어떤 사람이 수정된 계약서를 보내면서 "사소한 몇 가지만 수정하면 됩니다."라고 말합니다. 이제 두 개의 PDF이 있고 둘 사이에 실제로 변경된 내용을 쉽게 알 수 있는 방법이 없습니다. 차이점을 찾기 위해 두 버전을 나란히 수동으로 읽는 것은 느리고 오류가 발생하기 쉬우며 몇 페이지보다 긴 경우에는 정말 불쾌합니다. 더 나은 접근 방식이 있습니다. 올바른 접근 방식은 액세스할 수 있는 도구와 비교의 정확성에 따라 다릅니다.
PDFs를 비교하는 것이 Word 문서를 비교하는 것보다 어려운 이유
Word에는 변경 내용 추적 기능과 두 버전 간에 추가, 삭제 또는 수정된 내용을 정확하게 보여주는 문서 비교 기능이 내장되어 있습니다. PDF에는 동등한 기본 메커니즘이 없습니다. PDF는 고정된 시각적 표현입니다. 이 형식은 공동 편집이나 버전 추적을 위해 설계되지 않았습니다. 두 개의 PDF을 비교한다는 것은 렌더링된 콘텐츠를 비교하는 것을 의미하며, 이는 구조화된 문서 데이터를 비교하는 것보다 더 복잡한 작업입니다.
다른 문제는 변경되지 않은 것처럼 보이는 PDF의 기본 텍스트가 시각적으로 명확하지 않은 방식으로 수정되었을 수 있다는 것입니다. 한 해에서 다른 해로 변경된 날짜, 숫자에 소수점 추가, 비슷한 모양의 텍스트로 다시 쓰여진 절 등은 시각적 스캔에서 놓치기 쉬우며 확실하게 파악하려면 문자 수준 비교가 필요합니다.
Adobe Acrobat의 내장 비교 도구
Adobe Acrobat Pro에는 도구 > 아래에 전용 PDF 비교 기능이 있습니다. 파일을 비교하십시오. 두 개의 PDF를 선택하고 텍스트만 비교할지 아니면 텍스트와 그래픽을 비교할지 지정하면 Acrobat이 모든 차이점을 강조하는 자세한 보고서를 생성합니다. 변경된 텍스트는 인라인으로 표시되고 삭제된 콘텐츠는 취소선으로 표시되며 추가된 콘텐츠는 강조 표시됩니다. 보고서에는 유형 및 페이지별 변경 사항 요약도 표시됩니다.
이는 가장 철저한 옵션이며 텍스트 기반 및 이미지 기반 차이점을 모두 처리합니다. 제한 사항은 비용입니다. Acrobat Pro에는 구독이 필요합니다. 변경 사항 누락으로 인해 결과가 발생할 수 있는 법률, 규정 준수 또는 계약 검토 작업의 경우 투자가 정당합니다. 가끔 사용하는 경우 정당화하기가 더 어렵습니다.
Word로 변환 및 Word의 비교 기능 사용
텍스트가 많은 문서(계약서, 보고서, 계약서)의 경우 실용적인 해결 방법은 PDFs를 모두 Word로 변환하고 Word에 내장된 문서 비교 기능을 사용하는 것입니다. Word에서 검토 > 비교 > 두 문서를 비교하고 선택하면 Word는 모든 추가 및 삭제를 보여주는 변경 내용 추적 보기를 생성합니다.
WukongPDF의 PDF를 사용하여 두 버전을 www.wukongpdf.com의 Word 도구로 변환한 다음 Word에서 비교를 실행하세요. 변환은 단계를 추가하며 텍스트 추출의 품질은 비교 정확도에 영향을 미칩니다. 변환이 잘못된 문서는 실제 콘텐츠 변경이 아닌 서식 지정 아티팩트와 허위 차이를 표시할 수 있습니다. 깨끗한 텍스트 기반 PDF의 경우 이 접근 방식이 효과적입니다. 복잡한 레이아웃이나 스캔한 문서의 경우 신뢰성이 떨어집니다.
이 방법의 한 가지 장점은 프로세스가 끝나면 편집 가능한 Word 문서가 생성된다는 것입니다. 이는 찾은 내용을 기반으로 추가 수정이 필요한 경우 유용합니다.
온라인 PDF 비교 도구
여러 웹 기반 도구는 Acrobat이나 소프트웨어 설치 없이 PDF 비교를 제공합니다. Draftable, Diffchecker 및 유사한 서비스를 사용하면 두 개의 PDF을 업로드하고 차이점이 강조 표시된 나란히 보기를 표시할 수 있습니다. 대부분은 기본적인 사용을 위한 무료 계층과 더 많은 양 또는 고급 기능을 위한 유료 계층을 제공합니다.
민감한 문서에 대한 주요 고려사항은 개인정보 보호입니다. 즉, 기밀 파일을 제3자 서버에 업로드하는 것입니다. 계약서, 법률문서, 개인정보가 포함된 모든 서비스를 이용하기 전에 해당 서비스의 데이터 처리 정책을 확인하세요. 일부 서비스는 "비공개 모드"를 제공합니다. 또는 처리 후 즉시 파일을 삭제하십시오. 민감한 콘텐츠를 업로드하기 전에 이를 확인하십시오.
수동 비교가 실제로 올바른 선택인 경우
자동화된 비교 도구는 변경된 내용을 찾는 데는 좋지만 변경 사항이 중요한지 여부를 항상 해석할 수는 없습니다. 도구는 "the" 플래그를 지정합니다. 'a'로 변경되었습니다. 그러나 그 차이가 중요한지 여부는 인간 독자만이 평가할 수 있는 맥락에 따라 달라집니다.
5페이지 미만의 짧은 문서의 경우 두 버전을 나란히 열어 수동으로 비교하는 것이 자동화된 도구를 설정하는 것보다 빠른 경우가 많습니다. 동일한 확대/축소 수준에서 두 PDF을 열고 병렬로 스크롤하면서 차이점을 확인하세요. 두 페이지로 된 계약 수정의 경우 5분 정도 소요되며 모든 내용을 파악할 수 있습니다.
긴 문서에 대한 실용적인 하이브리드 접근 방식: 먼저 자동 비교를 실행하여 모든 차이점을 찾은 다음 컨텍스트에 따라 표시된 각 변경 사항을 수동으로 검토하여 중요한지 여부를 평가합니다. 도구가 스캔을 수행합니다. 판단은 당신이 하세요. 이는 자동화된 탐지의 철저함과 인간 독자만이 제공하는 해석 능력을 결합합니다.