PDF/A란 무엇이며 왜 만들어졌나요
PDF/A는 장기간 문서 보존을 위해 특별히 설계된 PDF 형식 버전입니다. A는 아카이브를 의미합니다. PDF/A 파일은 독립적입니다. 모든 글꼴이 포함되어 있습니다. 모든 색상은 장치 독립적인 색상 공간에서 정의됩니다. 외부 참조가 없습니다. 문서는 올바르게 렌더링하기 위해 외부 리소스에 의존하지 않는 완전한 독립 실행형 패키지입니다.
PDF/A는 외부 종속성을 제거하여 문서가 작성된 후에도 수십 년 동안 계속 읽을 수 있도록 보장합니다.
PDF/A의 독립적인 특성은 가장 큰 장점이자 파일 크기가 더 큰 이유입니다.
보관을 위한 PDF 표준은 조직이 향후 수십 년 후에도 문서를 계속 읽을 수 있다는 보장 없이 수백만 개의 PDF를 축적하고 있었기 때문에 개발되었습니다. 오늘 생성된 PDF는 작성자 컴퓨터에 설치된 글꼴, 특정 프린터 관련 색상 프로필 또는 웹에서 링크된 외부 콘텐츠에 의존할 수 있습니다. 이러한 의존성은 20년 또는 50년 후에는 존재하지 않을 수도 있습니다. PDF/A는 모든 외부 종속성을 제거합니다.
보관을 위한 PDF 형식 사양은 문서를 생성 환경과 독립적으로 만드는 요구 사항을 적용합니다. 암호화된 문서에는 분실될 수 있는 키가 필요하므로 암호화가 금지됩니다. 참조된 내용이 사라질 수 있으므로 외부 내용 참조를 금지합니다. JavaScript 및 실행 가능한 콘텐츠는 향후 시청자가 지원하지 않을 수 있으므로 금지됩니다. 이러한 금지 사항은 문서의 독립성을 보장합니다.
정부, 법원, 도서관 및 규제 대상 산업에서는 문서 제출 및 보관을 위한 필수 형식으로 PDF/A를 채택했습니다. 미국 국립 문서 보관소에서 전자 기록에 접근하려면 PDF/A가 필요합니다. 유럽 법원은 전자 제출을 수락할 때 PDF/A를 지정합니다. 이 형식은 기술 세대를 넘어 살아남아야 하는 문서의 글로벌 표준이 되었습니다.
표준 PDF와 PDF/A의 주요 차이점
표준 PDF는 작성자 컴퓨터에 설치되어 있지만 파일에 포함되지 않은 외부 글꼴을 참조할 수 있습니다. PDF/A에는 문서에 사용된 모든 글꼴이 포함되어야 합니다. 이 포함 요구 사항은 설치된 글꼴에 관계없이 향후 모든 시스템에서 텍스트가 올바르게 렌더링되도록 보장합니다.
표준 PDF에는 JavaScript, 값을 계산하는 양식 필드, 멀티미디어 컨텐츠 및 대화형 요소가 포함될 수 있습니다. PDF/A는 실행 가능한 콘텐츠를 금지합니다. 자바스크립트는 허용되지 않습니다. 멀티미디어는 허용되지 않습니다. 문서는 정적이고 독립적이어야 합니다. 이러한 금지는 미래의 시청자가 미래의 아카이브에는 존재하지 않을 수 있는 스크립팅 또는 멀티미디어 기능을 지원할 필요가 없도록 보장합니다.
표준 PDF는 외부 이미지, 링크된 콘텐츠 및 온라인 리소스를 참조할 수 있습니다. PDF/A에는 파일 내의 모든 내용이 포함되어야 합니다. 외부 참조는 허용되지 않습니다. 모든 이미지, 그래픽, 콘텐츠가 삽입되어야 합니다. 이러한 자체 포함은 문서가 외부 리소스의 지속적인 가용성에 의존하지 않도록 보장합니다.
표준 PDF는 암호화 및 비밀번호 보호를 사용할 수 있습니다. PDF/A는 암호화를 금지합니다. 암호화된 문서는 키나 비밀번호 없이는 열 수 없으며 시간이 지나면 분실될 수 있습니다. 암호화되지 않은 문서는 언제든지 열 수 있으므로 다음 세대가 콘텐츠에 액세스할 수 있습니다.
