PDF 여러 리뷰어가 함께하는 리뷰에는 구조적인 문제가 있습니다. 각 사람이 사본에 주석을 달고 누군가는 여러 마크업 버전을 하나로 조정해야 합니다. 이를 훨씬 덜 고통스럽게 만드는 방법이 있으며 올바른 접근 방식은 리뷰어 수와 리뷰가 얼마나 빨리 이루어져야 하는지에 따라 달라집니다.
핵심 문제: 병렬 검토와 순차적 검토
동일한 PDF를 동시에 5명에게 보내면 수동으로 비교하고 조정해야 하는 별도로 주석이 달린 PDF 5개를 받게 됩니다. A 사람이 주석을 달고 B 사람에게 메모를 추가하는 식으로 순차적으로 보내면 결국 하나의 문서가 쌓이게 되지만 프로세스가 느려지고 이전 검토자가 나중에 검토한 내용을 볼 수 없습니다.
마감일이 촉박한 소규모 팀의 경우 속도가 느리더라도 순차적 검토가 실용적인 선택인 경우가 많습니다. 대규모 팀이나 병렬 검토가 중요한 상황에서는 공유 주석 플랫폼이 조정 문제를 해결합니다.
순차 검토: 도구 없는 접근 방식
순차적 검토에는 각 팀 구성원이 이미 가지고 있는 PDF 주석 도구 외에는 아무것도 필요하지 않습니다. PDF를 검토자 1과 공유하면 검토자 1은 Preview, Edge, Adobe Reader 또는 브라우저 기반 PDF Editor을 사용하여 표시하고 반환합니다. 주석이 달린 버전을 검토자 2에게 전달하면 검토자 2는 검토자 1의 의견을 보고 자신의 의견을 추가합니다. 검토 체인을 계속 진행하세요.
각 검토자는 문서 작성자가 누가 무엇을 말했는지 알 수 있도록 서로 다른 강조 색상을 사용하거나 설명에 이니셜을 사용해야 합니다. 대부분의 PDF 주석 도구를 사용하면 주석 이름을 설정할 수 있습니다. 최종 문서에서 주석이 올바르게 표시되도록 검토하기 전에 이를 구성하세요.
공유 클라우드 주석: 병렬 검토에 더 좋음
Adobe Acrobat의 클라우드 검토 기능을 사용하면 여러 사람이 동일한 공유 PDF에 동시에 주석을 달 수 있습니다. 파일 대신 링크를 공유하면 각 검토자는 다른 모든 사람의 의견을 실시간으로 볼 수 있으며 주석이 달린 버전은 항상 신뢰할 수 있는 단일 사본이 됩니다. 이렇게 하면 조정 단계가 완전히 제거됩니다.
전용 문서 검토 플랫폼(Filestage, ReviewStudio, Ziflow)은 검토자 할당, 승인 추적, 버전 비교, 의견 해결 등 추가 워크플로 기능과 유사한 공유 주석을 제공합니다. 이는 많은 문서에 대해 정기적인 검토 주기를 수행하는 팀에 적합합니다. 가끔 사용하기에는 과잉입니다.
검토용 Google 문서도구로 변환
정확한 레이아웃이 중요하지 않은 텍스트가 많은 문서의 경우 검토 단계에서 PDF를 Google Docs로 변환하는 것이 효과적입니다. Google Docs에는 기본 공동 검토 기능이 있습니다. 여러 사람이 서로의 제안과 댓글을 실시간으로 확인하고, 댓글을 해결하고, 변경 사항을 추적할 수 있습니다. 검토가 완료되면 PDF로 다시 내보냅니다.
제한 사항은 레이아웃 충실도입니다. 복잡한 PDF 형식은 변환 시 종종 중단됩니다. 계약서, 보고서 및 간단한 문서의 경우 이는 잘 작동합니다. 레이아웃이 검토 대상의 일부인 디자인이 많은 문서의 경우 변환이 너무 많이 손실됩니다.
주석이 달린 여러 PDFs의 주석 통합
병렬 검토가 이미 수행되었고 조정해야 하는 주석이 달린 여러 개의 PDF이 남아 있는 경우 Adobe Acrobat Pro는 여러 파일의 주석을 단일 문서로 가져올 수 있습니다. 마스터 PDF를 열고 주석 → 주석 가져오기로 이동하여 주석이 달린 각 버전을 선택합니다. Acrobat은 각 검토자의 주석이 표시된 단일 문서에 모든 주석을 추가합니다.
Acrobat Pro가 없으면 수동 조정이 유일한 옵션입니다. 주석이 달린 각 PDF을 마스터와 나란히 열고 주석을 하나씩 전송합니다. 댓글이 거의 없는 소규모 팀의 경우 이는 관리가 가능합니다. 더 큰 검토 주기의 경우 시간이 많이 걸리며, 이는 다음 라운드 전에 더 나은 검토 작업 흐름을 설정해야 하는 주요 주장입니다.