여러 시트로 구성된 Excel 통합 문서는 PDF로 인쇄되며 약간 다른 크기의 페이지를 생성하는 각 워크시트와 함께 제공됩니다. 세 번째 페이지는 두 번째 페이지보다 1인치 더 넓습니다. 7페이지의 여백이 5페이지와 일치하지 않습니다. PDF를 스크롤하면 페이지 경계가 한 시트에서 다음 시트로 눈에 띄게 이동합니다. 이는 Excel이 각 워크시트에 페이지 크기와 여백 설정을 독립적으로 할당하고, 여러 사람이 서로 다른 시트를 편집함에 따라 통합 문서 수명 동안 이러한 설정이 종종 달라지기 때문에 발생합니다. 페이지 크기 불일치가 발생하는 이유를 이해하는 것은 Excel을 PDF 출력으로 수정하기 위한 첫 번째 단계입니다.
Excel에서 각 워크시트의 페이지 크기를 결정하는 방법
모든 Excel 워크시트는 셀 데이터와 별도로 저장된 자체 페이지 설정 구성을 유지합니다. 이 구성에는 용지 크기, 방향, 여백 너비, 머리글 및 바닥글 내용, 인쇄 영역 정의가 포함됩니다. PDF로 인쇄하거나 내보낼 때 Excel은 각 워크시트를 독립적으로 처리하고 자체 페이지 설정을 적용합니다. Sheet1이 여백이 좁은 Letter 크기로 구성되고 Sheet2가 여백이 넓은 A4로 구성된 경우 결과 PDF에는 페이지 크기가 혼합되어 포함됩니다.
일반 셀 그리드 보기에서는 각 시트의 페이지 설정이 표시되지 않습니다. 현재 설정을 보려면 페이지 레이아웃 보기로 전환하거나 페이지 설정 대화 상자를 열어야 합니다. 이러한 비가시성은 PDF가 생성되고 누군가 점프 페이지 경계를 알아차릴 때까지 일치하지 않는 PDF 페이지 크기 설정이 종종 눈에 띄지 않는 이유입니다. 서로 다른 나라에 있는 동료들 사이에 전달된 워크북은 한 사람은 시트를 A4로 설정하고 다른 사람은 Letter를 사용할 수 있기 때문에 특히 취약합니다.
모든 시트에서 페이지 설정 확인 및 표준화
일치하지 않는 페이지 설정을 식별하는 가장 안정적인 방법은 내보내기 전에 각 시트를 개별적으로 확인하는 것입니다. 시트 탭을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 모든 시트 선택을 선택합니다. 이렇게 하면 페이지 설정 변경 사항이 모든 시트에 동시에 적용되도록 모든 시트가 그룹화됩니다. 모든 시트를 선택한 상태에서 리본의 페이지 레이아웃 탭을 엽니다. 크기 드롭다운을 클릭하고 모든 시트가 동일한 용지 크기를 사용하는지 확인합니다. 방향 드롭다운을 클릭하고 모든 시트를 세로 또는 가로로 일관되게 설정합니다. 여백을 클릭하고 모든 시트에 대해 동일한 여백 사전 설정을 선택합니다.
모든 시트를 그룹화하여 페이지 설정을 표준화한 후 시트 탭을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 시트 그룹 해제를 선택하여 그룹을 해제합니다. 그런 다음 페이지 레이아웃 보기에서 각 시트를 스크롤하여 페이지 나누기와 여백이 일관되게 나타나는지 시각적으로 확인합니다. 통합 문서의 나머지 부분에서는 세로를 사용하는 반면 가로로 설정되었을 수 있는 넓은 테이블이 있는 시트에 특히 주의하세요. 이러한 의도적인 방향 차이는 유효하지만 PDF 출력에서 페이지 크기가 달라집니다. 각 시트의 최적 방향보다 일관된 페이지 크기가 더 중요한 경우 방향도 표준화하세요.
