Een inhoudsopgave transformeert een lange PDF van een document waar je blind doorheen bladert in een document waar je doorheen kunt navigeren. Voor elke PDF van meer dan tien pagina's (rapporten, handleidingen, voorstellen, onderzoekspapers) is het ontbreken van een inhoudsopgave een bruikbaarheidsprobleem. Er een achteraf toevoegen is ingewikkelder dan het in het brondocument inbouwen, maar het is haalbaar met de juiste aanpak.
Twee verschillende dingen genaamd "Inhoudsopgave"
Het is de moeite waard onderscheid te maken tussen twee verwante maar verschillende kenmerken voordat u beslist welke aanpak u wilt volgen.
Een visuele inhoudsopgave is een pagina in het document met sectietitels en paginanummers – de traditionele soort die je voorin een boek aantreft. Lezers zien het wanneer ze het document openen en kunnen ernaar verwijzen om secties handmatig te vinden.
PDF-bladwijzers zijn de klikbare navigatie-items die verschijnen in het zijbalkpaneel van PDF-viewers zoals Adobe Reader. Ze zijn onzichtbaar in het document zelf, maar bieden directe navigatie wanneer de lezer erop klikt. Voor PDF Navigatie op het scherm zijn bladwijzers vaak nuttiger dan een visuele inhoudsopgave, omdat ze altijd toegankelijk zijn zonder terug te hoeven scrollen naar de voorpagina.
Een goed voorbereide lange PDF zou idealiter beide moeten bevatten. De onderstaande benaderingen hebben betrekking op elk.
De beste aanpak: bouw het voordat u exporteert
Als het brondocument nog steeds beschikbaar is, is de schoonste oplossing het toevoegen van de inhoudsopgave in Word voordat het naar PDF wordt geëxporteerd. Dit produceert automatisch zowel een visuele inhoudsopgave als PDF-bladwijzers – met één enkele handeling.
Stap 1: Gebruik de juiste kopstijlen
De automatische inhoudsopgave van Word wordt gegenereerd op basis van kopstijlen: Kop 1, Kop 2, Kop 3. Als het document deze stijlen consequent gebruikt, schrijft de inhoudsopgave zichzelf. Als koppen handmatig zijn gemaakt door de tekst vetgedrukt en groot te maken, zal de automatische inhoudsopgave ze niet vinden. Pas de juiste kopstijlen toe voordat u verdergaat.
Stap 2: Voeg de inhoudsopgave in
Plaats de cursor op de plek waar de inhoudsopgave moet verschijnen, meestal na het voorblad en vóór de inleiding. Ga naar Referenties > Inhoudsopgave en kies een van de automatische stijlen. Word genereert een pagina met alle koppen met hun paginanummers, consistent opgemaakt. Werk het bij voordat u exporteert als u wijzigingen in de documentstructuur heeft aangebracht.
Stap 3: Exporteren met bladwijzers ingeschakeld
Wanneer u exporteert naar PDF (Bestand > Opslaan als > PDF), opent u het dialoogvenster Opties en schakelt u 'Bladwijzers maken met: Koppen' in. Hiermee wordt elke kop in het document omgezet in een PDF-bladwijzer. Het resultaat is een PDF met zowel een visuele inhoudsopgave als een klikbare bladwijzernavigatie in de zijbalk: het meest bruikbare formaat voor een lang document.
Bladwijzers toevoegen aan een bestaande PDF
Als het brondocument niet beschikbaar is en u rechtstreeks met een PDF werkt, kunnen bladwijzers handmatig worden toegevoegd in Adobe Acrobat Pro. Open het paneel Bladwijzers (Bekijken > Tonen/Verbergen > Navigatievensters > Bladwijzers), navigeer naar de pagina waarvan u een bladwijzer wilt maken en klik op de knop Nieuwe bladwijzer. Typ de naam voor de bladwijzer (de sectietitel) en deze wordt toegevoegd aan het navigatiepaneel.
Voor een document met veel secties is het handmatig maken van bladwijzers tijdrovend maar eenvoudig. Werk sectie voor sectie door het document en voeg aan het begin van elke sectie een bladwijzer toe. Bladwijzers kunnen worden genest (een hoofdstukbladwijzer met bladwijzers voor subsecties) die de kophiërarchie weerspiegelt en de navigatie intuïtiever maakt voor complexe documenten.
Een visuele inhoudsopgave toevoegen
Als u een visuele inhoudsopgave wilt toevoegen aan een PDF die er nog geen heeft, moet u eerst de pagina maken en deze vervolgens in het document invoegen.
- Maak de inhoudsopgavepagina in Word - vermeld elke sectietitel en het paginanummer ervan, duidelijk opgemaakt
- Exporteer die ene pagina als een PDF
- Gebruik een samenvoegtool om de inhoudsopgave PDF te combineren met het hoofddocument, door deze vooraan in te voegen
- Controleer of alle paginanummers in de inhoudsopgave overeenkomen met de daadwerkelijke pagina's in het samengevoegde document. Bij het samenvoegen kunnen de paginanummers verschuiven als de inhoudsopgave pagina's vooraan toevoegt
Die laatste stap is van cruciaal belang: als het originele document aan het begin pagina 1 had en je daarvóór een inhoudsopgavepagina toevoegt, verschuift alles één pagina. Werk de paginanummers in de inhoudsopgave bij voordat u afrondt. De tool Merge PDF van WukongPDF op www.wukongpdf.com verzorgt de bestandscombinatie: upload de inhoudsopgave PDF en het hoofddocument in volgorde, download het gecombineerde resultaat.
De moeite waard voor elk document van meer dan tien pagina's
Een inhoudsopgave en PDF-bladwijzers samen zijn een investering van tien tot dertig minuten voor een document dat tientallen of honderden keren kan worden geopend. Elke lezer profiteert elke keer dat hij het document gebruikt van de navigatie. Voor rapporten, handleidingen, voorstellen en andere PDF waarbij mensen specifieke secties moeten zoeken in plaats van ze van begin tot eind te lezen, is PDF Navigatie door een goede inhoudsopgave een van de waardevolste verbeteringen die u kunt aanbrengen.