E-mailnieuwsbrieven zijn ontworpen voor schermen. Ze gebruiken vloeiende lay-outs die zich aanpassen aan de breedte van het e-mailclientvenster, RGB-kleuren die oplichten op schermen met achtergrondverlichting en afbeeldingen met een lage resolutie die zijn geoptimaliseerd voor snel laden via mobiele verbindingen. Het converteren van een document naar een PDF Printing-klaar formaat voor fysieke distributie betekent dat u deze schermeigen ontwerpbeslissingen moet vertalen naar hun printequivalenten. Het resultaat moet er opzettelijk uitzien, en niet als een webpagina die onhandig op papier is gedrukt.
De conversie omvat vier belangrijke aanpassingen: het fixeren van de pagina-afmetingen op een standaard papierformaat, het verhogen van de beeldresolutie tot printgeschikte niveaus, het converteren van kleuren van RGB naar CMYK als de drukkerij dit vereist, en het vervangen van interactieve elementen zoals hyperlinks en geanimeerde GIF's door hun statische print-equivalenten. Elke aanpassing is afzonderlijk eenvoudig. Samen transformeren ze een schermnieuwsbrief in een document dat op papier natuurlijk leest.
De PDF Export-tools van WukongPDF produceren printklare uitvoer van webinhoud. Voor nieuwsbrieven die in e-mailmarketingplatforms zijn ingebouwd, legt de hieronder beschreven exportworkflow de inhoud van de nieuwsbrief vast in afdrukkwaliteit.
De inhoud van de nieuwsbrief vastleggen voor conversie
De meeste e-mailmarketingplatforms bieden een webversie van elke nieuwsbrief, vaak gekoppeld via een link Weergeven in browser of webversie bovenaan de e-mail. Open deze link in een desktopbrowser. De door de browser gehoste versie geeft de nieuwsbrief doorgaans op volledige breedte weer, zonder de beperkingen van het voorbeeldvenster van de e-mailclient. Dit is de versie die moet worden geconverteerd. Als de nieuwsbrief geen webversie heeft, gebruik dan de afdrukfunctie van de browser op de webinterface van de e-mailclient om de inhoud direct vast te leggen.
Blader vóór het converteren door de hele webgehoste nieuwsbrief om eventuele lui geladen afbeeldingen te activeren. Afbeeldingen die alleen worden geladen wanneer ze in beeld komen, verschijnen als lege ruimtes in de PDF als ze niet vóór de conversie zijn geactiveerd. Nadat u door de volledige nieuwsbrief heeft gescrolld, wacht u een paar seconden totdat alle afbeeldingen zijn geladen en gaat u vervolgens verder met de conversiestap.
Methode 1: browserafdruk naar PDF met aanpassingen
Het snelste conversiepad maakt gebruik van de ingebouwde print-naar-PDF-functionaliteit van de browser met aangepaste instellingen. Druk in Chrome of Edge op Ctrl+P of ga naar Bestand, Afdrukken. Stel in het afdrukdialoogvenster de bestemming in op Opslaan als PDF. Selecteer onder Indeling de optie Portret. Stel onder Meer instellingen het papierformaat in op Letter of A4, afhankelijk van uw regio. Vink de optie Achtergrondafbeeldingen aan om eventuele achtergrondkleuren of patronen uit het nieuwsbriefontwerp op te nemen.
Experimenteer onder Schaal met het schaalpercentage. Nieuwsbrieven die zijn ontworpen voor brede desktopschermen moeten mogelijk worden verkleind tot 70 tot 85 procent om binnen de standaardpapiermarges te passen zonder horizontaal bijsnijden. Bekijk een voorbeeld van de uitvoer in het afdrukdialoogvenster voordat u deze opslaat. Als de tekst te klein lijkt bij het geschaalde percentage, overweeg dan om de nieuwsbrief over te zetten naar een mobiel-responsieve weergave, waarbij vaak een smallere lay-out wordt gebruikt die op briefpapier op 100 procent schaal past. Veel e-mailmarketingplatforms bieden naast de op het web gehoste desktopversie ook een mobiele weergave-URL.
