200페이지 분량의 보고서를 5명의 부서장에게 배포해야 합니다. 각각에는 관련 섹션만 필요합니다. 마케팅에는 12~45페이지가 필요합니다. 재무에는 46~89페이지가 필요합니다. 운영에는 90~140페이지가 필요합니다. PDF를 여러 섹션으로 나누고 5개의 개별 이메일을 작성하고 각각에 올바른 파일을 첨부하여 보냅니다. 이 프로세스는 일회성 배포에 적용됩니다. 이 작업을 매주 수행하면 반복적인 단계로 인해 몇 시간이 소요됩니다. 분할 및 이메일 워크플로우를 자동화하면 수동 개입 없이 문서를 처리하고 섹션을 전달합니다.
PDF를 분할하고 각 섹션을 다른 수신자에게 이메일로 보내는 것은 PDF 분할과 이메일 자동화를 결합합니다. 분할 도구는 문서를 분할합니다. 이메일 도구나 스크립트가 해당 부분을 전달합니다. 이 가이드에서는 워크플로를 설정하는 방법을 다룹니다.
분할 PDF 및 이메일 워크플로는 반복적인 다단계 프로세스를 단일 자동화 작업으로 변환합니다.
분할 및 이메일 매핑 준비
분할 및 수신자를 정의하는 매핑 문서를 만듭니다. 각 섹션에 대해 페이지 범위, 출력 파일 이름 및 수신자 이메일 주소를 지정합니다. 매핑 문서는 자동화된 워크플로의 청사진입니다. 분할 도구에는 문서를 분할할 위치를 알려주고 이메일 도구에는 각 조각을 보낼 위치를 알려줍니다.
분할 실행
사용자 정의 페이지 범위를 지원하는 PDF 분할 도구를 사용하십시오. 매핑에 따라 문서를 분할합니다. 각 섹션은 매핑에 따라 이름이 지정된 별도의 PDF 파일이 됩니다. 분할 출력은 배포 준비가 완료된 파일 세트입니다.
WukongPDF 분할 도구는 사용자 정의 페이지 범위를 지원합니다. PDF 페이지 분할 출력은 배포용으로 구성됩니다.
이메일 전달 자동화
이메일 자동화 도구를 사용하여 각 분할 파일을 수신자에게 보냅니다. 간단한 스크립트나 이메일 병합 도구를 사용하면 매핑 문서를 읽고 각 이메일에 올바른 파일을 첨부하여 보낼 수 있습니다. 자동화를 통해 각 수신자에 대한 수동 작성-첨부-전송 주기가 제거됩니다.
PDF Sharing 자동화된 워크플로는 모든 수신자가 수동 개입 없이 할당된 섹션을 받으면 완료됩니다.
재사용 가능한 분할 및 이메일 템플릿 만들기
반복 배포의 경우 분할 및 수신자를 정의하는 템플릿을 만듭니다. 매주 또는 매월 소스 PDF만 업데이트하세요. 템플릿은 동일하게 유지됩니다. 자동화는 기존 매핑을 사용하여 새 문서를 처리합니다.
분할 PDF 반복 템플릿을 사용하면 각 배포 주기에 대한 설정 시간이 필요하지 않습니다. 매핑은 한 번 구성되고 재사용됩니다.
이메일 전달 실패 처리
특정 수신자에 대한 자동 이메일 전송이 실패하면 시스템은 실패를 기록하고 나머지 수신자에 대한 전송을 계속해야 합니다. 단일 전달 실패로 인해 전체 워크플로가 중단되어서는 안 됩니다. 문제를 해결한 후 실패한 배달을 수동으로 다시 시도하세요.
오류 처리 기능이 포함된 PDF 공유 자동 전달을 통해 하나의 이메일이 반송되더라도 대부분의 수신자가 해당 섹션을 받을 수 있습니다.
수신자 영수증 확인
자동 전달 후 몇 명의 수신자를 대상으로 무작위로 확인하여 올바른 섹션을 받았고 열 수 있는지 확인합니다. 자동 배송이 효율적입니다. 인간의 검증을 통해 그것이 정확하다는 것도 확인되었습니다.
