법률 회사는 문서로 살아가며 대부분의 문서는 PDF입니다. 법원 서류, 계약서, 개시 자료, 서신, 고객 계약, 법률 조사 등 거의 모든 내용이 PDF로 도착하고, 유통되고, 보관됩니다. PDF 작업 흐름을 올바르게 수행하는 것은 청구 가능 효율성, 규정 준수 및 고객 서비스 품질에 직접적인 영향을 미칩니다.
법원 제출 요건
법원 서류에는 관할권 및 법원 시스템에 따라 달라지는 특정 기술 요구 사항이 있습니다. 미국 연방 법원에서는 텍스트 검색이 가능한 PDF, 특정 파일 크기 제한(일반적으로 문서당 35MB), 글꼴 및 여백 요구 사항을 요구하는 CM/ECF를 사용합니다. 주 법원은 상당히 다양합니다. 일부는 PDF를 허용하고 일부는 특정 형식을 요구합니다. 전자적으로 제출하기 전에 항상 법원의 명령과 현지 규칙을 확인하십시오.
가장 일반적인 제출 실수는 OCR 없이 스캔한 PDF를 제출하는 것입니다. 법원에서는 서기와 판사가 특정 텍스트를 검색하고 참조할 수 있도록 텍스트 검색 가능한 문서를 점점 더 요구하고 있습니다. 제출하기 전에 OCR PDF을 통해 스캔한 모든 문서를 실행하세요. OCR 후 제출하기 전에 텍스트를 선택할 수 있는지 테스트하세요.
제작 및 제출 전 편집
적절한 편집은 법률 실무에서 가장 중요하고 가장 잘못 처리되는 PDF 작업 중 하나입니다. 법원은 상대방 변호사가 보호되는 정보로 추정되는 정보를 읽을 수 있도록 허용하는 잘못된 편집 내용이 포함된 문서를 작성한 변호사를 제재했습니다. PDF 편집기의 콘텐츠 위에 배치된 검은색 강조 표시나 텍스트 상자는 실제 편집이 아니라 장식적인 것입니다. 기본 텍스트는 파일에 남아 있으며 복사할 수 있습니다.
진정한 교정은 파일에서 콘텐츠를 영구적으로 제거합니다. 교정을 적용한 후 확인하십시오. 교정된 영역을 선택하고 복사를 시도하십시오. 아무것도 붙여넣지 않으면 교정이 진짜입니다. 위험도가 높은 제작물의 경우 문서가 발송되기 전에 두 번째 사람이 각 편집을 테스트하도록 합니다. 검증에 소요되는 시간은 교정 실패의 결과에 비해 최소화됩니다.
계약 검토 및 마크업
PDF 주석 도구를 사용하면 계약 검토를 효율적으로 수행할 수 있습니다. 토론 조항을 강조 표시하고, 분석과 함께 스티커 메모 설명을 추가하고, 취소선을 사용하여 삭제할 조항을 표시하고, 텍스트 주석을 사용하여 대체 언어를 제안합니다. 주석이 잘 달린 PDF는 별도의 메모 없이 감독 변호사에게 제안된 각 변경 사항에 대한 명확한 맥락을 제공합니다.
실질적으로 협상되고 수정될 계약의 경우 변경 내용 추적을 사용하여 Word에서 작업하는 것이 PDF 마크업보다 더 적합합니다. 상대방의 변호사는 변경 사항을 수락하거나 거부해야 하며 해당 프로세스는 편집 가능한 형식에서 더 잘 작동합니다. 문서에 최종 서명이 준비된 경우에만 PDF로 변환하세요. 활성 협상 중에는 Word에 보관하세요.
검색을 위한 Bates 번호 매기기
Bates 번호 매기기(문서 제작의 모든 페이지에 적용되는 순차적 페이지 식별자)는 소송의 표준 요구 사항입니다. 각 페이지에는 증언, 동의 및 재판 중에 특정 문서를 정확하게 참조할 수 있는 고유 식별자(예: ABC00001, ABC00002)가 있습니다.
Adobe Acrobat Pro에는 도구 → PDF 편집 → 머리글 & 아래에 Bates 번호 매기기 도구가 내장되어 있습니다. 바닥글 → 베이츠 번호 매기기 추가. Relativity, Summation 및 iManage와 같은 전용 법률 문서 관리 소프트웨어도 제작 작업 흐름의 일부로 Bates 번호 매기기를 처리합니다. 전용 소송 소프트웨어 없이 처리되는 소규모 제작의 경우 Acrobat의 도구로 충분합니다.
클라이언트 문서 보안
고객 기밀 정보가 포함된 법률 회사 PDF에는 적절한 보안 조치가 필요합니다. PDF 보안 기능 — 외부로 전송된 문서의 비밀번호 열기, 최종 계약에 대한 제한 편집, 실제 사본을 만들 수 없는 민감한 문서에 대한 인쇄 제한 — 보호 계층을 추가합니다. 이메일로 클라이언트 문서를 전송할 때는 중요한 파일의 암호화되지 않은 첨부 파일보다는 암호화된 이메일이나 보안 포털을 사용해야 합니다.
고객 파일 보존은 관할권에 따라 달라지는 전문적 책임 규칙을 따릅니다. 일반적으로 문제가 종결된 후 최소 5~7년입니다. 일관된 이름 지정 및 메타데이터를 사용하여 문서 관리 시스템에 저장된 PDF는 보존 요구 사항을 충족하는 동시에 필요한 기간 동안 클라이언트 파일을 검색하고 액세스할 수 있도록 유지합니다.