Methode 2: Exporteren vanaf het e-mailmarketingplatform
Sommige e-mailmarketingplatforms bevatten een PDF-exportfunctie. Open in Mailchimp het campagnerapport en zoek naar de optie Exporteren als PDF. In Constant Contact is de PDF-download beschikbaar op de overzichtspagina van de campagne. De door het platform gegenereerde PDF is doorgaans geoptimaliseerd voor schermweergave, niet voor afdrukken. Afbeeldingen blijven op webresolutie en kleuren blijven in RGB. Gebruik de platformexport als uitgangspunt en verbeter deze vervolgens voor afdrukken met behulp van de aanpassingen die in de volgende sectie worden beschreven.
Als het platform geen PDF-export aanbiedt, is de browser print-to-PDF-methode de fallback. Het legt vast wat zichtbaar is in de browser, wat nauwkeurig weergeeft hoe de nieuwsbrief er voor de lezers uitziet.
De PDF aanpassen voor afdrukkwaliteit
Nadat u de eerste PDF hebt gegenereerd, opent u deze in Adobe Acrobat Pro of een PDF Printing-optimalisatieprogramma. Controleer de afbeeldingsresolutie met behulp van de tool Uitvoervoorbeeld. Afbeeldingen met een effectieve resolutie van minder dan 150 DPI op het afdrukformaat zien er zacht of korrelig uit op papier. Als de nieuwsbrief belangrijke foto's of productafbeeldingen bevat, kunt u overwegen de webversies met een lage resolutie te vervangen door originelen met een hogere resolutie door de PDF in Acrobat Pro te bewerken en afbeeldingen uit te wisselen via de tool PDF bewerken.
Voor kleurkritisch afdrukken, zoals een nieuwsbrief die professioneel wordt afgedrukt voor een beurs of een klantenmailing, converteert u de kleurruimte van de PDF van RGB naar CMYK. Ga in Acrobat Pro naar Extra, Afdrukproductie, Kleuren converteren. Stel de uitvoerintentie in op een CMYK-profiel dat geschikt is voor de printer, zoals U.S. Web Coated (SWOP) v2 voor commercieel drukwerk in Noord-Amerika. Door de conversie worden de kleuren iets verlegd, vooral de heldere blauw- en groentinten, die niet accuraat kunnen worden gereproduceerd in CMYK. Controleer de geconverteerde PDF en pas eventuele elementen aan waarvan de kleurverschuiving onaanvaardbaar is.
| Nieuwsbriefelement | Schermversie | Printversie |
|---|---|---|
| Kleurmodus | RGB, volledig kleurengamma | CMYK-conversie voor professioneel printen, of RGB voor kantoorprinters |
| Beeldresolutie | 72-96 DPI, geoptimaliseerd voor snel laden | 200-300 DPI, geoptimaliseerd voor scherpe weergave |
| Hyperlinks | Klikbare, onderstreepte tekst | Geef de volledige URL tussen haakjes weer na de gekoppelde tekst |
| Pagina-afmetingen | Variabele, vaak vloeiende breedte | Vaste letter of A4, gedefinieerde marges |
Afdrukspecifieke elementen toevoegen
Een fysieke nieuwsbrief profiteert van elementen die op het scherm overbodig zijn. Voeg paginanummers toe aan elke pagina na de eerste. Voeg de titel van de nieuwsbrief en de uitgiftedatum toe in een kop- of voettekst op elke pagina, zodat losse afgedrukte pagina's opnieuw kunnen worden samengevoegd als ze gescheiden zijn. Als de nieuwsbrief weblinks bevat, voeg dan de volledige URL tussen haakjes toe na elke gekoppelde tekstzin, zodat gedrukte lezers het adres in een browser kunnen typen. Deze kleine toevoegingen transformeren de PDF van een schermdocument dat op papier is afgedrukt in een document dat is ontworpen om op papier te lezen.
Als het om documentworkflows gaat, drukt u voor een laatste kwaliteitscontrole één exemplaar af op de doelprinter of het papiertype. Kleuren die er op het scherm goed uitzien, worden mogelijk donkerder of met een andere tint op papier afgedrukt. Tekst die op verkleinde schaal op het scherm leesbaar was, is mogelijk te klein om comfortabel op papier te kunnen lezen. De testafdruk brengt problemen aan het licht die geen enkel voorbeeld op het scherm opmerkt, en kost één vel papier. Breng aanpassingen aan op basis van de proefafdruk en druk vervolgens de definitieve versie af of distribueer deze.
