PDF에 주석을 추가하고 검토를 위해 동료에게 보냅니다. 그들은 파일을 열고 모든 댓글이 사용자, 3년 전에 소유했던 이전 컴퓨터의 이름, 또는 이 문서를 한 번도 열어본 적이 없는 사람의 이름으로 되어 있음을 확인합니다. 주석은 정확하지만 주석에 첨부된 작성자 이름이 잘못되어 PDF에서 이 정보를 어디서 가져오는지 알 수 없습니다. PDF 주석 작성자 이름은 사용자 계정이나 문서 메타데이터가 아닌 PDF 뷰어 기본 설정에 포함된 설정에서 가져옵니다.
PDF 주석 도구는 처음 설치될 때 뷰어 기본 설정에 작성자 이름을 저장합니다. 그러면 이 이름은 작업 중인 문서나 로그인한 계정에 관계없이 귀하가 생성하는 모든 댓글, 하이라이트 및 스티커 메모에 첨부됩니다. 이름은 누군가가 기본 설정에서 수동으로 변경할 때까지 유지됩니다. 대부분의 사용자는 설정이 존재하는지 모르기 때문에 변경하지 않습니다.
PDF 독자가 주석 작성자 이름을 얻는 위치
각 PDF 리더는 주석 작성자 이름을 자체 기본 설정에 저장합니다. Adobe Acrobat은 이를 편집, 기본 설정, ID 아래에 저장합니다. 이 필드의 이름은 귀하가 생성하는 모든 주석의 작성자가 됩니다. 이전에 다른 사람이 사용했던 컴퓨터에 Acrobat을 설치했거나 조직에서 일반 시스템 이미지를 사용하여 컴퓨터를 설정한 경우 ID 필드에 귀하의 이름이 아닌 이름이 포함될 수 있습니다.
브라우저 기반 PDF 뷰어는 작성자 이름을 다르게 처리합니다. 일부는 브라우저 프로필 이름을 사용합니다. 다른 것들은 문자열로 나타나는 무작위로 생성된 식별자를 사용합니다. 또 다른 사람들은 Guest 또는 User와 같은 기본 이름을 사용합니다. 뷰어 간 불일치는 한 뷰어에서 작성된 댓글이 동일한 문서에 대해 다른 뷰어에서 작성된 댓글과 다른 작성자 이름을 표시할 수 있음을 의미합니다.
문서 자체의 PDF 메타데이터는 주석 작성자 이름을 제어하지 않습니다. 작성자 및 작성자와 같은 문서 메타데이터 필드는 주석을 추가한 사람이 아니라 문서를 만든 사람을 설명합니다. 문서 메타데이터를 변경해도 새 주석에 표시되는 작성자 이름은 변경되지 않습니다. 두 개는 완전히 별도의 위치에 저장됩니다.
댓글에 잘못된 작성자 이름이 첨부되는 방식
가장 일반적인 시나리오는 새 컴퓨터 또는 새 PDF 뷰어 설치입니다. 설치 프로세스에서는 ID 필드를 기본값으로 설정합니다. 일부 시스템에서는 기본값이 운영 체제 사용자 이름에서 파생됩니다. 다른 경우에는 User 또는 Reviewer와 같은 일반 문자열입니다. 설치 시 신원을 설정하라는 메시지가 표시되지 않으면 작성자 이름이 잘못되었다는 사실을 깨닫지 못한 채 몇 달 또는 몇 년 동안 주석을 작성할 수 있습니다.
또 다른 시나리오는 공유 환경에서 발생합니다. 회의실이나 공유 작업 공간에 있는 컴퓨터에는 ID 필드가 이전 사용자 이름으로 설정된 PDF 뷰어가 있습니다. PDF에 주석을 달기 위해 해당 컴퓨터를 사용하는 사람은 누구나 주석에 이전 사용자 이름을 갖게 됩니다. 주석은 해당 방에 한 번도 가본 적이 없는 사람이 작성한 것으로 보입니다.
세 번째 시나리오에는 PDF Editor 마이그레이션이 포함됩니다. PDF 편집기의 한 버전에서 다른 버전으로 업그레이드하거나 한 편집기에서 다른 편집기로 전환하는 경우 ID 설정이 전송되지 않을 수 있습니다. 새 편집기는 자체 기본 ID로 시작하고 모든 후속 주석은 해당 ID를 사용합니다.
