당신은 프레젠테이션을 준비하는 데 몇 시간을 보냈습니다. 슬라이드는 광택 처리되어 있습니다. 발표자 노트에는 각 슬라이드에 대한 요점, 데이터 참조 및 미리 알림이 포함되어 있습니다. PDF로 내보내면 슬라이드가 보기 좋게 보이지만 발표자 노트가 사라졌습니다. 그 모든 준비 과정은 PDF만 받은 사람에게는 보이지 않습니다. 수신자가 각 슬라이드의 맥락과 추론을 이해할 수 있도록 해당 메모가 포함되어야 합니다.
PowerPoint에서는 PDF 내보내기에 발표자 노트를 포함하여 각 슬라이드 아래 또는 옆에 배치할 수 있습니다. 노트와 함께 PPT를 PDF로 내보내면 프레젠테이션이 시각적 데크에서 독립형 유인물로 작동하는 포괄적인 문서로 변환됩니다.
연사 노트와 함께 PowerPoint를 PDF로 내보내기
PowerPoint에서 파일, 다른 이름으로 저장으로 이동하여 PDF를 선택합니다. 저장을 클릭하기 전에 옵션 버튼을 클릭하세요. 옵션 대화상자의 "게시할 내용" '메모 페이지'를 선택하세요. 드롭다운에서 이는 PDF 출력의 각 슬라이드에 대한 발표자 노트를 포함하도록 PowerPoint에 지시합니다. 각 슬라이드는 페이지 상단에 나타나고 그 아래에는 발표자 노트가 인쇄됩니다. 결과는 독자가 동일한 페이지에서 시각적 슬라이드와 설명 메모를 모두 볼 수 있는 유인물 스타일의 PDF입니다.
또한 옵션 대화상자의 "인쇄되지 않는 정보 포함" '문서 속성'을 확인하세요. 및 "접근성을 위한 문서 구조 태그." 첫 번째는 프레젠테이션 제목 및 작성자와 같은 메타데이터를 보존합니다. 두 번째는 화면 판독기가 탐색할 수 있는 태그가 있는 PDF 구조를 만듭니다. 둘 다 모든 내보내기에 활성화할 수 있는 좋은 기본값입니다.
Notes 페이지 레이아웃은 PowerPoint의 Notes 마스터에 의해 제어됩니다. 보기, Notes 마스터로 이동하여 노트 페이지 모양을 사용자 정의합니다. 슬라이드 축소판의 크기, 메모 텍스트의 위치 및 글꼴을 조정하고 페이지 번호, 날짜 또는 기밀 유지 공지와 같은 머리글 또는 바닥글 요소를 추가할 수 있습니다. Notes 마스터에 대한 변경 사항은 모든 슬라이드에 적용되므로 레이아웃을 한 번 구성하면 내보낸 PDF의 모든 페이지에 영향을 줍니다.
노트 페이지와 유인물 레이아웃 중에서 선택
PowerPoint에서는 메모가 포함된 내보내기를 위해 두 가지 레이아웃을 제공합니다. 노트 페이지에는 페이지당 하나의 슬라이드가 표시되며 아래에 해당 노트가 표시됩니다. 각 슬라이드가 전체 페이지를 차지하고 노트에 충분한 공간이 있으므로 자세한 검토를 위한 최상의 레이아웃입니다. 유인물 레이아웃에는 페이지당 여러 슬라이드(일반적으로 2, 3, 4, 6 또는 9)가 표시되며 손으로 쓴 메모를 위한 줄이 포함됩니다. 유인물 레이아웃에는 발표자 노트 텍스트가 포함되지 않습니다. 독자가 자신의 메모를 작성할 수 있는 빈 줄을 제공합니다.
준비된 요점과 맥락을 공유하는 것이 목표라면 노트 페이지를 사용하세요. 청중에게 작성할 공간과 간결한 참조 자료를 제공하는 것이 목표라면 유인물을 사용하세요. 두 레이아웃은 서로 다른 용도로 사용되며 선택은 수신자가 PDF를 사용하는 방식과 일치해야 합니다. 전체 컨텍스트가 필요한 동료와 공유되는 프레젠테이션의 경우 Notes Pages가 거의 항상 올바른 선택입니다.
전문 노트 페이지 서식 지정 팁
발표자 노트에는 발표자에게는 이해가 되지만 배포된 문서에서는 엉성해 보이는 비공식 언어, 약어, 미리 알림이 포함되어 있는 경우가 많습니다. 메모와 함께 내보내기 전에 각 슬라이드의 메모 텍스트를 검토하세요. "여기에 3분기 결과를 언급하세요"와 같이 공유해서는 안 되는 개인 알림을 삭제하세요. 또는 "예산에 대해 물어보세요." 약어를 전체 용어로 확장합니다. 메모가 주요 항목의 일부가 아닌 일관된 산문으로 읽혀지도록 하세요. 연사로서 당신에게 도움이 되는 메모가 배포에 반드시 적합한 것은 아닙니다.
