대부분의 사람들은 PDF 보안을 선택 사항으로 생각합니다. 즉, 문서가 특히 민감한 경우 추가해야 하는 것이지만 기본값은 아닙니다. 이 가정은 민감한 콘텐츠가 없는 공개 문서에 적합합니다. 무엇보다도 PDF를 잠금 해제 상태로 두면 실제 노출이 발생합니다. 잠금 해제된 PDF가 데이터를 위험에 빠뜨릴 수 있는 5가지 방법과 각 방법에 대해 취할 수 있는 조치는 다음과 같습니다.
1. 파일을 받은 사람은 누구나 다른 사람에게 전달할 수 있습니다
잠금 해제된 PDF를 보내면 제어할 수 없게 됩니다. 수신자는 의도적으로 또는 우연히 이를 동료에게 전달하거나, 그룹 채팅에서 공유하거나, 공유 드라이브에 게시하거나, 경쟁업체에 보낼 수 있습니다. 잘못된 사람에게 이메일이 전달되는 것은 민감한 문서가 잘못된 사람의 손에 들어가는 가장 일반적인 방법 중 하나이며, 잠금 해제된 PDF에는 속도를 늦출 수 있는 방법이 없습니다.
비밀번호 보호는 모든 전달을 차단하지는 않지만 의미 있는 장벽을 추가합니다. 수신자는 파일과 함께 비밀번호를 공유해야 하며, 이는 의도적인 추가 단계를 생성하고 보다 명확한 의도 흔적을 남깁니다. 가격, 전략 또는 개인 정보가 포함된 문서의 경우 마찰이 중요합니다.
2. 콘텐츠는 저작자 표시 없이 복사 및 사용할 수 있습니다
잠금 해제된 PDF를 사용하면 누구나 그 안의 텍스트를 선택하고 복사할 수 있습니다. 대부분의 문서는 괜찮지만 독점 보고서, 독창적인 연구, 제안서 또는 자신이 제작한 창의적 작업의 경우 최소한의 노력으로 콘텐츠를 다른 곳으로 옮겨 사용할 수 있습니다. 누군가 분석을 복사하고, 이름을 제거하고, Ctrl+C 및 Ctrl+V 이외의 키보드를 건드리지 않고도 자신의 분석을 제시할 수 있습니다.
권한이 제한된 PDF는 수신자가 텍스트를 열기 위해 비밀번호를 입력하지 않고도 텍스트 복사를 비활성화합니다. 문서를 정상적으로 읽을 수는 있지만 텍스트를 선택하고 추출할 수는 없습니다. 이는 합법적인 독자에게 마찰을 일으키지 않고 콘텐츠를 보호하는 가벼운 제한입니다. www.wukongpdf.com에 있는 WukongPDF의 Protect PDF 도구를 사용하면 비밀번호 보호를 추가할 때 이러한 권한을 설정할 수 있습니다.
3. 민감한 메타데이터는 파일과 함께 이동
PDF 파일에는 대부분의 사람들이 보지 않지만 보는 사람은 누구나 쉽게 액세스할 수 있는 메타데이터가 포함되어 있습니다. 여기에는 작성자의 이름, 문서를 만드는 데 사용된 소프트웨어, 문서가 생성되고 마지막으로 수정된 날짜, 소프트웨어 라이센스의 회사 이름, 때로는 원본 컴퓨터의 전체 파일 경로가 포함될 수 있으며 이로 인해 사용자 이름, 내부 폴더 구조 또는 서버 이름이 표시될 수 있습니다.
외부에 공유된 내부 문서의 경우 이 메타데이터는 의도한 것보다 더 많은 것을 드러낼 수 있습니다. 예를 들어 제안서가 전송되기 3시간 전에 작성되었음을 보여주는 제안서는 철저하다는 인상을 약화시킬 수 있습니다. 경쟁사의 이름이나 내부 프로젝트 코드명이 포함된 파일 경로는 의도하지 않은 공개입니다. 공유하기 전에 메타데이터를 제거하거나 내보낼 때 정리하는 PDF 도구를 사용하면 이러한 노출이 제거됩니다.
4. 문서는 수정 및 재배포될 수 있습니다
잠금 해제된 PDF는 모든 PDF 편집기에서 열고 변경하고 원본과 동일하게 보이는 새 버전으로 저장할 수 있습니다. 견적 가격은 변경될 수 있습니다. 계약 조건은 수정될 수 있습니다. 보고서의 이름과 숫자는 변경할 수 있습니다. 파일을 보호하지 않으면 누군가가 읽고 있는 버전이 변조되었음을 나타내는 아무 것도 없습니다.
이는 이론적인 위험이 아닙니다. 변경된 PDF 문서가 송장 사기, 계약 분쟁 및 입찰 조작에 사용되었습니다. 수정 사항은 육안으로 감지할 수 없는 경우가 많습니다.
PDF 도구 보안 도구를 통해 편집 제한을 적용한다고 해서 수정이 불가능해지는 것은 아니지만, 우연한 변경을 방지하고 문서가 통제된다는 신호를 보냅니다. 계약서, 송장, 공식 보고서 등 무결성이 중요한 문서의 경우 이 보호 기능을 기본으로 추가하는 것이 좋습니다.
5. 저장된 파일은 해당 저장소에 액세스할 수 있는 모든 사람이 액세스할 수 있습니다
공유 드라이브, 이메일 서버, 클라우드 저장소 또는 백업 시스템에 저장된 PDF는 해당 저장소에 대한 권한이 있는 모든 사람이 액세스할 수 있으며, 이는 예상보다 더 광범위한 그룹인 경우가 많습니다. IT 관리자, 시스템 관리자 및 스토리지 인프라에 대한 높은 액세스 권한을 가진 사람은 누구나 보호되지 않은 파일을 읽을 수 있습니다.
클라우드 서비스 손상, 공유 드라이브에 대한 랜섬웨어 공격, 노트북 도난 등 스토리지 시스템이 침해된 경우 잠금 해제된 PDF는 액세스 권한을 얻은 사람이 즉시 읽을 수 있습니다. 대조적으로, 비밀번호로 보호된 PDF는 비밀번호를 얻은 방법에 관계없이 비밀번호를 열어야 합니다.
계약서, HR 문서, 재무 기록 등 장기간 보관할 파일의 경우 보관하기 전에 비밀번호 보호를 적용하면 스토리지 시스템에 어떤 일이 발생하더라도 독립적으로 지속되는 보안 계층이 추가됩니다.
보안은 복잡할 필요가 없습니다
이러한 위험의 대부분은 민감한 PDF를 공유하거나 저장하기 전에 비밀번호를 추가하는 간단한 조치로 해결됩니다. 1분도 채 걸리지 않으며 파일이 가는 곳마다 보호 기능이 파일과 함께 이동합니다.
www.wukongpdf.com에 있는 WukongPDF의 Protect PDF 도구를 사용하면 비밀번호 보호를 추가하고 권한을 한 단계로 설정할 수 있습니다. 즉, 파일 업로드, 비밀번호 설정, 보안 버전 다운로드가 가능합니다. 보호할 가치가 있는 정보가 포함된 모든 문서에 대해 표준 작업 흐름의 일부로 만드십시오.