동료가 손으로 직접 작성한 종이 양식을 건네주고 사람들이 컴퓨터에서 작성할 수 있는 디지털 버전으로 바꿔달라고 요청합니다. 양식에는 종이에 적합한 레이아웃으로 배열된 확인란, 서명란 및 텍스트 필드가 있습니다. 이를 채울 수 있는 PDF 양식 문서로 변환하려면 양식을 깨끗한 디지털 이미지로 캡처하고, OCR을 실행하여 텍스트와 구조를 인식하고, 사용자가 채울 수 있는 대화형 양식 필드를 추가하는 세 단계가 필요합니다.
이 변환 프로세스는 종이 기반 워크플로와 디지털 효율성 간의 격차를 해소합니다. 전달하고, 작성하고, 반환하는 데 며칠이 걸렸던 종이 양식이 몇 분 만에 작성하여 이메일로 반환할 수 있는 작성 가능한 PDF가 됩니다. 종이 양식을 입력 가능한 디지털 버전으로 변환하는 조직은 처리 시간을 줄이고 필기 가독성 문제를 제거하며 완성된 양식의 검색 가능한 아카이브를 만듭니다.
종이 양식의 깨끗한 이미지 캡처
원본 이미지의 이미지 품질에 따라 채울 수 있는 최종 PDF의 품질이 결정됩니다. 가능하면 휴대폰 카메라보다는 평판 스캐너를 사용하십시오. 스캐너는 원근 왜곡 없이 균일하고 기하학적으로 정확한 이미지를 생성합니다. 휴대폰 카메라에는 카메라가 완벽하게 정렬되지 않아 직사각형 형태가 사다리꼴로 나타나는 키스톤 현상과 그림자와 핫스팟을 생성하는 고르지 않은 조명이 도입되었습니다.
휴대폰 카메라가 유일한 옵션인 경우 원근 교정 기능이 포함된 문서 스캔 앱을 사용하세요. 그림자를 최소화하려면 여러 방향에서 조명이 균일하게 들어오는 평평한 표면에 양식을 놓습니다. 휴대폰을 양식 바로 위에 표면과 평행하게 잡습니다. 대부분의 스캐닝 앱에는 전화기가 올바르게 정렬되면 녹색으로 바뀌는 프레임 가이드가 포함되어 있습니다. 사용 가능한 최고 해상도로 캡처하세요.
이미지를 캡처한 후 양식 가장자리에 맞게 잘립니다. 자른 이미지에는 여백이 좁은 양식만 포함되어야 합니다. 이미지에 보이는 배경은 최종 PDF에 나타나므로 전문가답지 않게 보입니다. 대부분의 스캔 앱에는 자동 자르기 기능이 포함되어 있지만 자르기 경계를 수동으로 조정하면 더 깔끔한 결과를 얻을 수 있습니다.
이 3단계 프로세스는 종이를 디지털 자산으로 변환합니다.
OCR을 사용하여 이미지를 검색 가능한 PDF로 변환
캡처된 이미지에 대해 OCR PDF을 실행하여 검색 가능한 텍스트 레이어를 생성합니다. OCR 엔진은 레이블, 지침 및 필드 이름을 포함하여 양식에 인쇄된 텍스트를 인식합니다. 이 텍스트 레이어를 사용하면 양식을 검색할 수 있으며 화면 판독기가 양식 내용을 알릴 수 있습니다. 양식 레이블 및 지침을 정확하게 인식하려면 OCR 엔진에 대한 올바른 언어를 선택하십시오.
OCR 출력은 양식 레이아웃을 유지해야 합니다. 대부분의 OCR 도구는 텍스트 영역을 감지하고 페이지를 기준으로 해당 위치를 유지합니다. 인식된 텍스트는 양식 이미지 뒤에 숨겨진 레이어가 되어 시각적인 모양을 변경하지 않고도 텍스트 검색이 가능합니다. 출력 PDF에서 몇 가지 양식 필드 레이블을 검색하여 인식되는지 확인하여 OCR 정확성을 확인하십시오.
OCR 후 양식 필드를 추가하기 전에 이미지 품질을 향상하십시오. 형태선이 또렷해지고 배경이 균일하게 흰색이 되도록 대비를 조정합니다. OCR 엔진이 텍스트로 식별했을 수 있는 얼룩과 스캐너 아티팩트를 제거합니다. 깔끔한 시각적 모양은 양식을 전문적으로 보이게 하며 나중에 추가하는 양식 필드가 인쇄된 레이블과 올바르게 정렬되도록 합니다.