주석 작성자 이름을 수정하는 방법
Adobe Acrobat에서 편집, 기본 설정, ID로 이동하여 이름 필드를 업데이트합니다. 열려 있는 PDF를 모두 닫았다가 다시 엽니다. 새 주석은 업데이트된 이름을 사용합니다. 기존 주석은 원래 작성자 이름을 유지합니다. ID를 변경해도 문서에 이미 있는 주석은 소급하여 업데이트되지 않습니다.
브라우저 기반 PDF 도구에서 ID 설정은 도구 설정 또는 계정 프로필에 있을 수 있습니다. 일부 도구는 로그인 이름을 자동으로 사용하고 ID 설정을 노출하지 않습니다. 브라우저 기반 도구가 생성된 식별자를 사용하는 경우 설정에 표시 이름을 사용자 정의하는 옵션이 포함되어 있는지 확인하십시오.
WukongPDF는 구성된 프로필 설정을 기반으로 작성자 식별을 사용하여 브라우저를 통해 PDF 주석을 처리합니다. 검토 세션을 시작하기 전에 이러한 설정을 확인하면 주석에 올바른 ID가 전달되는지 확인할 수 있습니다.
기존 주석의 작성자 이름 수정
기존 주석의 작성자 이름을 변경하려면 주석 속성을 편집해야 합니다. 대부분의 PDF 편집기에서는 주석을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 속성을 선택합니다. 작성자 이름은 속성 대화 상자에 필드로 나타납니다. 이를 변경하면 해당 주석이 업데이트됩니다. 여러 주석의 작성자 이름을 변경하려면 모두 선택하고 속성을 열고 작성자 필드를 업데이트하세요.
주석 작성자 이름이 잘못된 PDF를 이미 배포한 경우 두 가지 옵션이 있습니다. 작성자 이름이 업데이트된 수정 버전을 보낼 수 있습니다. 또는 귀하가 제공한 주석에 대한 설명과 함께 특정 이름에 해당하는 주석이 실제로 귀하가 작성한 것임을 설명하는 메모를 보낼 수 있습니다. 두 번째 옵션은 덜 형식적이지만 참가자가 서로를 신뢰하는 내부 검토에는 충분할 수 있습니다.
향후 저자 이름 문제 예방
새 컴퓨터 또는 새 소프트웨어 설정 루틴의 일부로 PDF 뷰어 ID 설정을 확인하세요. 확인하는 데 30초가 걸리며 수개월간 주석이 잘못 입력되는 것을 방지합니다. 이메일 서명 설정 및 기본 프린터 구성과 함께 이 확인을 설정 체크리스트의 표준 항목으로 만드십시오.
공동으로 문서를 검토할 때 주석 텍스트에서 검토자를 식별하기 위한 규칙을 설정하세요. JS와 같이 각 댓글의 시작 부분에 이니셜이나 이름을 추가하면 주석 작성자 이름이 올바르지 않거나 검토자 간에 일관성이 없는 경우에도 작동하는 중복 식별이 제공됩니다.
공동 PDF 검토 플랫폼은 작성자 이름 관리에 또 다른 계층을 추가합니다. 이러한 플랫폼은 일반적으로 로그인 ID를 주석 작성자로 사용하여 로컬 PDF 뷰어 ID 설정을 재정의합니다. 기업 계정으로 플랫폼에 로그인한 리뷰어는 주석에 기업 아이덴티티를 부여받습니다. 로컬 PDF 뷰어에서 직접 PDF를 여는 동일한 검토자는 로컬로 구성된 모든 ID를 얻습니다. 이러한 불일치로 인해 동일한 사람이 사용한 주석이 사용된 도구에 따라 다른 이름으로 표시될 수 있습니다.
PDF에서 요약 보고서로 주석을 내보낼 때 작성자 이름이 내보내기에 포함됩니다. 다섯 가지 다른 이름으로 댓글을 표시하는 요약은 실제 리뷰어 5명의 댓글을 표시하는 요약보다 해석하기 어렵습니다. 일부 리뷰어는 여러 ID로 댓글을 작성했을 수 있기 때문입니다. 요약을 내보내기 전에 주석 작성자 이름을 조정하면 더 깔끔한 리뷰 기록이 생성됩니다.
