDF-editor |
| 3 | Verwijder verborgen gegevens: oude metadata, revisiegeschiedenis, ingesloten thumbnails, ongebruikte objecten | Verwijder informatie die niet relevant is voor de gearchiveerde versie; bestandsgrootte verkleinen | Tool voor het opschonen van metadata |
| 4 | Voeg bladwijzers toe als het document meer dan 10 pagina's bevat | Maak het gearchiveerde bestand navigeerbaar zonder door elke pagina te bladeren | PDF-editor |
| 5 | OCR als het document gescande pagina's bevat | Maak gescande inhoud doorzoekbaar; zonder OCR zijn gescande pagina's onzichtbaar voor zoekhulpmiddelen | OCR-tool |
| 6 | Hernoem met een consistente archiefnaamgevingsconventie | Maak het bestand alleen al aan de hand van de bestandsnaam identificeerbaar; omvatten datum, documenttype en beschrijving | Bestandsbeheer |
Het juiste archiefformaat kiezen
Standaard PDF is geschikt voor de meeste archiveringsdoeleinden. PDF/A is een gespecialiseerd archiefformaat dat alle lettertypen insluit, externe afhankelijkheden verbiedt en functies beperkt die in de toekomst onleesbaar zouden kunnen worden, zoals JavaScript en externe bestandsverwijzingen. PDF/A is in veel rechtsgebieden vereist voor overheids- en juridische archieven. Voor persoonlijke en zakelijke archivering is standaard PDF met zorgvuldige voorbereiding voldoende.
De PDF Archief beslissing tussen standaard PDF en PDF/A is afhankelijk van de vereiste levensduur. Documenten die u over vijf jaar moet lezen, kunnen met vertrouwen standaard-PDF gebruiken. Documenten die over dertig jaar leesbaar moeten zijn, moeten gebruik maken van PDF/A. Het formaat integreert alles wat nodig is voor weergave in het bestand zelf, waardoor het op zichzelf staand en toekomstbestendig is tegen veranderingen in de beschikbaarheid van lettertypen en weergavetechnologie.
Gearchiveerde PDF's ordenen zodat ze later kunnen worden opgehaald
Een perfect opgeschoonde pdf is nutteloos als je hem drie jaar later niet meer kunt vinden. De naamgevingsconventie, metagegevens en mapstructuur werken samen als een ophaalsysteem. De bestandsnaam vertelt u wat het document is. De metadata vertelt een zoekfunctie wat het document bevat. De mapstructuur groepeert gerelateerde documenten, zodat bladeren net zo effectief is als zoeken.
De PDF-compressie en bewerkingstools van WukongPDF verzorgen de opschoonstappen waarmee PDF's worden voorbereid voor archivering. Comprimeer om de grootte te verkleinen, voeg metagegevens toe voor vindbaarheid en met OCR gescande inhoud voor doorzoekbaarheid. Het voorbereide bestand is klaar voor langdurige opslag in welk systeem u ook gebruikt om uw gearchiveerde documenten te beheren.
Gearchiveerde bestanden testen op toekomstige leesbaarheid
Open eens per jaar een aantal willekeurig geselecteerde gearchiveerde PDF's en controleer of ze nog steeds leesbaar zijn. Softwarewijzigingen, updates van besturingssystemen en standaard PDF-lezers verschuiven. Een bestand dat drie jaar geleden perfect is geopend, wordt mogelijk onjuist weergegeven in de huidige versie van uw PDF-lezer. Door uw archief steekproefsgewijs te controleren, wordt formatrot opgespoord voordat dit belangrijke documenten aantast. Als een bestand niet kan worden geopend, heeft u nog tijd om het te converteren voordat de conversietools verdwijnen.