대화형 양식 필드 추가
양식 이미지와 텍스트 레이어가 배치된 상태에서 대화형 양식 요소를 추가합니다. 양식 작성 도구가 포함된 PDF 편집기를 사용하세요. 원본 양식의 각 텍스트 필드에 대해 해당 영역 위에 텍스트 양식 필드를 그립니다. 필드 크기를 양식에 제공된 공간에 맞추세요. TextField1과 같은 일반적인 이름 대신 ApplicantName 또는 DateOfBirth와 같이 양식 레이블과 일치하는 의미 있는 이름으로 각 필드에 레이블을 지정합니다.
확인란의 경우 양식의 각 확인란 영역 위에 확인란 필드를 그립니다. 원래 인쇄된 확인란과 일치하도록 확인란 크기를 조정합니다. 양식 데이터를 깔끔하게 내보낼 수 있도록 내보내기 값을 예 또는 선택으로 설정합니다. 양식에서 상호 배타적인 옵션을 사용하는 경우 필드 이름은 동일하지만 내보내기 값이 다른 관련 확인란을 그룹화합니다.
서명 영역의 경우 사용자가 서명을 그리거나 입력하거나 업로드할 수 있는 디지털 서명 필드를 추가합니다. 서명 필드의 크기는 원본 양식의 서명란과 일치하도록 조정되어야 합니다. 서명한 후 양식을 수정해서는 안 되는 경우 서명 후 문서를 잠그도록 필드를 구성합니다.
잘 디자인된 채울 수 있는 PDF 양식에는 자연스러운 읽기 순서를 따르는 탭 순서가 포함되어 있습니다. Tab 키를 누르면 사용자가 자연스럽게 채우는 순서(위에서 아래로, 왼쪽에서 오른쪽)로 필드를 이동하도록 탭 순서를 설정합니다. 키보드만 사용하여 양식을 완전히 작성하여 탭 순서를 테스트합니다.
작성 가능한 양식 테스트 및 배포
양식을 배포하기 전에 테스트 사용자처럼 양식을 완전히 작성하세요. 모든 텍스트 필드에 텍스트를 입력하세요. 모든 확인란을 선택하십시오. 서명 필드에 서명하십시오. 채워진 양식을 저장하고 닫았다가 다시 열어 모든 데이터가 보존되었는지 확인하십시오. Adobe Acrobat, 브라우저 기반 뷰어 및 모바일 PDF 앱을 포함한 여러 PDF 리더에서 양식을 테스트합니다.
WukongPDF는 기존 PDF에 양식 필드 추가를 지원하는 브라우저 기반 PDF 편집 도구를 제공합니다. 플랫폼은 파일을 로컬로 처리합니다. 이는 양식 서식 파일에 중요한 정보가 포함되어 있거나 양식 디자인이 독점적인 비즈니스 프로세스를 나타내는 경우 중요합니다.
손으로 그린 양식은 양식의 손글씨가 인쇄된 라벨 및 지침의 인식을 방해할 수 있기 때문에 고유한 OCR 문제를 나타냅니다. OCR 엔진은 인쇄된 텍스트와 손으로 쓴 항목을 모두 텍스트로 보고 둘 다 인식하려고 시도합니다. 결과적으로 손으로 쓴 표시가 인쇄된 라벨 위에 겹쳐서 텍스트가 깨질 수 있습니다. 인쇄된 양식 구조와 필기 내용을 분리하는 전처리 단계를 통해 최종 양식 품질이 향상됩니다.
확인란 필드가 있는 양식의 경우 디지털 버전은 원본 확인란의 스캔 이미지에 의존하기보다는 실제 PDF 확인란 양식 필드를 사용해야 합니다. 디지털 양식을 작성하는 사용자가 확인란을 클릭하면 확인 표시가 나타납니다. 이러한 대화형 동작은 사용자가 양식의 정적 이미지에 체크 표시를 직접 그리는 것보다 훨씬 더 만족스럽고 오류 방지 기능이 뛰어납니다.
양식 필드 명명 규칙은 양식 데이터를 내보내거나 다른 시스템에서 처리할 때 중요합니다. 양식 레이블과 일치하는 설명 필드 이름을 사용하십시오. 일부 양식 처리 시스템에서는 이를 처리할 수 없으므로 필드 이름에 공백과 특수 문자를 사용하지 마십시오. Applicant_LastName과 같은 명명 규칙은 모든 주요 양식 처리 플랫폼 및 데이터베이스와 호환됩니다.
