12명의 직원에 대한 개별 수치가 포함된 급여 검토 문서를 방금 완성했습니다. HR에만 보내야 하며 HR에만 보내야 합니다. 또는 귀하는 고객에게 합의 초안을 이메일로 보내는 변호사입니다. 또는 당신은 잠재적인 투자자와 텀 시트를 공유하는 창업자입니다. 각각의 경우에, 절대 잘못된 사람의 손에 들어갈 수 없는 내용을 보내는 것이며, 엽서만큼 비공개적인 이메일을 통해 보내는 것입니다.
잠을 잃지 않고 대처하는 방법은 다음과 같습니다.
실제로 무엇을 보호하고 있는지 이해하세요
대부분의 기밀 문서 유출은 정교한 해킹으로 인해 발생하지 않습니다. 이러한 현상은 다음과 같은 이유로 발생합니다.
- 실수로 또는 부주의하게 이메일이 잘못된 사람에게 전달되었습니다.
- 공유 드라이브 폴더의 액세스 권한이 의도한 것보다 더 광범위합니다.
- 누군가 공공장소에 기기를 잠금 해제된 상태로 두고 갑니다.
- 이메일 계정이 손상되고 기록 첨부 파일이 노출됩니다.
구현할 가치가 있는 보호 조치는 이러한 특정 장애 모드를 해결하는 것입니다. 의미 있는 위험 감소 없이 마찰을 가하는 정교한 보안 극장이 아닙니다.
컴퓨터를 떠나기 전에 PDF를 비밀번호로 보호하세요
이것이 가장 효과적인 단일 단계입니다. 비밀번호로 보호된 PDF는 비밀번호가 없는 사람은 읽을 수 없습니다. 이메일이 20번 전달되더라도 첨부 파일은 다른 사람의 받은 편지함에 몇 년 동안 저장되거나 수신 장치가 기차에서 잠금 해제된 상태로 남아 있는 경우에도 마찬가지입니다. 키가 없으면 파일은 쓸모가 없습니다.
www.wukongpdf.com에 있는 WukongPDF의 Protect PDF 도구는 1분 안에 모든 PDF에 비밀번호를 추가합니다. 파일을 업로드하고, 비밀번호를 설정하고, 보호된 버전을 다운로드하세요. 수신자의 이름이나 회사 이름이 아닌 12자 이상의 강력한 비밀번호를 사용하십시오. 두 사람 모두 추측할 수는 없지만 두 사람 모두 비밀번호 관리자에서 찾을 수 있습니다.
다른 채널을 통해 비밀번호 보내기
이는 대부분의 사람들이 건너뛰는 단계이며 보호를 의미 있게 만드는 단계입니다. 보호된 파일과 동일한 이메일로 비밀번호를 보내면 목적이 무용지물이 됩니다. 누군가 해당 이메일 스레드에 액세스할 수 있게 되면 파일과 키를 모두 갖게 됩니다.
파일을 이메일로 보내세요. 문자 메시지, WhatsApp 또는 전화 통화로 비밀번호를 보냅니다. 두 개의 별도 채널은 단일 침해 지점, 즉 누군가가 이메일이나 메시지에만 액세스하는 것만으로는 충분하지 않음을 의미합니다. 문서를 읽을 수 있으려면 둘 다 노출되어야 합니다. 이는 30초가 더 소요되고 우발적인 노출에 대한 기준을 크게 높이는 간단한 작업 습관입니다.
파일 메타데이터에 무엇이 숨겨져 있는지 확인
PDF 파일에는 작성자 이름, 사용된 소프트웨어, 생성 및 수정 날짜, 때로는 원래 컴퓨터의 파일 경로 등 대부분의 사람들이 보지 못하는 메타데이터가 포함되어 있습니다. 여기에는 사용자 이름, 서버 이름 또는 내부 프로젝트 코드명이 포함될 수 있습니다.
정말 민감한 문서의 경우 전송하기 전에 이 메타데이터를 제거하는 것이 좋습니다. Adobe Acrobat에서 파일 > 속성을 선택하고 메타데이터 필드를 수동으로 지웁니다. 더 간단한 대안은 운영 체제에 내장된 PDF 프린터를 사용하여 PDF를 새 PDF로 인쇄하는 것입니다. 이렇게 하면 포함된 문서 기록 없이 깨끗한 복사본이 생성됩니다. 내용은 동일합니다. 메타데이터 흔적이 사라졌습니다.
이메일이 올바른 채널인지 고려하세요
대부분의 문서의 경우 비밀번호로 보호된 PDF를 이메일로 전송하면 충분합니다. 그러나 진행 중인 법적 문제, 규제 요구 사항이 적용되는 금융 데이터가 포함된 문서, 규제 대상 업계의 개인 식별 정보와 관련된 모든 경우에는 이메일이 암호화 여부에 관계없이 적절한 전송 방법이 아닐 수 있습니다.
안전한 파일 전송 플랫폼, 클라이언트 포털 및 암호화된 메시징 서비스는 모두 표준 이메일보다 액세스, 다운로드 추적 및 만료에 대한 더 많은 제어 기능을 제공합니다. 이 민감도 수준에서 정기적으로 문서를 보내는 경우 전용 보안 공유 도구를 사용하면 설정 시간을 투자할 가치가 있습니다. 가끔씩 발생하는 고감도 전송의 경우 비밀번호로 보호된 PDF 접근 방식이 실제 위험을 적절하게 처리합니다.
보내신 후
보낸 내용과 시기를 정확히 복사하여 보관하세요. 문서의 내용에 의문이 제기되는 경우 최신 개정판이나 이전 초안이 아닌 특정 날짜에 발행된 버전을 생성할 수 있어야 합니다. 실수로 삭제하지 않을 폴더에 저장된 명확한 파일 이름을 가진 날짜가 있는 PDF가 기록입니다. 아카이브가 공유 위치에 저장되어 있는 경우 해당 사본도 비밀번호로 보호됩니다.