자동 전달을 위한 PDF 도구 확인 단계는 모든 수신자에게 영향을 미치기 전에 구성 오류를 포착합니다.
문서 관리 시스템과 분할 및 이메일 통합
기업 워크플로의 경우 분할 및 이메일 프로세스를 문서 관리 시스템과 통합하세요. 새 문서가 추가되면 DMS가 분할을 트리거합니다. 이메일 전달은 자동입니다. 전체 워크플로우는 사람의 개입 없이 실행됩니다.
분할 PDF DMS 통합은 수동 프로세스를 자동화된 파이프라인으로 변환합니다.
수신자별 사용자 정의 이메일 본문 텍스트 추가
매핑 문서에는 각 수신자에 대한 사용자 정의 이메일 본문 텍스트가 포함될 수 있습니다. 각 섹션에는 개인화된 메시지가 함께 제공됩니다. 자동화는 효율적이고 개인적입니다.
각 수신자를 위한 PDF 공유 개인화된 이메일 본문을 통해 자동화된 전달이 대량 생산이 아닌 개별적인 느낌을 줍니다.
감사 목적으로 전달 상태 로깅
각 전달 내용을 기록합니다(수신자, 전송된 파일, 타임스탬프, 전달 상태). 로그는 규정 준수 및 문제 해결을 위한 감사 추적을 제공합니다.
PDF 작업 흐름 전달 로그는 누구에게 언제 무엇을 보냈는지 기록합니다.
자동화된 이메일 파이프라인 보안
자동 이메일 전달은 보안이 필요합니다. 인증된 SMTP를 사용하세요. 연결을 암호화합니다. 이메일 구성에 대한 액세스를 제한합니다. 보안되지 않은 이메일 파이프라인을 하이재킹하여 스팸이나 피싱 이메일을 보낼 수 있습니다.
PDF 보안 자동 이메일 파이프라인 보안은 문서 보안만큼 중요합니다.
이메일 제한을 초과하는 대용량 첨부 파일 처리
일부 분할 섹션은 여전히 이메일 첨부 제한을 초과할 수 있습니다. 대용량 파일을 감지하고 다시 분할하거나 첨부 파일 대신 클라우드 링크를 통해 전달하도록 자동화를 구성합니다.
자동화된 이메일 전송 중 분할 PDF 크기 모니터링은 크기가 큰 첨부 파일에서 메시지가 반송되는 것을 방지합니다.
반복되는 분할 및 이메일 작업 예약
주간 또는 월간 배포의 경우 분할 및 이메일 작업이 자동으로 실행되도록 예약하십시오. 일정은 수동 시작 없이 워크플로를 트리거합니다. 사람의 개입 없이 문서가 제 시간에 처리되어 전달됩니다.
반복 배포를 위한 PDF 워크플로 예약은 수동 주기 작업을 백그라운드 자동화로 변환합니다.
샘플 데이터로 자동화된 파이프라인 테스트
자동화된 분할 및 이메일을 프로덕션에 배포하기 전에 샘플 문서를 사용하여 테스트하고 수신자 주소를 테스트하세요. 분할이 올바른지, 이메일이 전달되었는지, 첨부 파일이 손상되지 않았는지 확인하세요.
PDF Sharing 파이프라인 테스트는 실제 수신자에게 영향을 미치기 전에 구성 오류를 포착합니다.
반송된 이메일 알림 처리
자동 이메일이 반송되면 발신자에게 알림이 전송됩니다. 수신자 주소를 조사하고 수정할 수 있는 관리자에게 반송 알림을 라우팅하도록 이메일 시스템을 구성합니다.
자동화된 전달을 위한 PDF Sharing 반송 처리를 통해 전달되지 않은 섹션을 식별하고 다시 보낼 수 있습니다.
배송 확인 보고서 생성
자동화된 분할 및 이메일 실행이 완료된 후 누구에게 언제 전송되었는지 요약하는 배달 보고서를 생성합니다. 보고서는 준수 및 참고를 위한 배포 기록입니다.
PDF 워크플로 배달 확인 보고서는 자동 배포 루프를 닫습니다.