PDF 주석 도구는 대부분의 사람들이 사용하는 것보다 더 다양합니다. 대부분의 사람들은 한 줄을 강조 표시하고 가끔 설명을 추가합니다. 주석 도구의 전체 범위는 주석 도구가 어떻게 읽히고 실행될 것인지에 대한 신중한 생각과 함께 사용되므로 관련된 모든 사람이 문서를 훨씬 더 효율적으로 검토할 수 있습니다. 산발적으로 사용하기보다는 효과적으로 사용하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 단순히 관심이 아닌 관심이 필요한 부분에 강조 표시를 사용하세요
강조표시는 가장 많이 사용되는 주석 도구입니다. 모든 것이 강조되면 아무것도 눈에 띄지 않습니다. 조치나 결정이 필요한 텍스트(변경해야 하는 조항, 확인이 필요한 수치, 다른 섹션과 모순되는 진술)에 대한 강조 표시를 예약합니다. 드물게 사용하면 그 의미가 유지됩니다.
대부분의 PDF 뷰어는 다양한 강조 색상을 제공합니다. 일관되게 사용합니다. 노란색은 '논의 필요', 빨간색은 '변경해야 함', 녹색은 '승인됨'을 의미합니다. — 리뷰어가 모든 댓글을 열지 않고도 한 눈에 읽을 수 있는 시각적 시스템을 만듭니다. 모든 사람이 동일한 방식으로 사용할 수 있도록 검토 프로세스 시작 시 색상 시스템을 정의하세요.
2. 반응형이 아닌 실행 가능한 댓글을 작성하세요
'불분명'이라는 댓글이 있습니다. 또는 "틀렸어요" 저자에게 방향 없이 문제를 제시합니다. "이 수치는 4페이지의 수치와 충돌합니다. 어느 수치가 맞는지 확인해 주세요."라는 댓글 그들에게 행동할 무언가를 제공합니다. 가장 좋은 의견은 문제가 무엇인지, 해결 방법이 무엇인지에 대해 구체적입니다.
전문적인 검토 주기에서는 원래 대화에 참여하지 않은 사람들에게 댓글이 전달되는 경우가 많습니다. 원래 리뷰어의 맥락에서 이해가 되는 코멘트는 냉담한 입장에 있는 누군가에게는 아무런 의미가 없을 수도 있습니다. 댓글을 읽는 사람이 당신이 댓글을 작성할 때 무슨 생각을 했는지에 대한 사전 지식이 없는 것처럼 댓글을 작성하세요.
3. 취소선과 대체 텍스트를 함께 사용
대부분의 PDF Editor 주석 도구에는 취소선(삭제할 텍스트 표시)과 삽입 표시자(새 텍스트를 넣을 위치 표시)가 포함되어 있습니다. 이를 함께 사용하면(이전 텍스트에 취소선 표시, 대체 텍스트 삽입) 작성자가 해석 없이 변경하는 데 필요한 정확한 정보를 얻을 수 있습니다. Word에서 변경 내용을 추적하는 것처럼 작동하지만 PDF 검토용입니다.
이는 특정 문구가 중요하고 제안된 변경 사항이 명확해야 하는 계약 검토에 특히 유용합니다. "'합리적'을 '상업적으로 합리적'으로 변경" 주석 메모의 내용은 명확하지만 "합리적" "상업적으로 합리적인" 삽입 메모와 함께; 여전히 더 명확하고 해석이 필요하지 않습니다.
4. 눈에 띄게 유지해야 하는 긴 메모에는 텍스트 상자를 사용하세요
스티커 메모 댓글은 기본적으로 접혀 있습니다. 내용을 보려면 독자가 댓글을 클릭해야 합니다. 클릭하지 않고 읽어야 하는 메모(문서 상단의 요약, 양식 페이지의 주요 지침, 특정 섹션에 대한 경고)의 경우 텍스트 상자 주석이 페이지에 영구적으로 표시됩니다.
텍스트 상자는 전달하기 전에 PDF에 추가된 표지 노트, 작성 방법을 설명하는 양식 페이지에 배치된 지침 또는 문서 시작 부분의 검토자 요약에 적합합니다. 참조하는 콘텐츠를 가리지 않는 페이지 여백이나 영역에 배치하세요.
5. 최종 배포 전 주석 평면화
PDF의 주석은 별도의 레이어입니다. PDF 편집기에서 파일을 여는 사람은 누구나 주석을 표시, 숨기기, 삭제 또는 수정할 수 있습니다. 내부적으로 검토되고 주석이 달린 최종 문서를 배포할 때 해당 주석이 함께 이동해서는 안 됩니다. 계약 제안을 받은 고객은 법무팀의 내부 검토 메모를 볼 필요가 없습니다.
최종 버전을 외부로 보내기 전에 모든 주석을 제거하거나(Acrobat에서 주석 > 주석 관리 > 모두 삭제) 문서를 병합하여 주석을 페이지에 영구적으로 굽습니다. 병합은 검토 및 마크업된 초안이 작성자에게 반환되는 것처럼 주석을 계속 표시하려는 문서에 대해 더 안전한 옵션인 반면, 주석이 내부에만 있는 경우 제거가 적합합니다.
6. 복잡한 리뷰를 위해 댓글을 요약으로 내보내기
밀집된 계약서 검토, 마크업이 심한 보고서, 여러 팀의 피드백이 포함된 규제 제출물 등 여러 검토자의 의견이 많은 문서의 경우 PDF 자체에서 주석을 탐색하는 것이 번거로울 수 있습니다. Adobe Acrobat을 사용하면 모든 주석을 페이지 번호, 작성자 및 콘텐츠와 함께 모든 주석이 나열되는 요약 문서(주석 > 주석 요약 생성)로 내보낼 수 있습니다.
이 요약은 어떤 의견이 처리되었는지 추적하고, 특정 팀 구성원에게 검토 항목을 할당하거나, 규정 준수를 위해 검토 프로세스 로그를 생성하는 데 유용합니다. 40페이지짜리 문서에서 개별 주석을 클릭하는 것보다 읽기도 더 쉽습니다.
단순한 마크업이 아닌 커뮤니케이션으로서의 주석
가장 효과적인 PDF PDF 주석 접근 방식은 각 주석을 단순히 페이지의 표시가 아닌 한 사람과 다른 사람 사이의 의사소통으로 취급합니다. 플래그를 위한 강조 표시, 설명을 위한 댓글, 제안을 위한 취소선, 지시를 위한 텍스트 상자 등 올바른 목적에 맞는 도구를 사용하는 명확하고 구체적이며 실행 가능한 댓글은 모든 사람의 검토 프로세스를 더 빠르게 만들고 모호한 주석으로 인해 앞뒤로 왔다갔다하는 시간을 줄입니다.