크기 조정 옵션을 사용하여 콘텐츠를 균일한 페이지에 맞추기
용지 크기와 여백을 표준화한다고 해서 내용이 각 페이지에 깔끔하게 맞는다는 보장은 없습니다. 이전에 가로 방향으로 두 장에 걸쳐 인쇄했던 넓은 테이블이 이제 세로 모드에서 페이지 경계를 넘을 수 있습니다. 페이지 설정 대화 상자의 크기 조정 옵션을 사용하여 각 시트의 콘텐츠가 표준화된 페이지에 매핑되는 방식을 조정합니다. 다음에 맞춤 옵션은 지정된 페이지 수만큼 지정된 너비의 페이지 수에 맞게 전체 시트의 크기를 조정합니다.
키가 큰 필드를 비워 두어 1페이지 너비에 맞춤을 설정하면 Excel에서는 단일 페이지에 맞게 너비를 조정하고 높이는 필요한 만큼 많은 페이지에 걸쳐 확장할 수 있습니다. 이렇게 하면 하나의 추가 열이 있는 테이블이 하나의 좁은 데이터 열로 거의 비어 있는 두 번째 페이지를 생성하는 일반적인 PDF 인쇄 문제를 방지할 수 있습니다. 크기가 조정된 텍스트가 읽기에 너무 작아지면 인쇄 영역을 조정하여 중요하지 않은 열을 제외하거나 전체 시트를 한 페이지에 강제로 표시하는 대신 읽을 수 있는 최소 비율로 크기 조정을 설정하십시오.
각 시트의 인쇄 영역 설정
정의되지 않거나 일관되지 않은 인쇄 영역은 예상치 못한 페이지 크기 변화의 또 다른 일반적인 원인입니다. 한 시트에 A1부터 K45까지의 정의된 인쇄 영역이 있고 다른 시트에는 정의된 인쇄 영역이 없으면 Excel에서는 두 번째 시트의 전체 사용 범위를 인쇄합니다. 이 범위는 포함하려는 범위보다 훨씬 확장될 수 있습니다. PDF로 내보내기 전에 모든 시트의 인쇄 영역을 설정하세요. 출력에 표시할 셀을 선택하고 페이지 레이아웃 탭을 클릭한 다음 인쇄 영역, 인쇄 영역 설정을 차례로 선택합니다.
모든 시트에 인쇄 영역을 설정한 후 PDF로 커밋하기 전에 인쇄 미리 보기 화면을 사용하여 각 시트의 출력을 확인하세요. 미리보기에는 테이블을 여러 시트로 나누는 페이지 나누기를 포함하여 PDF에 나타날 내용이 정확하게 표시됩니다. 행 높이, 열 너비 또는 인쇄 영역 경계를 조정하여 어색한 페이지 나누기를 해결하세요. 인쇄 미리보기에 추가 시간을 투자하면 PDF 생성, 레이아웃 문제 발견, 수정, 파일 재생성 과정에서 발생하는 불편함을 줄일 수 있습니다.
일관된 설정으로 PDF로 내보내기
모든 시트를 동일한 페이지 크기, 방향, 여백 및 인쇄 영역으로 구성한 후 통합 문서를 PDF로 내보냅니다. Excel에서 파일, 내보내기로 이동하고 PDF 생성을 선택합니다. 내보내기 옵션 대화 상자의 게시 대상에서 활성 시트가 아닌 전체 통합 문서를 선택합니다. 이렇게 하면 모든 시트가 포함됩니다. 옵션 버튼을 클릭하고 게시 설정이 표준화 선택과 일치하는지 확인합니다. PDF가 광범위하게 배포되는 경우 접근성을 위한 문서 속성 및 문서 구조 태그가 활성화되어 있는지 확인하십시오.
PDF가 생성된 후 PDF를 열고 모든 페이지를 스크롤하십시오. 이제 페이지 크기가 시트마다 일관되어야 합니다. 시트가 여전히 다른 페이지 크기를 생성하는 경우 Excel에서 해당 시트로 돌아가 개별 페이지 설정을 확인합니다. 숨겨진 또는 보호된 경우 그룹 선택에서 제외되었을 수 있습니다. WukongPDF는 다중 시트 통합 문서의 파일 크기가 이메일 첨부 제한을 초과하는 경우 최종 PDF를 압축하거나 병합할 수 있지만, 내보내기 전에 Excel 페이지 설정을 표준화하는 것이 페이지 크기 불일치를 방지하는 가장 효과적인 방법입니다.