내보낸 PDF에 있는 메모의 글꼴 크기는 Notes Master에 의해 제어됩니다. 기본 크기는 일반적으로 10~12포인트입니다. 메모가 긴 경우 편안하게 읽을 수 있도록 글꼴 크기를 11포인트 또는 12포인트로 늘리는 것이 좋습니다. 필요한 경우 Notes 마스터에서 슬라이드 축소판 크기를 조정하여 메모 텍스트에 더 많은 공간을 제공합니다. 페이지 높이의 50%에 있는 슬라이드 축소판은 나머지 50%를 메모용으로 남겨두는데, 이는 적당한 양의 메모 텍스트가 있는 슬라이드에 좋은 균형입니다.
메모와 함께 특정 슬라이드 내보내기
요약 슬라이드와 같이 특정 슬라이드만 노트와 공유해야 하는 경우 옵션 아래의 PDF로 저장 대화 상자에서 페이지 범위를 설정하세요. 포함할 슬라이드 번호를 입력하세요. 해당 슬라이드와 해당 메모만 PDF에 나타납니다. 이 선택적 내보내기를 통해 파일에 집중할 수 있으며 수신자와 관련 없는 슬라이드로 인해 수신자가 압도당하는 것을 방지할 수 있습니다.
WukongPDF는 내보낸 노트가 포함된 PDF를 처리하여 슬라이드 제목에 책갈피를 추가하여 여러 페이지로 구성된 문서를 탐색할 수 있도록 할 수도 있습니다. PDF를 업로드하고, 북마크 편집기를 사용하여 슬라이드 제목에서 북마크를 생성하고, 향상된 버전을 다운로드하세요. PDF 프리젠테이션 슬라이드, 발표자 노트, 북마크를 조합하면 시각적 참조와 상세한 서면 보고서 역할을 모두 수행하는 포괄적인 문서가 생성됩니다.
프레젠테이션을 메모가 포함된 PDF로 정기적으로 공유하는 경우 내보내기 설정을 사용자 정의 PDF 사전 설정으로 저장하세요. 다른 이름으로 저장 대화 상자에서 옵션을 구성한 후 나중에 사용할 수 있도록 현재 설정을 사전 설정으로 저장할 수 있습니다. 다음에 내보낼 때 드롭다운에서 사전 설정을 선택하세요. 이렇게 하면 모든 프레젠테이션에 대해 메모 내보내기 설정을 다시 구성할 필요가 없습니다. WukongPDF의 PDF 내보내기 도구는 PowerPoint 파일을 직접 처리하여 PowerPoint를 설치할 필요 없이 노트가 포함된 PDF로 변환할 수도 있습니다.
프레젠테이션에서 공동 작업하는 팀을 위한 특정 워크플로: 메모와 함께 내보내기 전에 팀 단위로 메모 텍스트에 대한 검토 단계를 실행하세요. 각 팀 구성원은 PowerPoint 파일을 열고 할당된 슬라이드의 메모를 검토한 다음 업데이트하여 최종 합의된 메시지를 반영합니다. 이러한 공동 검토를 통해 회의 후 배포되는 메모가 포함된 PDF에는 한 사람의 초안 요점이 아닌 정확하고 검증된 맥락이 포함되어 있는지 확인됩니다. 메모는 프레젠테이션의 공식 기록의 일부가 되므로 슬라이드 자체와 마찬가지로 편집자의 관심을 받을 가치가 있습니다.
나중에 참조할 수 있도록 보관된 프레젠테이션의 경우 메모가 포함된 PDF가 슬라이드 전용 버전보다 더 가치가 있습니다. "3분기 결과"라고 적힌 슬라이드 차트를 사용하는 것은 맥락상으로는 의미가 있지만 6개월 후에는 비밀스럽습니다. "8월 신제품 출시로 인해 3분기 매출이 예상을 12% 초과했습니다"라고 설명하는 메모가 포함된 동일한 슬라이드 무한정 이해할 수 있습니다. 노트는 프레젠테이션을 발표자에게 의존하는 시각적 도구에서 내레이션 없이 메시지를 전달하는 독립형 문서로 변환합니다. 전달된 회의 이외의 중요한 프레젠테이션의 경우 메모와 함께 내보내는 것이 전문 문서와 임시 슬라이드를 구별하는 표준입니다.