라디오 버튼 그룹은 종이 양식을 변환할 때 특별한 주의가 필요합니다. 종이 양식에서 상호 배타적인 옵션은 하나만 선택하라는 지침이 포함된 일련의 확인란으로 표시됩니다. 채울 수 있는 PDF에서는 라디오 버튼을 그룹화하여 하나를 선택하면 다른 버튼은 자동으로 선택 해제되어야 합니다. 이 그룹화는 대부분의 양식 편집기에서 수동으로 구성해야 합니다. OCR 프로세스는 종이에 있는 확인란이 상호 배타적이라는 것을 감지할 수 없기 때문입니다.
채울 수 있는 양식을 만든 후 화면 판독기 소프트웨어로 테스트하여 접근성을 확인하세요. 각 양식 필드는 초점이 맞춰지면 해당 레이블을 알려야 합니다. 탭 순서는 논리적 흐름의 형식을 따라야 합니다. 화면 판독기가 불완전한 양식을 제출하기 전에 사용자에게 알릴 수 있도록 필수 필드를 필수로 표시해야 합니다.
디지털 양식 라벨 및 지침에 사용되는 글꼴은 양식의 톤과 일치해야 합니다. 정부 양식은 Arial이나 Helvetica와 같은 중립적인 표준 글꼴을 사용하는 것이 좋습니다. 창의적인 산업 형태에서는 조직 브랜드를 반영하는 보다 독특한 글꼴을 사용할 수 있습니다. 글꼴 선택은 사용자가 작성을 시작하기 전에 이것이 공식적인 문서인지 아니면 좀 더 일상적인 문서인지를 사용자에게 알려줍니다.
디지털 양식에는 적절한 경우 검증이 포함되어야 합니다. 날짜 필드에는 유효한 날짜만 허용되어야 합니다. 전화번호 필드에는 숫자와 서식 문자만 허용되어야 합니다. 필수 필드는 완료될 때까지 양식 제출을 방지해야 합니다. 유효성 검사를 통해 불완전하거나 잘못된 형식의 양식을 제출하는 사용자의 오류와 지원 요청이 줄어듭니다.
사용자가 제출 버튼을 클릭하면 이메일 주소나 웹 서버로 데이터를 제출하도록 작성된 작성 가능한 양식을 구성할 수 있습니다. 이 전자 제출은 종이 작업 흐름을 완전히 대체하여 프로세스에서 인쇄, 스캔 및 수동 데이터 입력을 제거합니다. 이전에 종이에 작성하여 데이터 입력 담당자가 시스템에 입력한 양식이 이제 사용자에서 데이터베이스로 직접 흐를 수 있습니다.
종이 양식을 입력 가능한 디지털 PDF로 변환하는 것은 사용할 때마다 보상을 받는 조직 효율성에 대한 투자입니다. 종이와 우편으로 작성하는 데 10분이 소요되는 양식을 디지털로 작성하고 즉시 제출하는 데 2분이 걸립니다. 양식을 작성하는 모든 사람이 양식을 작성할 때마다 절감액을 곱하면 누적된 시간 절감액이 초기 전환 노력을 몇 배나 정당화할 수 있습니다.
종이 양식에서 입력 가능한 디지털 PDF로의 전환은 여전히 종이 기반 데이터 수집에 의존하는 조직이 얻을 수 있는 가장 높은 수익의 프로세스 개선 중 하나를 나타냅니다.
종이에서 입력 가능한 디지털 PDF로 변환된 각 양식은 사용할 때마다 영구적인 효율성 향상을 나타냅니다.
그 결과 배포 준비가 완료된 전문적인 디지털 형식이 탄생했습니다.
| 변환 단계 | 필요한 도구 | 주요 조치 | 품질 검사 |
|---|---|---|---|
| 1. 양식 이미지 캡처 | 스캐너 또는 전화 스캔 앱 | 평평하고 고른 조명; 촘촘하게 자르기 | 원근 왜곡이 없습니다. 깨끗한 가장자리 |
| 2. 검색 가능한 텍스트에 대한 OCR | OCR을 지원하는 PDF 도구 | 올바른 언어를 선택하세요. 출력 확인 | 확인하려면 양식 라벨을 검색하세요. |
| 3. 채울 수 있는 필드 추가 | 양식 도구가 포함된 PDF 편집기 | 필드를 그립니다. 탭 순서 설정; 유효성 검사 추가 | 테스트 양식을 작성하세요. 모든 필드를 확인하세요 |