법률 및 규제 검토 워크플로에서 주석 작성자 신원은 증거로서 중요합니다. 특정 변호사나 규정 준수 담당자의 의견은 익명의 의견과 다른 의미를 갖습니다. 공식적인 검토 프로세스를 갖춘 조직은 검토가 완료되고 주석이 보관될 때 나중에 고려하는 것이 아니라 검토 설정의 일부로 검토자 신원을 구성해야 합니다.
PDF 사양에서는 주석에 생성 날짜와 수정 날짜를 포함할 수 있습니다. 주석을 생성한 후 편집하면 수정 날짜는 업데이트되지만 작성자 이름은 일반적으로 업데이트되지 않습니다. 한 검토자가 작성하고 다른 검토자가 편집한 주석에는 업데이트된 콘텐츠와 함께 원래 작성자 이름이 표시됩니다. 이는 편집된 주석 내용이 원래 검토자의 알려진 입장과 모순되는 경우 혼란을 초래할 수 있습니다.
팀 전체에서 주석 ID를 표준화하려는 조직의 경우 그룹 정책 또는 관리 구성은 소프트웨어 배포 중에 PDF 뷰어 ID를 설정할 수 있습니다. 사용자 회사 이메일 또는 네트워크 로그인으로 ID를 설정하면 모든 문서의 일관성이 보장됩니다. 이 구성에는 일반적으로 IT 관리자 액세스가 필요하며 성숙한 문서 관리 방식을 갖춘 조직에서 가장 일반적입니다.
여러 검토자가 서로 다른 장치나 플랫폼을 사용하여 동일한 PDF에 주석을 달면 주석 작성자 이름이 올바른 ID와 잘못된 ID가 혼합되어 혼동될 수 있습니다. 검토를 위해 문서를 배포하기 전에 모든 검토자에게 PDF 뷰어 ID 설정을 확인하도록 요청하십시오. 시작하기 전에 각 검토자가 30초 동안 확인하면 주석이 달린 문서가 반환될 때 몇 시간 동안의 혼란을 방지할 수 있습니다.
PDF 주석 작성자 이름은 공동 작업 흐름에서 큰 결과를 가져오는 작은 세부 사항입니다. 법률 검토에서 잘못된 설명으로 인해 하위 직원 제안이 파트너 지침으로 처리될 수 있습니다. 설계 검토 시 주석이 잘못 입력되면 잘못된 사람에게 수정 요청이 전송될 수 있습니다. 검토를 시작하기 전에 시간을 내어 주석 ID를 확인하면 이러한 워크플로 중단과 그에 따른 혼란을 방지할 수 있습니다.
주석 작성자 이름은 사소한 구성 세부 사항처럼 보일 수 있지만 공동 문서 검토에서는 피드백을 평가하는 데 필수적인 내용을 누가 말했는지 아는 것이 중요합니다. 리뷰 세션을 시작하기 전 30초 동안 신원을 확인하면 잘못 귀속된 댓글의 혼란을 방지하고 각 리뷰어 기여의 가치를 보존할 수 있습니다.
PDF 뷰어 기본 설정의 작은 구성 설정은 작성하는 모든 주석에 첨부된 ID를 제어하며 검토 세션을 시작하기 전에 이 설정을 확인하면 나중에 몇 시간 동안 정리 작업을 수행하지 않아도 됩니다.
시작하기 전에 신원 설정을 확인하면 모든 댓글에 올바른 저작자가 표시되는지 확인할 수 있습니다.
빠른 점검으로 몇 시간의 청소 시간을 절약할 수 있습니다.
| 뷰어 | 저자 이름 변경 위치 | 기본값 |
|---|---|---|
| 어도비 아크로뱃 | 편집 > 환경설정 > 신원 | OS 사용자 이름 또는 사용자 |
| 브라우저 기반 도구 | 도구 설정 또는 계정 프로필 | 일반 사용자 또는 임의 ID |
| Foxit 리더 | 파일 > 환경설정 > 신원 | OS 사용자 이름 |
| 미리보기(macOS) | 구성할 수 없습니다. 시스템 이름을 사용합니다 | macOS 계정 이름 |