채울 수 있는 PDF란 무엇이며 일반 PDF와 어떻게 다릅니까
채울 수 있는 PDF은 텍스트를 입력하고, 드롭다운 목록에서 옵션을 선택하고, 확인란을 선택하고, 라디오 버튼을 선택할 수 있는 대화형 양식 필드가 포함된 PDF 문서입니다. 읽고 인쇄만 가능한 일반 정적 PDF와 달리, 채울 수 있는 PDF를 사용하면 키보드와 마우스 또는 터치스크린의 손가락을 사용하여 문서에 직접 정보를 입력할 수 있습니다.
채울 수 있는 PDF의 PDF 양식 기능은 종이 양식을 디지털 작업 흐름으로 변환합니다. 인쇄, 필기, 스캔이 필요했던 신청서를 이제 컴퓨터나 휴대폰에서 모두 작성할 수 있습니다. 완성된 양식은 종이에 손을 대지 않고도 저장하거나 이메일로 보내거나 전자적으로 제출할 수 있습니다.
대화형 PDF 양식에는 계산 기능도 포함될 수 있습니다. 작성 가능한 주문 양식은 자동으로 수량에 단가를 곱하고 라인 합계를 표시할 수 있습니다. 작성 가능한 비용 보고서는 모든 비용 항목을 합산하고 총계를 표시할 수 있습니다. 이러한 계산은 사용자가 데이터를 입력할 때 실시간으로 이루어지므로 오류가 줄어들고 수치를 합산하는 수동 작업이 줄어듭니다.
채울 수 있는 PDF는 정적 양식을 수신자가 자신의 장치에서 완전히 완료할 수 있는 대화형 문서로 변환합니다.
추가하는 양식 필드에 따라 사용자가 문서와 상호 작용하는 방식과 입력할 수 있는 데이터 종류가 결정됩니다.
채울 수 있는 PDF는 인쇄할 때 일반 PDF처럼 보이지만 화면에서는 양식 필드가 마우스 클릭 및 키보드 입력에 반응하는 강조 표시된 영역으로 표시됩니다. 필드에는 양식 완성 프로세스를 통해 사용자를 안내하는 레이블, 지침 및 자리 표시자 텍스트가 있을 수 있습니다. 양식을 작성하고 저장하면 입력한 데이터가 PDF의 일부가 되며 문서를 열거나 인쇄할 때 나타납니다.
채울 수 있는 PDF 양식을 만드는 방법
Adobe Acrobat Pro에는 정적 PDF를 입력 가능한 양식으로 변환할 수 있는 양식 생성 도구가 포함되어 있습니다. PDF를 열고 도구 메뉴에서 양식 준비를 선택합니다. Acrobat은 문서 레이아웃을 기반으로 잠재적인 양식 필드를 자동으로 감지합니다. 텍스트 입력 영역을 제안하는 줄, 확인란을 제안하는 상자, 라디오 버튼을 제안하는 원을 찾습니다.
자동으로 감지된 필드를 검토하고 잘못 식별된 필드를 수정하세요. 자동 감지에서 누락된 필드를 추가합니다. 실제로 양식 필드가 아닌 필드를 삭제합니다. 필드 이름, 필드 유형, 필드 필수 여부, 입력된 데이터에 대한 유효성 검사 규칙을 포함한 필드 속성을 설정합니다.
준비된 양식을 입력 가능한 PDF로 저장합니다. 이제 양식 필드가 활성화되었습니다. 호환되는 뷰어에서 PDF를 여는 사람은 누구나 필드를 클릭하고 데이터를 입력할 수 있습니다. 양식은 전자적으로 배포될 수 있으며, 수신자가 작성하여 반환할 수 있습니다. 양식에 입력된 데이터는 자동으로 추출되어 처리될 수 있습니다.
Acrobat Pro가 없는 사용자의 경우 WukongPDF의 양식 생성 도구를 사용하면 브라우저 기반 인터페이스를 통해 PDF에 채울 수 있는 필드를 추가할 수 있습니다. PDF를 업로드하고, 텍스트 필드, 확인란 및 기타 양식 요소를 추가하고, 채울 수 있는 버전을 다운로드하세요. 브라우저 기반 접근 방식을 사용하면 전문 PDF 소프트웨어를 구입하지 않고도 양식 작성에 액세스할 수 있습니다.