Het omzetten van een e-mailnieuwsbrief naar een printklare PDF overbrugt de kloof tussen digitale distributie en fysieke aanwezigheid. De geconverteerde PDF kan worden afgedrukt voor weergave in de winkel, worden opgenomen in evenementenmateriaal of worden gearchiveerd in een printportfolio naast traditioneel ontworpen gedrukte documenten.
Afbeeldingen optimaliseren voor afdrukreproductie
Afbeeldingen voor e-mailnieuwsbrieven zijn vrijwel altijd geoptimaliseerd voor schermen met 72 DPI. Wanneer ze worden afgedrukt, zien deze afbeeldingen er zacht en korrelig uit, omdat de printer veel meer details kan weergeven dan een scherm van hetzelfde fysieke formaat. Een afbeelding van 600 pixels breed die er scherp uitziet in een e-mailkolom van 600 pixels breed, wordt een afdrukafbeelding van 2 inch breed met 300 DPI, wat kleiner is dan bedoeld en nog steeds slechts 300 pixels per inch werkelijke resolutie heeft.
Om de beeldkwaliteit voor afdrukken te corrigeren, zoekt u de originele hoge-resolutieversies van belangrijke nieuwsbriefafbeeldingen. Productfoto's, teamfoto's en evenementbanners profiteren het meest van de resolutie-upgrade. Vervang de webversies met lage resolutie in de PDF door de originelen met hoge resolutie met behulp van de tool PDF bewerken van Acrobat Pro. Voor nieuwsbriefafbeeldingen waarvan de originelen niet beschikbaar zijn, gebruikt u een AI-opschalingstool om de resolutie te verhogen voordat deze wordt afgedrukt. Door de opschaling worden synthetische details toegevoegd die niet zo goed zijn als het origineel, maar wel zichtbaar beter dan het afdrukken van een webafbeelding van 72 DPI op de volledige paginabreedte.
De afdrukklare PDF distribueren
Na het converteren van de nieuwsbrief naar een voor druk geoptimaliseerde PDF is het distributiekanaal van belang voor het behoud van de kwaliteit. E-mailbijlagen passeren spamfilters en scanners die de PDF mogelijk opnieuw comprimeren. Voor gedrukte distributie uploadt u de pdf naar een gedeelde Drive en deelt u een downloadlink in plaats van het bestand bij te voegen. De downloadlink bewaart het bestand precies zoals het is geüpload, zonder tussentijdse verwerking.
Voor fysieke distributie voegt u een voettekst toe aan het afgedrukte document, waarin u aangeeft waar u de digitale versie kunt vinden. Een regellezing Digitale editie op example.com/newsletter overbrugt de kloof tussen gedrukte en digitale betrokkenheid. De gedrukte versie leidt verkeer naar de digitale versie, die de interactieve elementen bevat die niet op papier kunnen worden gereproduceerd.
Een e-mailnieuwsbrief die is omgezet in print, wordt een fysiek artefact dat ruimte inneemt in de ontvangende omgeving. Een goed gedrukte nieuwsbrief op de tafel in de wachtkamer of op een beurs bereikt mensen die de e-mailversie nooit zouden openen. De hier beschreven conversieworkflow verandert een uitsluitend digitale communicatie in een tweekanaalspublicatie die het bereik van elk nieuwsbriefnummer vergroot tot buiten de inbox.
Gedrukte nieuwsbrieven nemen fysieke ruimte in beslag op een manier die e-mailnieuwsbrieven niet kunnen. Ze zitten op tafels in de wachtkamer, worden vastgepind op prikborden en worden tijdens evenementen van persoon tot persoon overhandigd. De inspanning om een digitale nieuwsbrief om te zetten naar een voor print geoptimaliseerd formaat wordt gerechtvaardigd door het grotere bereik en het andere publiek dat de fysieke versie bereikt.
Een e-mailnieuwsbrief die is omgezet in gedrukte vorm vergroot het bereik van elk nummer buiten de inbox. De fysieke kopie neemt ruimte in beslag in een wachtkamer, op een toonbank of op een evenemententafel, waar het een publiek bereikt dat de digitale versie nooit zou openen. De conversieworkflow verandert een publicatie via één kanaal in een communicatiemiddel via twee kanalen.