표준 PDF는 특정 프린터 또는 디스플레이 특성에 의존하는 장치 종속 색상 공간을 사용할 수 있습니다. PDF/A에는 장치 독립적인 색상 사양이 필요합니다. 색상은 특정 출력 장치에 의존하지 않는 방식으로 정의되어야 합니다. 이러한 색상 독립성은 다양한 디스플레이와 프린터에서 일관된 렌더링을 보장합니다.
PDF/A를 사용해야 하는 경우와 표준 PDF가 충분한 경우
수년 또는 수십 년 동안 읽을 수 있어야 하는 문서에는 PDF/A를 사용하십시오. 법적 서류, 정부 기록, 과학 연구 데이터, 기업 기록 보관소 및 역사적 문서 모두 PDF/A 형식의 이점을 누릴 수 있습니다. 생성 중에 PDF/A로 변환하는 사소한 추가 노력은 장기적인 가독성을 보장하므로 정당화됩니다.
장기간 보존할 필요가 없는 문서에는 표준 PDF를 사용하세요. 오늘 검토를 위해 배포되고 다음 주에 폐기되는 보고서 초안에는 PDF/A가 필요하지 않습니다.
다가오는 회의를 위해 공유되는 프리젠테이션에는 PDF/A가 필요하지 않습니다. 수명주기가 짧은 문서에는 표준 PDF 형식으로 충분합니다.
규정이나 계약에 따라 보관 형식으로 제출해야 하는 모든 문서에는 PDF/A를 사용하세요. 접수기관의 제출요건을 확인하세요. PDF/A를 지정하는 경우 PDF/A로 제출하세요. PDF/A가 필요한데 표준 PDF로 제출하면 거부됩니다.
문서에 PDF/A에서 금지하는 기능이 포함되어 있고 해당 기능이 문서 목적에 필수적인 경우 표준 PDF를 사용하십시오. 수신자가 작성해야 하는 대화형 양식은 PDF/A일 수 없습니다. 비디오가 포함된 멀티미디어 프리젠테이션은 PDF/A가 될 수 없습니다. 대화형 기능이 필요한 경우 표준 PDF를 사용하고 문서가 장기 보존에 최적화되어 있지 않다는 점을 인정하세요.
표준 PDF를 PDF/A로 변환하는 방법
Adobe Acrobat Pro에는 PDF/A 변환이 포함되어 있습니다. PDF를 열고 인쇄 제작 또는 표준 패널에서 PDF/A 도구를 선택한 다음 필요한 PDF/A 버전을 선택합니다. Acrobat은 문서의 규정 준수 문제를 분석하고 문제를 보고하며 모든 문제가 해결되면 문서를 변환합니다.
대부분의 워드 프로세서 및 사무용 응용 프로그램은 PDF/A로 직접 내보낼 수 있습니다. Microsoft Word의 PDF로 저장 옵션에는 PDF/A 호환 확인란이 포함되어 있습니다. LibreOffice의 PDF 내보내기 대화 상자에는 PDF/A 옵션이 포함되어 있습니다. 원본 응용 프로그램에서 PDF/A로 직접 내보내는 것은 응용 프로그램이 처음부터 규정 준수를 보장할 수 있으므로 가장 안정적인 방법입니다.
WukongPDF의 변환 도구는 모든 브라우저를 통해 표준 PDF를 PDF/A 형식으로 변환할 수 있습니다.
PDF를 업로드하고 PDF/A 변환 옵션을 선택한 후 호환 문서를 다운로드하세요. 브라우저 기반 접근 방식을 통해 전문 소프트웨어를 구입하지 않고도 PDF/A 변환에 액세스할 수 있습니다.
PDF/A로 변환한 후 변환이 성공했는지 확인하세요. 대부분의 PDF 뷰어는 문서 속성에 PDF/A 준수 상태를 표시합니다. 변환된 PDF를 열고 PDF/A 규격으로 식별되는지 확인하세요. 이미지와 글꼴을 포함한 모든 콘텐츠가 올바르게 렌더링되었는지 확인합니다. 변환으로 인해 문서의 시각적 모양이 변경되어서는 안 됩니다.
PDF/A 표준은 여러 버전을 통해 발전해 왔습니다. PDF/A-1은 PDF 1.4를 기반으로 하며 가장 널리 지원되는 보관 형식입니다. PDF/A-2는 PDF 1.7을 기반으로 하며 JPEG 2000 압축 및 투명도 효과에 대한 지원을 추가합니다. PDF/A-3은 PDF 1.7을 기반으로 하며 원본 소스 문서와 같은 다른 형식의 내장 파일을 보관 패키지에 포함할 수 있습니다.