Microsoft Word에서는 채울 수 있는 양식을 만들고 양식 필드를 유지하면서 PDF로 내보낼 수도 있습니다. Word의 개발자 탭을 사용하여 텍스트 필드, 확인란 및 드롭다운 목록을 포함한 양식 컨트롤을 삽입합니다. 편집을 양식 필드로만 제한하려면 문서를 보호하세요. PDF로 내보내면 양식 필드가 대화형으로 유지됩니다.
채울 수 있는 PDF에서 사용할 수 있는 양식 필드 유형
텍스트 필드는 가장 일반적인 양식 요소입니다. 사용자가 입력한 텍스트를 받아들입니다. 날짜, 숫자, 이메일 주소, 전화번호 등 특정 형식을 허용하도록 텍스트 필드를 구성할 수 있습니다. 최대 문자 길이를 설정할 수 있습니다. 사용자에게 입력할 내용을 알려주는 자리 표시자 텍스트를 표시할 수 있습니다.
확인란은 바이너리 선택에 사용됩니다. 이용 약관 계약은 단일 확인란을 사용합니다. 다중 선택이 허용되는 옵션 목록은 다중 체크박스를 사용합니다. 각 확인란은 독립적입니다. 하나를 선택해도 다른 항목에는 영향을 미치지 않습니다.
라디오 버튼은 상호 배타적인 선택에 사용됩니다. 라디오 버튼 그룹은 공통 이름을 공유합니다. 그룹에서 하나의 라디오 버튼을 선택하면 동일한 그룹에 있는 다른 모든 라디오 버튼이 자동으로 선택 취소됩니다. 라디오 버튼은 하나의 옵션만 선택할 수 있는 경우에 적합합니다.
드롭다운 목록에는 사용자가 선택할 수 있는 옵션 메뉴가 표시됩니다. 드롭다운은 옵션 목록이 너무 길어 모든 옵션을 라디오 버튼으로 표시하면 양식에서 너무 많은 공간을 차지할 때 적합합니다.
디지털 서명 필드를 통해 사용자는 지정된 위치의 양식에 디지털 서명을 적용할 수 있습니다. 서명 후 양식을 잠그도록 서명 필드를 구성하여 채워진 데이터가 더 이상 변경되지 않도록 할 수 있습니다. 서명 필드는 사용자 인증 또는 승인이 필요한 양식에 사용됩니다.
계산 필드는 다른 필드에 입력된 값에 대해 산술 연산을 수행합니다. 수량 및 단가 필드가 있는 주문 양식에는 라인 합계를 표시하는 계산 필드가 포함될 수 있습니다. 입력 값이 변경되면 계산이 자동으로 업데이트됩니다.
채울 수 있는 PDF에서 데이터 배포 및 수집
이메일, 파일 공유 또는 웹 다운로드 링크를 통해 채울 수 있는 PDF를 배포하세요. 수신자는 호환 가능한 뷰어에서 PDF를 열고 양식 필드를 채우고 완성된 양식을 저장한 후 반환합니다. Adobe Acrobat Reader와 같은 무료 리더를 포함한 대부분의 PDF 뷰어는 양식 작성을 지원합니다.
완성된 양식을 수집하고 데이터를 추출합니다. Adobe Acrobat Pro는 완성된 여러 PDF의 양식 데이터를 스프레드시트로 내보낼 수 있습니다. 완성된 각 양식은 스프레드시트의 행이 됩니다. 각 양식 필드는 열이 됩니다. 이 데이터 추출은 종이 양식에서 수동으로 데이터를 입력하는 작업을 자동화합니다.
다수의 수신자에게 배포된 양식의 경우 PDF를 배포하는 대신 웹 기반 인터페이스를 제공하는 온라인 양식 서비스를 사용하는 것이 좋습니다. Google Forms, Microsoft Forms 및 전용 설문조사 플랫폼과 같은 서비스는 웹 양식을 통해 데이터를 수집하고 자동 데이터 편집을 제공합니다. 웹 양식 접근 방식을 사용하면 수신자가 PDF 소프트웨어를 가질 필요가 없습니다.
양식 데이터를 수집한 후 데이터의 완전성과 정확성을 확인합니다. 필수 항목이 채워졌는지 확인하세요.
날짜, 전화번호 등 형식이 지정된 필드의 데이터가 예상 형식을 따르는지 확인합니다. 데이터가 처리 시스템에 입력되기 전에 응답자에게 연락하여 문제를 수정하십시오.