다른 운영 체제에서 생성된 Excel 통합 문서 처리
Windows와 Mac 컴퓨터 모두에서 편집된 Excel 통합 문서는 특히 두 운영 체제가 서로 다른 기본 용지 크기와 프린터 드라이버를 사용하기 때문에 페이지 크기 불일치가 발생하기 쉽습니다. Windows의 기본 Letter 용지 크기는 8.5 x 11인치입니다. macOS도 기본적으로 US Letter를 사용하지만 Mac의 프린터 하위 시스템은 CUPS 인쇄 시스템을 통해 페이지 크기를 매핑합니다. 이는 Windows GDI 인쇄 하위 시스템과 여백 및 배율을 약간 다르게 해석할 수 있습니다.
이러한 운영 체제 차이로 인해 페이지 크기가 1/10인치 정도 차이가 날 수 있습니다. 이는 화면에서 눈에 띄지 않을 만큼 미묘하지만, 인쇄된 페이지가 함께 쌓여 있거나 PDF를 마주보는 페이지가 완벽하게 정렬되어야 하는 두 페이지로 펼쳐져 있는 경우에는 분명합니다. PDF를 내보내기 전에 여러 운영 체제에서 통합 문서를 편집할 경우 하나의 시스템을 최종 내보내기 컴퓨터로 지정하고 PDF를 만들기 전에 해당 컴퓨터에서 모든 페이지 설정 표준화를 수행합니다.
최종 내보내기 전에 WukongPDF를 사용하여 보충 페이지를 병합하거나 다중 시트 PDF가 이메일 첨부 제한을 초과하는 경우 출력을 압축합니다. Excel 페이지 설정을 표준화하면 크기 불일치가 방지되며 전용 PDF 도구가 내보내기 후 파일 관리를 처리합니다.
Excel의 숨겨진 행과 열은 PDF 출력에서 예상치 못한 페이지 크기 동작을 일으킬 수 있습니다. 워크시트에 표시된 인쇄 영역을 벗어나는 숨겨진 열이 포함되어 있는 경우 Excel에서는 페이지 너비 계산에 숨겨진 콘텐츠가 포함될 수 있습니다. 내보내기 전에 모든 행과 열을 일시적으로 숨기기 해제하여 데이터의 전체 범위를 확인한 다음 숨겨진 콘텐츠를 삭제하거나 인쇄 영역을 조정하여 명시적으로 제외하세요.
Excel에서 지원되는 용지 크기와 기본 여백을 프린터에 쿼리하기 때문에 Excel에서 선택한 프린터 드라이버는 PDF 페이지 크기에 영향을 줄 수 있습니다. 선택한 프린터가 비표준 용지 처리 기능을 갖춘 물리적 장치인 경우 PDF 출력이 예기치 않은 페이지 크기 설정을 상속받을 수 있습니다. 일관된 PDF 출력을 위해 Excel 파일을 열기 전에 기본 프린터를 Microsoft PDF로 인쇄로 설정하세요.
Mac용 Excel과 Windows용 Excel은 특정 페이지 설정 기능, 특히 그래픽이 포함된 머리글과 바닥글을 다르게 처리합니다. 머리글에 회사 로고가 있는 워크시트는 이미지 크기 조정 알고리즘이 다르기 때문에 각 운영 체제에서 약간 다른 크기로 렌더링될 수 있습니다. 통합 문서를 두 플랫폼 모두에서 PDF로 내보내는 경우 각 플랫폼에서 출력을 테스트하고 최종 배포 복사본에 대해 선호하는 결과를 생성하는 플랫폼을 식별합니다.
PDF를 내보낼 때 사용한 것과 다른 용지 크기로 인쇄할 수 있는 수신자에게 배포할 경우 이메일이나 문서 헤더에 원하는 용지 크기를 나타내는 메모를 포함하세요. 북미 지역의 수신자가 Letter에 인쇄한 A4 용지용 PDF의 여백이 약간 잘릴 수 있습니다. 수신자의 가장 일반적인 용지 크기와 일치하도록 PDF 페이지 크기를 설정하면 이 문제가 최소화됩니다.