법원이나 정부 기관에 제출할 문서의 경우 변환하기 전에 필요한 특정 PDF/A 버전을 확인하세요. 수신 시스템에서 PDF/A-1을 예상하는 경우 PDF/A-3을 제출하면 거부됩니다. 대부분의 시스템은 PDF/A-1 또는 PDF/A-2를 허용합니다. PDF/A-3은 덜 일반적으로 요구되며 특별히 요청한 경우에만 사용해야 합니다.
PDF/A로 변환하면 원본 PDF가 PDF/A에서 금지하는 기능을 사용한 경우 문서의 시각적 모양에 영향을 미칠 수 있습니다. 투명도 효과가 병합될 수 있습니다. 색상 공간이 변환될 수 있습니다. 삽입할 수 없는 글꼴은 대체될 수 있습니다. 변환 후 PDF/A 출력을 주의 깊게 검토하여 시각적 변경 사항이 허용되는지 확인하십시오.
PDF/A 유효성 검사 도구는 PDF가 PDF/A 규정 준수 요구 사항을 충족하는지 여부를 확인할 수 있습니다. 이러한 도구는 포함되지 않은 글꼴이나 지원되지 않는 색상 공간과 같은 특정 규정 준수 문제를 보고합니다. PDF/A 문서를 제출하기 전에 유효성 검사를 실행하면 거부를 유발할 수 있는 규정 준수 문제가 발견됩니다.
PDF/A의 장기적인 가치는 수십 년 전에 작성되어 오늘날에도 여전히 읽을 수 있는 문서를 통해 입증됩니다. 2010년에 생성된 PDF/A 문서는 모든 최신 PDF 뷰어에서 올바르게 열립니다. 같은 시대의 표준 PDF는 생성 방법과 사용된 기능에 따라 올바르게 열릴 수도 있고 열리지 않을 수도 있습니다.
대규모 문서 디지털화 프로젝트를 계획하는 조직의 경우 PDF/A가 출력 형식이어야 합니다. 종이 문서를 PDF/A로 스캔하면 많은 정부 및 법률 문서의 경우 수십 년에 걸쳐 측정되는 필수 보존 기간 동안 디지털 버전에 계속 액세스할 수 있습니다.
표준 PDF 페이지와 PDF/A 요구 사항이 혼합된 문서의 경우 전체 문서가 PDF/A여야 하는지 여부를 고려하세요. 다른 페이지는 표준 PDF 형식으로 유지하면서 특정 페이지나 섹션에는 보관 표준을 적용할 수 있지만 이러한 혼합 방식은 일반적이지 않습니다.
PDF/A 변환 프로세스에서는 모든 글꼴과 색상 프로필을 포함해야 하므로 파일 크기가 늘어날 수 있습니다. 시스템 글꼴을 참조하는 표준 PDF는 모든 글꼴이 완전히 포함된 PDF/A로 변환된 동일한 문서보다 작습니다. 파일 크기 증가는 자체 봉쇄 비용입니다.
표준 PDF와 보관 PDF를 혼합하여 처리하는 조직에서는 두 형식을 구별하는 명확한 명명 규칙을 개발해야 합니다. PDF/A 표시가 포함된 파일 이름은 향후 사용자에게 문서가 보관용으로 준비되었으며 그에 따라 처리되어야 함을 알려줍니다.
문서 관리 전략을 수립하는 조직의 경우 PDF와 PDF/A의 차이점을 이해하면 생성부터 보관까지 문서 수명주기 전반에 걸쳐 어떤 문서 유형에 어떤 형식을 사용할지 결정하는 데 도움이 됩니다.
PDF/A 형식은 인쇄용 PDF/X, 엔지니어링용 PDF/E와 함께 여러 전문 PDF 표준 중 하나입니다. 각 표준은 특정 요구 사항을 다루고 있습니다. 문서 유형에 어떤 표준이 적용되는지 이해하면 올바른 목적에 적합한 도구를 사용할 수 있습니다.
PDF와 PDF/A 사이의 결정은 문서 작성 시 이루어져야 하며, 몇 년 후 문서를 아카이브에서 검색해야 하고 읽을 수 없는 것으로 확인되는 때가 아닙니다. 제작 시 올바른 형식을 선택하면 미래를 위한 옵션이 보존됩니다.
표준 PDF와 PDF/A 간의 장단점을 이해하면 작성하거나 보관하는 모든 문서에 대해 정보에 입각한 형식 결정을 내리고 각 문서가 의도된 목적과 예상 수명에 적합한 형식인지 확인하는 데 도움이 됩니다.