종이 양식에서 입력 가능한 PDF로의 전환은 문서 처리에서 가장 중요한 생산성 향상 중 하나를 나타냅니다. 이전에는 인쇄, 필기, 우편 발송 및 수동 데이터 입력이 필요했던 작업이 이제는 전적으로 디지털 영역에서 이루어집니다. 양식은 이메일로 배포되고, 컴퓨터나 전화로 작성되어 전자적으로 반환됩니다. 데이터는 자동으로 데이터베이스로 추출됩니다.
채울 수 있는 PDF 양식을 디자인할 때 양식을 채우는 사용자 경험을 고려하십시오. 사용자가 자연스러운 읽기 순서에 따라 한 필드에서 다음 필드로 탭할 수 있도록 필드를 논리적 순서로 배치합니다. 필드에 명확하게 라벨을 지정하세요. 예상 데이터에 적합한 필드 유형을 사용하십시오. 날짜 필드에는 날짜를 입력해야 합니다. 전화번호 필드에는 문자를 입력할 수 없습니다. 좋은 양식 디자인은 오류를 줄이고 완료 속도를 높입니다.
작성 가능한 양식을 배포하기 전에 철저하게 테스트하십시오. 다양한 PDF 뷰어를 사용하여 직접 양식을 작성하세요.
유효성 검사가 올바르게 작동하는지 확인하려면 예상치 못한 데이터를 입력해 보세요. 컴퓨터뿐만 아니라 휴대폰에서도 양식을 테스트합니다. 많은 수신자가 모바일 장치에서 양식을 작성하므로 양식은 두 플랫폼 모두에서 올바르게 작동해야 합니다.
채울 수 있는 PDF의 접근성은 중요한 디자인 고려 사항입니다. 양식 필드에는 화면 판독기가 알릴 수 있는 설명 라벨이 포함되어야 합니다. 탭 순서는 논리적 형식 순서를 따라야 합니다. 필수 필드는 시각적으로나 프로그래밍 방식으로 필수로 표시되어야 합니다. 액세스 가능한 양식을 사용하면 모든 사용자가 문서와 상호 작용하는 방식에 관계없이 양식을 완료할 수 있습니다.
채울 수 있는 PDF는 채워진 데이터가 포함된 상태로 저장될 수 있으므로 수신자는 양식의 완성된 사본을 저장할 수 있습니다. 이는 양식이 신청서나 계약서와 같은 기록 역할을 할 때 유용합니다. 저장된 사본에는 입력된 모든 데이터와 완료 날짜를 포함하여 제출된 내용이 정확하게 표시됩니다.
여러 사람이 작성하는 양식의 경우 이미 데이터가 포함되어 있는 채울 수 있는 PDF가 아닌 템플릿으로 빈 양식을 배포하세요. 템플릿은 모든 필드가 비어 있고 각 수신자가 자신의 정보를 입력할 수 있는 채울 수 있는 PDF입니다. 미리 채워진 양식을 배포하면 혼란이 생기고 수신자가 다른 사람의 데이터가 포함된 양식을 제출하게 될 수 있습니다.
채울 수 있는 PDF는 양식 필드 레이블 및 지침에서 여러 언어를 지원합니다. 전 세계 사용자를 위해 디자인된 양식에는 사용자 언어 설정에 따라 적절한 레이블이 표시되는 여러 언어의 필드 레이블이 포함될 수 있습니다.
서명이 필요한 양식의 경우 입력된 정보를 위한 입력 가능한 필드와 디지털 서명을 위한 서명 필드를 결합합니다. 완성된 양식에는 단일 문서에 입력된 데이터와 적용된 서명이 모두 포함됩니다.
채울 수 있는 PDF에서 수집된 데이터는 데이터베이스, 스프레드시트 및 기타 처리 시스템에 직접 공급될 수 있습니다. 이러한 직접적인 데이터 흐름은 수동 데이터 입력 및 관련 오류를 제거합니다. 완성된 양식에서 추출된 데이터는 응답자가 입력한 것과 정확히 같습니다.
종이 양식에서 입력 가능한 PDF로의 전환은 모든 조직에서 사용할 수 있는 가장 중요한 문서 작업 흐름 개선 사항 중 하나입니다. 처리되는 모든 양식에서 인쇄, 수동 작성, 스캔 및 데이터 입력을 제거함으로써 시간이 절약되었습니다.